Für digitale Dokumente besteht die gleiche Aufbewahrungspflicht wie für papierene Dokumente. Das trifft auf Worddateien ebenso zu, wie auf E-Mails und viele andere elektronische Daten. Aber wie am besten aufbewahren? Wie muss im Fall einer Betriebsprüfung der Prüfer Zugriff darauf nehmen können? Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (BITKOM) hat nun einen Leitfaden dazu herausgeben. Die Broschüre erläutert die rechtlichen Anforderungen der digitalen Betriebsprüfung und stellt Technologien zur Datenspeicherung vor.
Die digitale Betriebsprüfung ermöglicht der Finanzverwaltung, die steuerrelevanten Daten in elektronischen Buchführungssystemen der Unternehmen per Computer abzufragen und auszuwerten. Auf diese Weise kann das Finanzamt feststellen, ob Steuern richtig berechnet und bezahlt wurden. Laut Abgabenordnung müssen Buchführungsdaten und sonstigen steuerrelevanten Unterlagen bis zu zehn Jahre elektronisch aufbewahrt werden. Eine genaue Definition für „steuerrelevante Daten“ gibt es aber nicht. Deshalb landen zahlreiche Streitfälle vor den Finanzgerichten.
Innerhalb des Zeitraums von zehn Jahren müssen auch digitale Auswertungen für diejenigen steuerrelevanten Daten und Unterlagen möglich bleiben, die per EDV erstellt wurden. Bei Verstößen drohen Steuerschätzung oder Zwangsgeld.
Der Leitfaden erläutert den rechtlichen Rahmen der elektronischen Betriebsprüfung. Dazu gehören die Zugriffsrechte der Finanzverwaltung und die Aufbewahrungspflichten für Unternehmen. Zusätzlich gibt es praktische Tipps, wie man die erforderlichen Daten sichern und archivieren kann. Die Broschüre steht im Internet zum kostenfreien Download bereit. (BITKOM/ml)
