IDC hat aktuell die Studie Print Management & Document Solutions – von der Gerätekonsolidierung zu effizienten Dokumentenprozessen, Deutschland 2010 vorgestellt, die den Trend zum Cloud Computing auch in diesem Bereich bestätigt. Zudem planen immer mehr deutsche Unternehmen die Automatisierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse.
IDC befragte 300 deutsche Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern zu den Themen Print Management und Document Solutions. Ziel der Umfrage war, die aktuelle Situation sowie die Pläne der Unternehmen zu untersuchen. Insbesondere lag der Fokus auf dem Bereich Document Solutions, also der Optimierung dokumentenintensiver Prozessen mit Hilfe von Software oder Services.
Laut der Studie haben Unternehmen ein hohes Interesse am Thema Software-as-a-Service (SaaS) im Bereich Document Solutions. Aktuell setzen elf Prozent der befragten Unternehmen eine Cloud-Lösung ein. Unter denjenigen Unternehmen, die bereits Document Solutions nutzen, bezieht diese fast jedes fünfte als SaaS. Rund 46 Prozent haben mit der Planung begonnen und lediglich 13 Prozent schließen den Einsatz einer SaaS-Lösung für Document Solutions aus.
Vor allem Kostensenkungen, eine höhere Flexibilität sowie mehr Sicherheit sind die zentralen Beweggründe, Document Solutions als SaaS einzusetzen. Zu den größten Hindernissen zählen Sicherheits- und Datenschutzbedenken sowie die Angst, dass die Daten außerhalb Deutschlands gespeichert werden. Wenn die Unternehmen einen Anbieter finden, der die hohen Sicherheitsanforderungen erfüllt, kann das bestehende Sicherheitsniveau durch SaaS sogar noch gesteigert werden. „Die befragten Unternehmen gehen also davon aus, dass ein professioneller SaaS-Anbieter über mehr Ressourcen und Know-how als ein Anwenderunternehmen verfügt, um Daten sicher zu speichern“, so IDC-Projektleiter Matthias Kraus.
Print Management ist bei den befragten Unternehmen verbreiteter als Document Solutions: Ein optimierter Gerätepark sowie reduzierte Druckkosten mit Hilfe von Print Management stellt lediglich einen Zwischenschritt dar. Erst dann folgt die Optimierung von Dokumentenprozessen mit Hilfe von Document Solutions. Die Anzahl von Unternehmen, die Print Management im Einsatz haben und ihre Dokumentenprozesse mit Document Solutions verbessern wollen, wächst.
Document Solutions tragen wesentlich dazu bei, die Dokumentenprozesse in Fachabteilungen zu optimieren. Mehr als die Hälfte der Befragten sieht sie als Mittel zur Optimierung Dokumenten-intensiver Prozesse. Zu den am häufigsten eingesetzten Document Solutions gehören Maßnahmen wie elektronische Formulare (69 %), elektronische Vorlagen (66 %), elektronische Archivierung (55 %), das Digitalisieren und manuelle Weiterleiten von physischen Dokumenten (52 %) sowie Maßnahmen zum sicheren Drucken (48 %).
Fast ein Drittel der Befragten sieht ein erhebliches Optimierungspotenzial für ihr Unternehmen durch den Einsatz von Document Solutions. Viele Unternehmen planen in den kommenden 12 bis 24 Monaten den Einsatz von Document Solutions, um Dokumentenprozesse zu automatisieren. „Automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse. Diese führen dann zum eigentlichen Nutzen: Einer höheren Produktivität der Fachabteilungsmitarbeiter und zu mehr Kundenzufriedenheit“, so Kraus.
Sollen Prozesse bestmöglich optimiert werden, ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen erforderlich. Zu den größten Hürden zählen mangelnde Kenntnis der Anforderungen der Fachabteilungen durch die IT (41 %), Mentalitäts- und Sprachunterschiede (28 %) sowie unterschiedliche Ziele von IT und Fachabteilungen (27 %).
Laut IDC ist der Trend hin zu Document Solutions in Deutschland klar erkennbar. IDC empfiehlt Unternehmen eine stufenweise Implementierung: Zunächst sollte die Geräteinfrastruktur optimiert, die Druckkosten gesenkt und Transparenz durch das aktive Management erreicht werden. Im zweiten Schritt reduzieren Document Solutions das Druckvolumen deutlich und straffen Dokumenten-intensive Geschäftsprozesse. Dabei können erst Teilbereiche betrachtet und mit zunehmender Erfahrung sowie steigendem Bewusstsein für die Gesamtkosten immer mehr Prozesse automatisiert werden. (Quelle: IDC Deutschland/GST)
