Der Staat bekommt den Zuschlag
Von Sabine Philipp
Wer Waren oder Dienstleistungen kommerziell vertreibt, muss darauf Umsatzsteuer erheben und sie an das Finanzamt weiterleiten (mit einigen Ausnahmen). Der Steuersatz wird auf den Netto-Rechnungsbetrag aufgeschlagen und hängt von der Warengruppe ab; allgemein liegt er bei 19 %, ermäßigt bei 7 %. (Was alles unter den ermäßigten Satz fällt, steht in Anlage 2 zu § 12 Abs. 2 Nr. 1 und 2 Umsatzsteuergesetz).
Damit Unternehmer für Vater Staat die Steuer erheben können, müssen sie zunächst eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vom Finanzamt holen. Auf der anderen Seite können sich Unternehmen die Umsatzsteuer, die sie selbst für ihre Betriebsausgaben draufgezahlt haben, wieder vom Finanzamt zurückholen (§ 15 UStG: Vorsteuerabzug).
Gründer rechnen monatlich
Der Unternehmer hat regelmäßig eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben und die eingenommene Steuer an das Finanzamt zu überweisen; Existenzgründer müssen die Erklärung während der ersten zwei Jahre bis zum 10. des Folgemonats abgeben (§ 18 Abs. 2 UStG). Bei einer Dauerfristverlängerung (die man formlos beantragen kann) verlängert sich die Frist um einen Monat. Ab dem dritten Jahr hängt der Turnus von der Einnahmenhöhe ab. Wer im Vorjahr nicht mehr als 7500 Euro Umsatzsteuer eingenommen hat, kann die Erklärung vierteljährlich abgeben, ansonsten muss er monatlich ran. Betrug die Steuerschuld für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1000 Euro, kann man sich von dem Prozedere befreien lassen (§ 18 UStG).
Elektronisch mit Zertifikat
Nach § 18 Abs. 1 UStG muss die Voranmeldungen elektronisch via Internet an das Finanzamt erfolgen. Dazu gibt es das kostenlose Programm Elster. Nur bei unbilligen Härten (z.B. wenn der Unternehmer keinen Internet-Anschluss hat), kann das Finanzamt auf eine elektronische Übermittlung verzichten.
Achtung: Seit 2013 müssen die Umsatzsteuer-Voranmeldung, der Antrag auf Dauerfristverlängerung, die Anmeldung der Sondervorauszahlung und die Zusammenfassende Meldung mit elektronischem Zertifikat übermittelt werden! Dabei gibt es drei mögliche Zertifizierungsmöglichkeiten.
Für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer steht am Jahresende die Umsatzsteuerjahreserklärung an. Dabei werden die Höhe der eingenommenen Umsatzsteuer und die Umsatzsteuer, die der Unternehmer für Betriebsausgaben aufgewendet hat, miteinander verrechnet.
Auslandsmärkte und Ausnahmen
Alle Steuerbefreiungen und Steuervergütungen sind im 2. Abschnitt des UStG aufgelistet. Bei Auslandsgeschäften gelten eigene Regelungen zur Umsatzsteuer, auch gibt es eigene Verfahren für die Umsatzsteuer auf elektronische Dienstleistungen beim Online-Handel innerhalb der EU.
Ein besonderes Privileg ist die Regelung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Firmen, deren Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer im vorigen Kalenderjahr nicht höher als 17.500 Euro war und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht höher als 50.000 Euro sein wird, können dem Kunden die Mehrwertsteuer für ihre Leistungen schenken. Allerdings kann man sich dann auch nicht die Umsatzsteuer für die eigenen Betriebsausgaben zurückholen.
Auf Rechnungen richtig ausweisen
Die Umsatzsteuer wird direkt mit der Rechnung erhoben und muss dort gesondert deklariert werden (bei Kleinunternehmern folgt stattdessen ein Verweis auf ihren besonderen Status). Wichtig ist, dass sämtliche Pflichtangaben auf der Rechnung vollständig und richtig sind. Fehlt z.B. die Steuernummer, kann der Rechnungsempfänger die Zahlung verweigern. Aus gutem Grund: Geschäftskunden können die Umsatzsteuer ihrerseits nämlich nur dann steuerlich geltend machen, wenn sie eine korrekte Rechnung vorlegen können.
In Bezug auf die Aufbewahrung gilt für Rechnungsaussteller und Empfänger § 14 UStG: Demnach müssen Unternehmer ein Doppel der ausgestellten Rechnungen sowie alle eingegangenen Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Das gilt längst nicht mehr nur für Belege auf Papier, sondern ebenso für elektronische Rechnungen.
Bei einem Umsatz von bis zu 500.000 Euro jährlich können Unternehmen die Ist-Versteuerung wählen. Das heißt: Sie müssen die Umsatzsteuer erst dann deklarieren und überweisen, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Ansonsten muss der Unternehmer in Vorkasse gehen.
Fazit: Für Verbraucher immer inklusive Umsatzsteuer!
Last, but not least gilt: Wer Endverbraucher im Visier hat, muss die Preisangabenverordnung (PAngV) im Auge behalten. § 1 PAngV besagt, dass Unternehmen dann nur die Preise angeben dürfen, „die einschließlich der Umsatzsteuer und sonstiger Preisbestandteile zu zahlen sind (Gesamtpreise)“.
