Iqdoq hat die neueste Version 5.1 seines Dokumentenmanagement-Systems Hyper Doc vorgestellt, die sich durch zusätzlichen Bedienkomfort und weiterentwickelte Workflow-Funktionalität auszeichnen soll. Anwender können nun den Ablauf von Prozessen einsehen und Ad-hoc-Workflows erstellen. Erweiterte Vorschaufunktionen auf abgelegte Dokumente sowie eine separate Ansicht für Anhänge sollen einen raschen und gezielten Zugriff erlauben. Weitere Neuerungen: Erzeugen mehrerer Dokumentformate bei der Archivierung, ausgefeilte Duplikatsprüfung, erweiterte Automatisierung und Eskalationsmanagement.
Durch eine Single-Sign-On-Funktion werden Hyper-Doc-Clients sofort gestartet, nachdem sich der Anwender in Windows angemeldet hat. Eine separate Anmeldung ist nicht mehr erforderlich.
Der überarbeitete grafische Workflow-Designer soll für mehr Transparenz sorgen: Der Anwender kann aus der Vorgangsbearbeitung heraus das zugehörige Workflow-Diagramm aufrufen. Eine rote Umrandung zeigt, in welchem Workflow-Schritt er sich gerade befindet, was die nächsten Prozessschritte sind und welche Weiterleitungsmöglichkeiten und Beziehungen zwischen Arbeitsschritten bestehen. Zusätzlich ist die direkte Wizard-gestützte Erstellung serieller und paralleler Ad-hoc-Workflows möglich.
Ab sofort können auch Script-basierte Aufgaben in den Ablauf eingebaut werden. So können bestimmte Schritte wie die Versendung von Nachrichten, die Veränderung von Eigenschaften eines Vorgangs oder die Verschiebung in die Ablage komplett automatisch erledigt werden. Zusätzlich können Fristen für die maximale Bearbeitungsdauer von Vorgängen festgelegt werden. Wird eine Frist überschritten, sorgt eine flexibel gestaltbare Eskalation für Reaktionsmöglichkeiten.
Mit der Rendition-Funktion können Anwender zusätzliche Dokumentformate bei der Archivierung erzeugen und sowohl Originaldokument als auch das konvertierte Dokument unter derselben Dokument-Id archivieren. So können beispielsweise originäre Office-Dokumente erhalten, aber für Benutzer einheitlich als PDF/A zur Verfügung gestellt werden.
Die erweiterte Single-Instance-Storage-Archivierung bietet eine Duplikatsprüfung des Dokumentinhalts. Bisherige wurde die übliche Duplikatserkennung anhand identischer Indexdaten und Hash-Werte geboten. Die zusätzliche Überprüfung des Dokumentinhalts sorgt für ein maximales Maß an Erkennungssicherheit.
Bei der Dokumentenvorschau können Anwender unter verschiedenen Auswahlmöglichkeiten wählen. In jeder Trefferliste kann man sich durch die sogenannte Doq-Flow-Funktion – ähnlich Apple Cover Flow – einen raschen Überblick über enthaltene Dokumente verschaffen. (Quelle: Iqdoq GmbH/GST)
