Entsprechend der EU-Dienstleistungsrichtlinie sollen europaweit bis Ende 2009 sämtliche Verwaltungsdienstleistungen online verfügbar sein. Neben einer Erweiterung des elektronischen Informationsangebots soll vor allem die Kommunikation zwischen Behörden, Unternehmen und Privatpersonen verbessert werden. Aber trotz breiter Zustimmung zu der Richtlinie, stehen viele Kommunen bei der Umsetzung noch am Anfang.
Der „Branchenkompass Public Services 2007“ von Steria Mummert Consulting in Zusammenarbeit mit dem F.A.Z.-Institut ging nun aktuell der Frage nach, warum die Umsetzung so schleppend voranschreitet. Für die Studie wurden im Sommer 100 Top-Entscheider deutscher Groß- und Mittelstädte zu entsprechenden Maßnahmen und Strategien ihrer Kommunalverwaltungen befragt. Die Marktforschungsgesellschaft forsa führte die Erhebung in Telefoninterviews durch.
Das Ergebnis: Nicht einmal 3 % der Verwaltungseinrichtungen haben die erforderlichen Projekte abgeschlossen. Gut jede fünfte Großstadt hat bisher keinerlei Schritte in Richtung Umsetzung unternommen. Bei den mittelgroßen Städten zeigt sich bisher mehr als jeder dritte Behördenchef tatenlos.
Die Richtlinie fordert von den Kommunen unter anderem, die Verwaltungsdienstleistungen für Unternehmen zu vereinfachen. Diese sollen per E-Mail oder per Webseiten auf diese Dienstleistungen zugreifen können. Aktuell herrscht hier aber noch eine große Zuständigkeitsvielfalt unterschiedlicher Verwaltungsstellen. Behördengänge bedeuten deshalb für Gewerbetreibende häufig einen hohen Zeit- und Arbeitsaufwand. 52 % der befragten Kommunen wollen bis Ende 2009 einheitliche Abläufe zwischen der eigenen Verwaltung und den Gewerbetreibenden einführen.
Internetportale und Online-Dienste per E-Mail stehen im Fokus der E-Government-Maßnahmen. Reine Informationsangebote sind auf kommunaler Ebene bereits heute Standard. Die Richtlinie sieht darüber hinaus aber vor, Anfragen aus dem Ausland bearbeiten zu können. Sieben von zehn befragten Kommunen wollen deshalb ein mehrsprachiges Portal anbieten. Neben Online-Portalen wollen fast neun von zehn Kommunen ihrer Kundschaft ermöglichen, sämtliche Verwaltungsangelegenheiten per E-Mail abzuwickeln. Eine knappe Mehrheit der Kommunen plant zudem, neu angesiedelten Unternehmen bei Verwaltungsangelegenheiten Fall-Manager zur Seite zu stellen. Sie sollen Behördengänge erleichtern oder ganz abnehmen.
Der Grund für die zögerliche Umsetzung ist in vielen Behörden der große Abstimmungsbedarf: Einheitliche Standards für Bund, Länder und Gemeinden sind noch rar; die Zuständigkeiten zwischen den Verwaltungsebenen sind gegenwärtig noch stark miteinander verwoben. Allerdings haben rund 38% der Städte und Gemeinden zumindest mit konkreten Planungen begonnen. Knapp 30% der befragten Verwaltungen setzten immerhin teilweise Maßnahmen um.
Die größte Herausforderung besteht in der Anpassung der internen Abläufe. 43 % der Befragten nennen als großes Hindernis das Fehlen entsprechender technischer Lösungen. Ähnlich problematisch ist die Definition eine einheitlichen Ansprechpartners. Die meisten Städte planen hierfür eine separate Stelle einzurichten. 42 % der befragten Kommunen wollen ein Backoffice einrichten, um Anfragen per E-Mail oder Telefon abzuwickeln.
Für die technische Umsetzung planen die Städte und Gemeinden umfangreiche Investitionen in die IT-Ausstattung. 87 % der Kommunen wollen mit Workflow-Management- sowie Content-Management-Systemen ihre Verwaltungsabläufe beschleunigen und über das Internet zur Verfügung stellen. Damit Unternehmen auch Zahlungsvorgänge online abwickeln können, setzen rund sieben von zehn Befragten künftig Payment-Systeme ein. Großstädte sind hier Vorreiter bei der Umsetzung.
44 % der befragten Städte und Gemeinden haben die Verantwortung ihrer IT-Verwaltung oder einem externen IT-Dienstleister übertragen. Nur in 29 % der befragten Kommunen befasst sich das Hauptamt federführend mit den Aufgaben. Ein Fünftel der Kommunalverwaltungen machen das Projekt EU-Dienstleistungsrichtlinie zur Chefsache. Hier liegt die Verantwortung beim Bürgermeister der Gemeinde. 15 % der befragten Kommunen haben bereits eine separate Organisationseinheit installiert, die sich allein mit dem Aufgabenfeld rund um die Elektronisierung des Dienstleistungsangebots befasst.
Die Studie ist kostenpflichtig bei Steria Mummert Consulting erhältlich. (ots/ml)
