Auf eine interessante Schwachstelle in vielen Betrieben weist das Magazin Computerwoche in der aktuellen Ausgabe hin: Obwohl E-Mails mit steuerrechtlich relevanten Inhalten wie entsprechender Schriftverkehr auf Papier der Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren unterliegt (bei unmittelbar mit Buchungsvorgängen und Abschlüssen in Verbindung stehenden Daten sind es zehn Jahre), wird bei der Archivierung von E-Mails geschlampt. Nur ein Drittel aller Firmen habe für die Aufbewahrung von Firmen-E-Mails klare Regeln, so die Computerwoche-Autoren.
Basis für eine gesetzeskonforme Aufbewahrung sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), die seit dem 1.1.2002 gelten. Sie besagen, dass der Steuerpflichtige zur Aufzeichnung und zur Aufbewahrung »steuerlich relevanter Daten« verpflichtet ist. Während die Aufbewahrungspflicht von Firmenkorrespondenz in Papierform eingespielte Kaufmannspraxis ist, mangelt es am Bewusstsein, dass steuerlich relevante Daten zunehmend auch in E-Mails enthalten sind. Wird in einem Unternehmen der E-Mail-Verkehr nicht archiviert und kommt es zur Zwangsschätzung, kann zusätzlicher Schaden entstehen. Aber auch, wer E-Mails zwar aufbewahrt, aber in schwer zugänglicher Form, kann Geld verlieren, denn die GDPdU besagen, dass der Steuerpflichtige den Lesezugriff des Prüfers sicherstellen muss und die Prüfkosten trägt. Das kann eine nachträgliche, teure Aufbereitung für die Einsicht rechtfertigen. Auch nicht zu vergessen ist, dass solche Risiken in das Rating nach Basel II eingehen können. (ml) 
Weitere Informationen zum Thema:
- BITKOM-Leitfaden: E-Mail-Archivierung (PDF)
- Zöller&Partner und Dr. Ivo Geis: FAQzurGDPdU (PDF)
