Gerade in Zeiten der Finanz- und Wirtschaftskrise müssen Mittelständler ihr eigenes Unternehmen kritisch nach Optimierungspotenzialen durchforsten. Die betriebliche Informationstechnik (IT) ist dabei zwar nur ein Bereich von vielen im Unternehmen, dafür aber ein sehr wichtiger, denn gerade in mittelständischen Betrieben kann die IT noch erheblich verbessert werden. IT-Anbieter wollen hingegen viel zu oft eine technische Maximallösung und nicht das für den Betrieb Sinnvolle verkaufen – ein böser Fehler!Wird dann das Angebot auch noch mit IT-Fachbegriffen und Anglizismen durchseucht, winken die Unternehmer oder ihre Entscheider nur noch erschreckt und verärgert ab, obgleich die Erneuerung den Unternehmen erhebliche Optimierungschancen böte. Welche Umstände können KMU dazu bewegen, den Handlungsbedarf zu erkennen? Die Antworten dürften besonders IT-Berater und -Anbieter interessieren. Zu finden sind sie in der jüngsten Studie des Deutschen Instituts für kleine und mittlere Unternehmen (DIKMU).
Die erste Überraschung der Studie: Die Hälfte der befragten Unternehmen glauben, es bestünde überhaupt kein Handlungsbedarf für Ihre EDV. Aber allzu oft sind für eine solche Haltung die Angst vor den Kosten und fachliche Unbedarftheit der eigentliche Grund, nicht aber die sachliche Notwendigkeit. Im Falle dieser Studie belegen das indirekt jene Unternehmen, die ihren Verbesserungsbedarf kennen und zugeben.
Die meisten befragten Unternehmen sehen einen Handlungsbedarf im Kostenbereich, vor allem bei der Anschaffung (Frage nach Miete oder Kaufs von IT) und bei den laufenden Kosten, d. h. beim Energieverbrauch sowie der Erneuerung, Pflege und Wartung.
Die Probleme kleiner und großer mittelständischer Unternehmen unterscheiden sich zum Teil erheblich.
In einigen Bereichen sind die Probleme aber je nach Unternehmensgröße anders gelagert (siehe Tabelle). Es sind vor allem die großen Mittelständler, die einen Handlungsbedarf bei der Datensicherheit sehen, z. B. bei der Steuerung des Zugriffs auf die IT durch Mitarbeiter und durch Externe (Identity Management). Gleiches gilt für die Erfassung und das Vorhalten von sensiblen Daten, z.B. über Mitarbeiter.
Sie quälen aber auch Probleme der Anpassung der IT an das Unternehmenswachstum und die Kompatibilität mit fremden IT-Systemen von Kooperationspartnern, Lieferanten und Kunden. Auslöser sind schnelles Wachstum, Kooperationen, Internationalisierung und Druck von Außen (Sicherheit).
Kleinere Unternehmen dagegen sehen ihren Verbesserungs- und Handlungsbedarf vermehrt beim Datenhandling, insbesondere der – entweder zu vielen oder zu wenigen, aber selten richtigen – Informationen aus dem Internet sowie beim Umgang mit Datenfriedhöfen. Eng damit verbunden ist auch deren Forderung nach besserer Nutzerfreundlichkeit ihrer IT-Systeme. Eine zentrale Rolle spielen für sie auch die Kosten der IT. Druck zur Veränderung üben sowohl Wettbewerber als auch Mitarbeiter aus. Erstere vor allem über den Markt, Letztere durch ihre Klagen über schlechte Bedienbarkeit der IT und ihrer Softwareoberfläche.
Insgesamt eine eher untergeordnete Rolle spielen im Mittelstand Energieverbrauch und Umweltverträglichkeit der IT sowie Schnittstellen zu Behörden (E-Government). Es mag sein, dass diese Verbesserungspotenziale durch die Wirtschaftskrise vorübergehend in Vergessenheit geraten sind, der wirkliche Grund kann aber auch eine mangelhafte Problemsensibilität sein.
Ähnlich wie auf der Problemseite Unterschiede zwischen kleinen und größeren mittelständischen Unternehmen zu erkennen sind, müssen sich auch die Lösungen der IT-Anbieter für kleinen und größeren mittelständische Kunden unterscheiden.
Für die größeren Mittelständler sollten IT-Sicherheit und Identity-Management sowie Serviceorientierte Applikationen (SOA) Priorität besitzen. Weiterhin kommt Transparenzmanagement als Aufgabe auf die Unternehmen zu, auf der Seite der IT-Anbieter die Schaffung von internationalen Standards für ihre Technologien.
Für die kleinen Unternehmen sind eine nutzerfreundlichere, kostengünstige und leicht zu aktualisierende Software sowie Hilfen bei Internet und Datenhandling angemessene Lösungen. Gegebenenfalls sind auch energiesparende Technologien immer öfter ein Thema. Die IT-Anbieter müssen bei Angeboten an diese kleineren Mittelständler mehr als bisher deren Sprache sprechen lernen. Sie dürfen die Kunden nicht mit IT-Fachbegriffen und Abkürzungen erschlagen, sondern müssen kostengünstige und einfache Lösungen verständlich vermitteln und statt das technisch Maximale nur das betrieblich Notwendige in den Vordergrund stellen – also „doing the right things“ statt „doing things rightly“.
Im April 2009 wurden für die Studie 500 deutsche KMU befragt (jeweils 100 Unternehmen einer Unternehmensgröße). Ihre Belegschaft umfasste im Mittel 243 Mitarbeiter. Die Branchenverteilung: Industrie (50%), Handel (19%), Handwerk (14%), Dienstleistung (13%), Freiberufler (4%). Die komplette Studie wird demnächst veröffentlicht. Weitere Informationen sind beim Deutschen Institut für kleine und mittlere Unternehmen erhältlich.
(DIKMU/ml)
