Akzentum hat die neueste Version 5 seines Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystems (DMS) Proxess vorgestellt. Die aktuelle Version soll das DMS vor Zugriffen von innen und außen absichern und die Lösung für die Archivierung von Dokumenten aus sensiblen Geschäftsbereichen wie Personal und Geschäftsführung tauglich machen.
Mit Proxess 5 sollen sich digitale und papiergebundene Dokumente und Informationen langfristig gesetzeskonform archivieren und auf Wunsch schnellstmöglich verfügbar machen lassen. Heinz Pretz, Geschäftsführer, Akzentum GmbH: „Bei kaufmännischen Prozessen […] hilft die hohe Transparenz und schnelle Verfügbarkeit der Daten jedem involvierten Mitarbeiter. Doch in sensiblen Bereichen […] hat sichere Dokumentarchivierung vor dem unerlaubten Zugriff von innen und außen oberste Priorität. Leider gibt es dort bei der elektronischen Aufbewahrung in vielen Unternehmen oft noch enorme Sicherheitslücken. Wir haben auf das erhöhte Sicherheitsbedürfnis etwa von Personalverantwortlichen mit Proxess 5 reagiert.“
Proxess 5 soll über ein neues Rechtesystem verfügen und die selektive Delegation der Benutzerverwaltung durch einen Supervisor ermöglichen. Der Supervisor autorisiert sich dazu mit einer Smartcard am System und kann Administratoren für ihre jeweiligen Teilbereiche mit funktionalen und inhaltlichen Rechten ausstatten, ohne dass er sich um ein Parallelsystem mit eigener Hardware, eigenem Safe, eigenen Passworten und eigener Systembetreuung kümmern muss. Weder DMS-, Datenbank- noch System-Administrator haben Zugriff auf sensible Daten und Dokumente – es sei denn, sie sind autorisiert.
Heinz Pretz: „Wir haben großen Wert darauf gelegt, dass diese Delegation der Benutzerverwaltung, das Herstellen der Sicherheit bis in die unterste Ebene, für den Supervisor einfach, problemlos und ohne System- oder Programmierkenntnisse zu handhaben ist. Im Prinzip ist der Vorgang für ihn vergleichbar mit dem Geldabheben am Automaten. Trotz dieser Einfachheit für Supervisor erhält er den höchsten Sicherheitsstandard in seinem Unternehmen. Das macht Proxess 5 so einzigartig.“
Ergänzend zur Änderung des Rechtesystems und der doppelten Verschlüsselung der Dokumente nach AES-Standard sollen auch die korrespondierenden Proxess-5-Datenbankinhalte und alle gespeicherten Proxess-5-Dateien noch besser als bisher durch Verschlüsselung geschützt sein. Zusätzlich soll die Datenintegrität ständig überwacht werden. Unbefugte Zugriffe auf archivierte Daten sollen auf allen Ebenen des Systems erkannt und protokolliert und die Daten so vor Manipulationen geschützt werden. (Quelle: Akzentum GmbH (seit 2019 Proxess GmbH)/GST)
