Führungskräfte europäischer Unternehmen vergeben häufig die Chance, sowohl die Effizienz als auch die Umweltbilanz ihres Unternehmens durch ein zentralisiertes Dokumentenmanagement zu verbessern. Dies zeigt die aktuelle Studie Ricoh Document Governance Index (RDGI), die Coleman Parkes Research im Auftrag von Ricoh durchgeführt hat.
Für den RDGI befragte Coleman Parkes Research in 311 detaillierten Interviews Führungskräfte (C-Level oder vergleichbar) mittlerer und großer Unternehmen in den Bereichen Finanzen, Dienstleistung, öffentlicher Sektor, Telekommunikation, Versorgungsunternehmen und Medien in Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Spanien, Großbritannien und Nordirland. Die Interviews fanden zwischen Juli und August 2009 statt. Die Erhebung soll so durchgeführt worden sein, dass repräsentative Aussagen für ganz Europa und für jeden angesprochenen vertikalen Sektor gemacht werden konnten
67 Prozent der Befragten setzen sich zwar konkrete Ziele beim Dokumentenmanagement, aber nur 41 Prozent berücksichtigen in ihren Strategien auch Umweltaspekte wie Energieeffizienz und Recycling. Die meisten Unternehmen gehen ihr Dokumentenmanagement dezentralisiert an und 39 Prozent haben diesbezüglich eine konkrete Strategie umgesetzt.
Unbeachtet bleibt laut Ricoh, dass sich mit einer zentralisierten Lösung eine unmittelbare, positive Wirkung in punkto Nachhaltigkeit erzielen lässt: Ein zentralisierter Ansatz mit neu gestalteten Prozessen für ein maßgeschneidertes, unternehmensweites Dokumentenmanagement soll kurz- und langfristige Vorteile wie Kostensenkungen, geringere Umweltbelastungen, erhöhte Dokumentensicherheit und eine bessere Ressourcenverteilung bieten.
32 Prozent geben an, dass ihre Mitarbeiter hinsichtlich Duplex-Drucks keine Vorgaben einhalten müssen und nur 18 Prozent der Unternehmen haben eine unternehmensweite Regelung dazu. 47 Prozent kennen die generellen Recycling-Richtlinien ihres Unternehmens nicht und 40 Prozent kennen die Toner-Recycling-Richtlinien nicht. Die Frage, ob Mitarbeiter beim Drucken und Kopieren umweltfreundliche Aspekte berücksichtigen, wurde mit durchschnittlich 5,5 auf einer Skala von 10 (ist sehr wichtig) bis 1 (ist überhaupt nicht wichtig) gewertet.
Zur Nachhaltigkeit des Dokumentenmanagement gibt es große Unterschiede zwischen einzelnen Ländern: Frankreich führt die Liste an, UK und Irland sind die Schlusslichter. Deutschland rangiert auf dem dritten Platz. Keins der Länder erreichte bei den untersuchten Parametern wie Recycling, allgemeine Umweltziele und Anwenderverhalten mehr als 50 Prozent auf der Skala der möglichen Gesamtpunktzahl für Umweltfreundlichkeit.
„Obwohl Nachhaltigkeit auf der Agenda vieler Unternehmen heute ein wichtiger Punkt ist und Dokumente einen wesentlichen Teil des Tagesgeschäfts ausmachen, fehlt oft noch immer das Bewusstsein dafür, wie wichtig das richtige Dokumentenmanagement sowohl für die Umwelt als auch für die Leistungsfähigkeit des Unternehmens ist“, so Kerstin Thies, Nachhaltigkeits-Managerin von Ricoh Deutschland. „Dabei ist es möglich, mit einfachen Maßnahmen die Dokumenten-Workflows nachhaltig zu verbessern.“
Mit Ricohs Konzept ‚1=1 Pay Per Page Green‘ sollen Unternehmen ihre Umweltbilanz nachhaltig verbessern und gleichzeitig die Kosten für die Bürokommunikation senken können. Während beim Konzept ‚1=1 Pay Per Page‘, dessen Ziel die Optimierung der Gesamtbetriebskosten ist, Kunden einen einheitlichen Preis pro gedruckter, kopierter oder als Fax empfangener Seite zahlen, bezieht das grüne Seitenpreismodell auch umweltrelevante Aspekte wie Energie- und Papierverbrauch sowie den jährlichen CO2 -Ausstoß mit ein. Durch eine umfassende Restrukturierung der Infrastruktur sollen sich bei den Energie- und Papierkosten durchschnittlich Einsparungen von 30 bis 40 Prozent realisieren und der jährliche CO2-Ausstoß um mehrere Tonnen senken lassen.
Ricoh ‚1=1 Pay Per Page Green‘ in der Praxis:
- Eine niederländische Organisation aus dem öffentlichen Sektor verringerte ihren Energieverbrauch um knapp über 75 Prozent und den Papierverbrauch um 10,3 Prozent.
- Ein deutsches Unternehmen aus dem Bereich Fahrzeugtechnik hat über den Vertragszeitraum Kosteneinsparungen von 20.000 Euro, Papiereinsparungen von 3.388 Tonnen und eine CO2-Verringerung von 4.934 Tonnen erzielt.
- Ein französisches Unternehmen aus der Fahrzeugbranche realisierte jährliche Einsparungen von 160.000 Euro wegen des um mehr als 535.000 kWh reduzierten Energieverbrauchs.
- Ein pharmazeutisches Unternehmen mit italienischen Niederlassungen hat den Energiebedarf um 27,8 Prozent, den Papierverbrauch um 10,3 Prozent und die Umweltbelastung um 15,8 Prozent verringert.
(Quelle: Ricoh Deutschland GmbH/GST)
