Die schnelle Bearbeitung von Dokumenten wie Lieferscheinen, Rechnungen und Angeboten verschafft Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil. Die Digitalisierung der Dokumentenprozesse soll selbige deutlich beschleunigen. Die neue Software Global Scan NX von Ricoh soll das digitale Erfassen, Verteilen und Ablegen von Dokumenten mittels vielseitiger Scan-to-Funktionen vereinfachen und effizienter gestalten.
Die Java-basierte Software soll in Kombination mit den Multifunktionssystemen (MFP) von Ricoh als zentrale Schnittstelle für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement Arbeitsprozesse optimieren. Mit Hilfe von Global Scan NX kann der Anwender schon beim Scan-Vorgang am MFP festlegen, an welchen Bestimmungsort er ein Dokument speichern oder senden will. Gescannte Unterlagen können per E-Mail versendet, in einem Dateiordner gespeichert oder an einen Fax- oder Dokumentenmanagement-Server verschickt werden.
„Durch die vereinfachte Digitalisierung von Dokumenten erhöht sich die Qualität des Dokumentenmanagements“, so Pascal Seifert, Team Manager Product Management, Ricoh Deutschland. „Die Integration von Papierdokumenten in den digitalen Workflow ist effizienter als zuvor und alle Mitarbeiter haben einen schnelleren und einfacheren Zugang zu sämtlichen für sie relevanten Daten. Dieser optimierte Informationstransfer sorgt für Zeitersparnis und Prozesskostenreduzierung.“
Die Vorteile digitaler Dokumente zeigen sich beispielsweise bei der Nutzung von Kundenunterlagen in Niederlassungen eines Unternehmens. Sind Dokumente einmal eingescannt und automatisch in ausgewählten Netzwerkordnern abgelegt, haben alle autorisierten Mitarbeiter verschiedener Geschäftsstellen Zugang zu den elektronischen Dokumenten. Resultat: Reduzierte Versandkosten, erhöhte Dokumentensicherheit und schnelle Reaktion auf Kundenanfragen.
Global Scan NX soll sich flexibel an Netzwerkumgebungen und Anforderungen anpassen lassen. Die Software kann über die Java-Schnittstelle vieler Ricoh-Multifunktionssysteme installiert werden. Administratoren können über eine Drag&Drop-Oberfläche Prozesse individuell für einzelne Benutzer, eine Gruppe oder eine Abteilung festlegen. Name sowie Logo eines Unternehmens können mühelos angepasst, Größe und Position der Schaltflächen eingerichtet werden. Dank selbsterklärender Symbole soll die Bedienung der Benutzeroberfläche kinderleicht sein.
Global Scan NX ist in den Versionen Serverless und Serverbased erhältlich. Die Serverless Edition ermöglicht kleineren Arbeitsgruppen die Steuerung angeschlossener MFPs, ohne dass ein Server-PC vorhanden sein muss. Dienste und Vorgänge für die Dokumentenverteilung werden auf den Systemen durchgeführt und Dokumentenprozesse deutlich gestrafft. Die serverbasierte Edition unterstützt die Konfiguration und Verwaltung von bis zu 32 beziehungsweise 750 Multifunktionsgeräten und soll stark erweiterte Funktionen für Dokumentenerfassung und -verteilung bieten. (Quelle: Ricoh/GST)
