Laut einer im Oktober 2009 im Auftrag von Adobe durchgeführten Umfrage unter 75 Unternehmensvertretern unterschiedlicher Branchen können Unternehmen bei der Prozessabwicklung in vielen Bereichen Zeit sparen, wenn sie auf PDF-Formulare setzen. 41 Prozent der Befragten gaben an, dass sie Routineaufgaben mittels PDF-Formularen um bis zu 60 Prozent schneller abwickeln können.
Viele Unternehmen setzten früher auf Papier- sowie Excel- oder Word-Formulare oder bildeten die Prozesse unstrukturiert via E-Mail oder Telefon ab. 16 Prozent der Befragten sparen nach der Umstellung auf PDF-Formulare sogar mehr als 60 Prozent der vorher benötigten Zeit. Die Einsatzbereiche der PDF-Formulare reichen dabei durch alle Unternehmensbereiche, von der Personalverwaltung, Controlling und Buchhaltung über Vertrieb sowie den Einkauf, die Kundenkommunikation, das Marketing bis hin zum internen Berichtswesen.
Adobe bietet daher in seinem Formular-Portal ab sofort Formulare für geschäftliche und private Zwecke zum Download an. Durch eine Kooperation mit dem Formularanbieter Formblitz können neue Nutzer bis zu drei der normalerweise kostenpflichtigen Formulare kostenlos herunterladen.
Der in der Umfrage meistgenannte Grund für den Umstieg auf PDF-Formulare ist die fehlende Standardisierung bis dahin eingesetzter Formulare. Zusätzlich führen Fehler beim Ausfüllen oder die schlechte Lesbarkeit handschriftlich verfasster Antworten zu Folgefehlern. Die händische Nacherfassung von Daten aus Papierformularen ist zeitaufwendig und mit Fehlern behaftet. Vielen der befragten Unternehmen sind zudem die geringe Rücklaufquote und die durch Porto entstehenden Kosten ein Dorn im Auge.
Mit Adobe Acrobat oder Adobes Live-Cycle-Serverlösungen erstellte PDF-Formulare können hingegen automatisiert mit vorhandenen Daten vorbefüllt und in der richtigen Form an die jeweilige Empfängergruppe zugestellt werden.
Intelligente PDF-Formulare ermöglichen eine einfache und strukturierte Abwicklung von Prozessen mit Einzelpersonen, Projektteams und ganzen Unternehmensabteilungen, da sie von nahezu jedem Anwender mit dem kostenlosen Adobe Reader geöffnet, online wie offline bearbeitet und durch eine elektronische Signatur authentifiziert werden können. Aufwändige Routineabläufe – beispielsweise die Reklamationsabwicklung mit Lieferanten – werden über medienbruchfreie und trotzdem rechtsverbindliche elektronische Prozesse abgewickelt. Informationen aller Art lassen sich schneller und kostengünstiger einsammeln, auswerten, weiterverarbeiten und Compliance-tauglich archivieren. (Quelle: Adobe/GST)
