Um geschäftsrelevante E-Mails in elektronischer Form revisionssicher zu archivieren, können Unternehmen nun eine E-Mail-Erweiterung der dmc digital media center GmbH nutzen, die für eine direkte Ablage in dem Open-Source-ECM Alfresco sorgen soll.
Durch die Erweiterung sollen sich die E-Mails direkt aus Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird heraus ablegen lassen. In Alfresco werden die E-Mails laut Anbieter indiziert, so dass sie später wieder aufgefunden werden können. Zusammen mit der Compliance-Erweiterung von Alfresco könnte so eine revisionssichere E-Mail-Archivierung entsprechend der gesetzlichen Rahmenbedienungen aufgebaut werden. Die Ablage soll per Drag & Drop, durch Verschieben der E-Mails oder durch eine gezielte Speicherung möglich sein.
Als Attribute für die Suche in den abgelegten E-Mails nennt dmc Daten wie Absender, Empfänger, Betreff oder Sendedatum. In Alfresco würden die Informationen wie Empfänger, Sender, Betreff und Anhänge neben dem eigentlichen Inhalt der E-Mail angezeigt. Auf Wunsch könnten die E-Mails direkt aus der Ablage heraus mit dem Mail-Programm Outlook geöffnet werden. Zudem sollen sich die Anhänge direkt öffnen sowie die Inhalte der E-Mails als RTF-Dateien speichern lassen (Quelle: dmc digital media center GmbH/OSC).
