BvL Bürosysteme bietet mit dem Komplettsystem BvLArchivio nach eigener Aussage eine besonders einfache und preisgünstige Option für die digitale Archivierung an, die auch kleinen und mittelständischen Betrieben eine Umstellung ohne großen Schulungs-, Zeit- und Kostenaufwand ermöglichen soll.
BvLArchivio ist ein erstes Fertigboxsystem für die revisionssichere digitale Archivierung und soll ohne zeitaufwändige Softwareinstallationen und EDV-Schulungen auskommen. Die 30 × 40 × 30 cm große Box muss nur an Netzwerk und Stromnetz angeschlossen werden und soll dann sofort einsatzbereit sein. Für den Zugriff ist ein Webbrowser erforderlich.
Das Besondere an BvLArchivio ist, dass das Betriebssystem bereits auf einer integrierten Festplatte vorhanden ist. Zusätzlich dazu bietet das System eine Datenplatte und zwei Sicherungsplatten. Die strikte Trennung von Betriebssystem und Daten soll ein Höchstmaß an Datenschutz gewährleisten, da der sonst übliche unkontrollierte Datenzugang bei EDV-Administrationen entfällt.
Pro Box können bis zu fünf Archive angelegt werden, die den Inhalt von etwa 20.000 Ordern fassen sollen. Die Archivierung der Dateien erfolgt direkt vom PC in jeglichem Format. Papierdokumente werden durch einen simplen Scan abgelegt. Eine Volltextverschlagwortung in Kombination mit einer Barcode-Kennung zur Archivzuweisung (Stempel oder Aufkleber) soll jegliche Nachbearbeitung überflüssig machen.
Gespeichert wird manipulationssicher im Langzeitarchivformat PDF/A. Mitarbeiter können das Archiv zu Recherchezwecken über die Google-ähnliche BvLArchivio-Suchmaschine nutzen. Die Archivierungsbefugnis lässt sich über die Vergabe von Schlüsseln regeln. Schnittstellen sollen zudem das automatisierte Archivieren beispielsweise aus Buchhaltungsprogrammen ermöglichen. BvLArchivio ist nach dem Standard IDW PS 880 zertifiziert und soll damit allen steuer- und wirtschaftsrechtlichen Auflagen entsprechen.
Das BvLArchivio soll zu einem Mietpreis ab 99 Euro monatlich zu haben sein. Dieser Preis soll einen vollumfänglichen Rund-um-die-Uhr-Service des Herstellers einschließen. (Quelle: BvL Bürosysteme Vertriebs GmbH/GST)
