Laut der Symantec-Studie „2010 Information Management Health Check Survey“ bewahren Unternehmen zu viele Daten unbefristet auf. Dadurch haben sie mit hohen Speicherkosten, zeitraubenden Backups und ineffizienter elektronischer Beweisführung zu kämpfen. Die Studie untersuchte, mit welcher Strategie große Unternehmen ihre Informationsmengen organisieren. Dazu wurden im Juni 2010 in weltweit 1.680 Unternehmen (EMEA: 330) sowohl das IT-Management als auch die Rechtsabteilungen befragt.
Beim Thema Datenspeicherung klaffen zwischen Theorie und Praxis große Lücken: Der Großteil der weltweit 1680 befragten großen Unternehmen ist vom Wert eines formalen Plans für die Datenvorratsspeicherung überzeugt, aber nur knapp die Hälfte hat einen solchen Plan aufgesetzt. Viele der befragten Konzerne bewahren zu viele Informationen zu lange auf, statt ein Regelwerk durchzusetzen, mit dem sie überflüssige Daten identifizieren und risikofrei löschen können.
In der Folge wächst die Speichermenge rasant an, so dass die Zeitpläne für das Backup dieser Daten kaum mehr einzuhalten sind. Konzerne müssen mehr Zeit und Ressourcen investieren, um beispielsweise wichtige Daten zu finden. Damit steigt auch das Prozessrisiko, da bei einem Rechtsstreit wichtige Dokumente innerhalb einer festen Frist gefunden und vorgelegt werden müssen.
Ergebnisse im Detail:
- Diskrepanz zwischen Ziel und Umsetzung der Informationsmanagementpläne: 87 % sind überzeugt, dass eine durchdachte Speicherstrategie ihnen dabei hilft, überflüssige Informationen zu löschen. Nur 46 % haben einen solchen formalen Plan aber etabliert.
- Firmen bewahren zu viele Informationen auf: 75 % der Backup-Kapazität in den befragten Unternehmen wird von Dateien belegt, die auf unbegrenzte Zeit abgespeichert oder aus juristischen Gründen aufbewahrt werden. Ein Viertel der Daten, die die Befragten per Backup sichern, sind dabei weder für Geschäfts- noch für Backup-Zwecke wichtig. Bei den Unternehmen in EMEA lag der Anteil der überflüssigen Daten sogar bei einem Drittel.
- Falsche Anwendung von Backup-, Wiederherstellungs- und Archivierungsverfahren: 66 % verwenden ihre Backup-Software, um juristisch wichtige Informationen aufzubewahren. Insgesamt 27 % legen sogar das gesamte Backup-Set auf unbestimmte Zeit ab. Um rechtliche Vorgaben zu erfüllen, opfern die Unternehmen 45 % ihrer Backup-Kapazität. Dabei sind durchschnittlich 40 % der vorgehaltenen Informationen für einen Prozess nicht relevant.
- Fehler bei der Archivierung: Fast die Hälfte der befragten Unternehmen zweckentfremdet ihre Backup- und Disaster-Recovery-Software für die Archivierung. Obwohl sie ihren Mitarbeitern verbieten, eigene Archive auf lokalen Rechnern und Netzlaufwerken anzulegen, geben rund 60 % der Firmen zu, dass ihre Mitarbeiter dies trotzdem tun.
- IT- und juristische Mitarbeiter setzen unterschiedliche Prioritäten: Die Folgen und Ursachen einer schwachen oder fehlenden Strategie für das Informationsmanagement bewerten IT- und Rechtsabteilung unterschiedlich. 41 % der IT-Verantwortlichen halten einen Plan zum richtigen Speichern und Verwalten von Informationen für unnötig. 30 % gaben an, dass niemand mit dieser Aufgabe beauftragt wurde, während 29 % die hohen Kosten sehen. Die Rechtsabteilung sieht den hohen finanziellen Aufwand (58 %) als eine Ursache an. Zudem fehle das Know-how für das Ausarbeiten eines solchen Plans (48 %) sowie die klare Zuweisung, wer dafür verantwortlich sei (40 %).
Folgen eines mangelhaften Informationsmanagements:
- Die Speicherkosten schießen in die Höhe, je mehr Daten vorgehalten werden. Mittlerweile ist es 1500-mal teurer, die vorgehaltenen Daten auszuwerten, als sie zu speichern. Dies verdeutlicht, wie wichtig effiziente Recherche- und Suchfunktionen und kluge Richtlinien für das Löschen von Daten für Unternehmen sind.
- Die Zeitfenster für Backups werden immer größer, während die Zeit für die Wiederherstellung der Daten immer knapper wird.
- Jeder E-Discovery-Vorgang wird immer langwieriger, ineffizienter und teurer, je größer die Datenmenge wird, die auf schwer zugänglichen Backup-Bändern abgelegt ist.
(Quelle: Symantec (Deutschland) GmbH/GST)
