Mit Tinte, Toner und Dateien
Von Oliver Jendro, Dokulife Research & Consulting
Die Druckkosten sind zu hoch. Noch schlimmer: Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wissen das nicht einmal. Denn die wenigsten haben dafür ein eigenes Budget oder gar ein gezieltes Output Management, von dem zurzeit viel die Rede ist. Allerdings wissen die meisten nicht genau, wovon sie da eigentlich reden. Erschwerend kommt hinzu, dass die Industrie sich nicht auf eine einheitliche Definition geeinigt hat – oder den Begriff kreativ mit eigenen Marketing-Vorstellungen aufweicht. Output Management (OM) ist, auf den Punkt gebracht,
- das Erstellen, Verwalten, Einlesen und Ausgeben von papierbasierten Informationen.
Es umfasst also nicht nur Drucken oder Ausgeben (Output). Vielmehr wird durch den verstärkten Einsatz von Multifunktionsgeräten das Scannen, also das Einlesen (Input) immer wichtiger. Als Faustregel gilt: Liegt eine zu verarbeitende Information zu irgendeinem Zeitpunkt auf Papier vor, gehört Output Management dazu.
Papier zu Daten zu Papier …
Output Management ist ein Teilbereich des Informationsmanagements im Unternehmen, das dem Enterprise Content Management (ECM) untergeordnet ist. OM überschneidet sich da mit vielen Informationsmanagement-Bereichen, wie dem Formularmanagement, dem Dokumentenmanagement oder dem Netzwerkmanagement. Eine strikte Trennung der Fachabteilungen (z.B. bei der Einrichtung von Projektgruppen und Zuständigkeiten) ist daher nicht sinnvoll.
Output Management etabliert sich in Unternehmen in erster Linie über die Druckkostenoptimierung. OM steigert aber langfristig auch die Verfügbarkeit von Informationen und sorgt so für messbare Auswirkungen auf den Unternehmensgewinn durch mehr Effizienz. Zahlreiche Studien belegen, dass die mangelhafte Kontrolle von Druckinfrastrukturen Unternehmen Millionen kosten.
Infrastruktur optimieren
Während IT-Infrastrukturen wie Netzwerke, Clients und Server meist effizient und optimiert eingesetzt werden, fehlt der Druckinfrastruktur in deutschen Unternehmen ein gezieltes Management. Das hat historische Gründe: Über lange Zeit wurden Kopierer und Arbeitsplatzdrucker vom Zentraleinkauf beschafft. Da man dort meist wenig Spezialwissen über Druckgeräte hat, wird nur über den Preis und nicht nach den tatsächlichen Anforderungen eingekauft bzw. angemietet. Die Anforderungen werden dabei von einzelnen Abteilungen im Unternehmen angemeldet und nicht über eine einheitliche Bedarfsanalyse ermittelt – mit der Folge, dass eine uneinheitliche, teure und in der Verwaltung sehr aufwändige Druckerinfrastruktur entsteht.
Erschwerend kommt hinzu, dass der Einkauf von Verbrauchsmaterialen (Toner und Tinte) faktisch häufig über die Abteilungen organisiert ist, meist über die Hintertür „Geringwertiges Wirtschaftsgut“ (GWG) am Zentraleinkauf vorbei.
Den Support für die Druckinfrastruktur muss hingegen – besonders seit immer mehr netzwerkfähige Druckern und Multifunktionsgeräte (MFPs) im Einsatz sind – die IT-Abteilung leisten. Die verfügt zwar über das größte Know-how im Bereich Hardware und Netzwerke, wird aber meist nicht in die Beschaffung von Hardware (Drucker, Kopierer, MFPs) und Verbrauchsmaterial involviert.
Effizienz steigern
Unternehmen, die Output Management etablieren wollen, müssen zu allererst eine zentrale Stelle für die gesamte Druckerinfrastruktur schaffen. Diese Stelle hat dann die Oberhoheit über die Bedarfsanalyse, die Beschaffung sowie die Etablierung und Wartung der Druckinfrastruktur. Am besten übernimmt die IT-Abteilung, die im Bereich IT-Management am meisten Erfahrung hat, auch das Output Management. Die Beschaffung sollte dagegen in Absprache mit der IT-Abteilung weiterhin über den Einkauf erfolgen, weil dort die Verhandlungskompetenz am größten ist.
Output Management ist für jedes Unternehmen interessant – denn es ist ein Kostenkiller. Mit einer einheitlichen und bedarfsgerechten Beschaffung von Hard- und Software sparen Großkonzerne Millionen Euro pro Jahr. Generell sind durch eine optimierte Druckinfrastruktur Kostensenkungen der Ausgaben im Output-Bereich um zehn bis 30 % möglich. OM setzt dabei auf drei Faktoren:
- Verminderung des Druckvolumens: Es wird weniger gedruckt.
- Senkung des Seitenpreises: Was gedruckt wird, wird günstiger gedruckt.
- Steigerung der Unternehmenseffizienz: Die vorhanden Informationen werden effektiver genutzt.
Fazit: Unabhängig planen, gebündelt realisieren
Die Hersteller von Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten treiben Output Management kräftig voran. Weil die Gerätehersteller mit ihrer Hardware im Preiskampf immer weniger Gewinn machen, bieten sie so genannte „Output Solutions“ – also Komplettlösungen für Druck und Digitalisieren an. Dazu kommt, dass sowohl Hersteller als auch Systemhäuser Beratung zur Druckkostenoptimierung anbieten. Diese Kombination hat allerdings einen schweren Nachteil: Weil das eigentliche Geld mit dem Abschluss von Serviceverträgen oder dem Verkauf von Hardware verdient wird, bekommt der Kunde nicht immer wirklich auf den Kundennutzen optimierte Konzepte vorgelegt.
Eine unabhängige Beratung ist also in der Praxis das einzig Richtige. Kosten müssen dadurch nicht entstehen, denn Unternehmensberater für Output Management bieten häufig ein erfolgsbasiertes Kostenmodell an: Das Honorar ist direkt an die Einsparungen durch die Beratung gekoppelt. Wird durch die Beratung nichts gespart, entfällt auch das Honorar.
Die eigentliche Installation und Etablierung der Druckerinfrastruktur sollte hingegen immer von einem erfahrenen Systemhaus realisiert werden.
