Geschäftsdokumente müssen mindestens sechs Jahre, steuerrechtlich relevante Dokumente sogar zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Wir haben darüber bereits berichtet. Solche Zeiträume sind im IT-Bereich eine lange Zeit. Im Laufe der letzten Jahrzehnte sind viele Datenformate mit den Anbietern der zugrunde liegenden Software „gestorben“. Gerade für KMU ist aber der Aufwand, veraltete und im Prinzip ausgemusterte Software samt passenden alten Betriebssystemversionen und Hardware für den Fall einer Steuerprüfung vorrätig zu halten, finanziell kaum zu schultern.
Eine Lösung können auf Dauer nur herstellerunabhängige Datenformate bieten. ODF (⇒Wikipedia) ist ein solches – dazu noch quelloffenes – Standard-Format für die Speicherung von Bürodokumenten. Es wurde von der Standardisierungsorganisation OASIS entwickelt und soll gewährleisten, dass langfristig mit Anwendungen verschiedener Hersteller auf die gespeicherten Daten zugegriffen werden kann. Im März wurde von starken ODF-Befürwortern eine Allianz gegründet, die zum Ziel hat, "Verwaltungsbehörden in den USA und weltweit zum Einsatz von ODF-kompatiblen Programmen zu bewegen", so damals IBM Vice President Bob Sutor. Unter den Mitgliedern finden sich Größen wie IBM, Oracle, Sun oder Novell. Mittlerweile ist ODF auch ISO-zertifiziert (⇒Wikipedia).
Wie wichtig gerade Regierungen dieses Problem nehmen, zeigt der Beschluss des US-Bundesstaats Massachusetts, ab 2007 alle Behörden-Dokumente im ODF zu speichern. Auch in Europa haben sich Regierungen für ODF ausgesprochen. Der öffentliche Druck ist mittlerweile so groß, dass sogar Microsoft einlenkte und seit gestern ein Tool anbietet, mit dem Anwender des Büropaketes MS Office ODF-Dateien lesen und schreiben können. Die jetzige Entwicklung sei das Ergebnis des Feedbacks von Regierungen, erklärte Microsoft. Vermutlich hätte Microsoft ohne dieses Zugeständnis früher oder später einige große Regierungskunden verloren.
Für KMU stehen auch eine Reihe direkt mit ODF arbeitende Office-Softwarepakete aus dem Open-Source-Bereich zur Verfügung, darunter die kostenlose Office-Suite OpenOffice. (ml) 
