Das in Herzogenaurach ansässige Unternehmen COI hat vor wenigen Tagen die Implementierung des Langzeitarchivierungsstandards PDF/A in seine Dokumentenmanagementsystem (DMS) BusinessFlow verkündet. Die modulare DMS-Software soll dokumentbezogene Prozesse wie die Verwaltung von Kunden- und Lieferantenakten unterstützen und mit Funktionalitäten wie Archivierung, Workflow und Informationshandling eine umfangreiche Basis für das Informationsmanagement schaffen.
Unternehmen sind aufgrund rechtlicher Vorschriften dazu verpflichtet geschäftsrelevante Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Konstruktionspläne langfristig aufzubewahren. Die Aufbewahrungsdauer beträgt je nach gesetzlicher Vorgabe zwischen 6 und 99 Jahre. Außerdem müssen die Dokumente in unveränderter Form originalgetreu aufbewahrt werden. Mit dem nun in COI BusinessFlow implementierten PDF/A-Format soll eine einfache Reproduzierbarkeit von Dokumenten in inhaltlich identischer Darstellung gegeben sein, die unabhängig von Software, Versionen oder Hardware ist.
Das PDF/A-Format ist in zwei unterschiedlichen Konformitätsstufen verfügbar: Die einfachere Variante PDF/A-1b garantiert nur die visuelle Reproduzierbarkeit der Inhalte, während die umfangreichere Variante PDF/A-1a Metainformationen integriert und Textrecherchen zulässt. (Quelle: COI GmbH/GST)
