Outsourcing von Arbeiten, die nicht zur Kernkompetenz eines Unternehmens gehören, ist oft mit Kostenvorteilen verbunden und daher beliebt. Gilt das auch für Betriebskostenabrechnungen von Wohnungsunternehmen? Eine Studie des Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmens Deloitte, für die 48 Wohnungsunternehmen befragt wurden, ergab Widersprüchliches. So zeigten sich Wohnungsunternehmen, die ihre Betriebskostenabrechnung an externe Dienstleister vergeben, mit deren Qualität zwar zufrieden, nicht aber mit dem Preis-Leistungsverhältnis.
Generell tendieren eher größere Wohnungsgesellschaften zum Outsourcing von Aufgaben abseits der Kernkompetenzen. Ihr Motiv ist die damit gewonnene höhere Flexibilität. Kaum eine Rolle spielt für sie hingegen das Thema Kostensenkung oder Qualitätsoptimierung. Zudem sehen laut Befragung rund 80 % aller Wohnungsunternehmen die Betriebskostenabrechnung als eine ihrer Kernkompetenzen.
Zwar geben rund zwei Drittel der befragten Unternehmen ihre Heiz- und Warmwasserabrechnung außer Haus, übernehmen die Abrechnung der übrigen Betriebskosten aber selbst. Ein weiteres Drittel lagert überhaupt nicht aus – nur ein einziger Studienteilnehmer lässt die gesamte Abrechnung von einem externen Dienstleister vornehmen. Diejenigen, die teilweise ausgelagert haben, wollen sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und die Qualität der Teilaufgaben optimieren.
Trotz einer allgemein dominierenden Zurückhaltung im Bereich Betriebskostenabrechnung sind die Unternehmen, die sich für einen externen Dienstleister entschieden haben, zufrieden mit der Qualität. Sichergestellt wird diese sowohl durch regelmäßige Revisionen als auch durch entsprechende Reporting-Strukturen, selten aber durch leistungsabhängige Vergütungssysteme. Weniger überzeugt zeigten sich die Wohnungsunternehmen jedoch vom Preis-Leistungsverhältnis der Anbieter.
Die Wohnungsunternehmen, die ihre Betriebskostenabrechnung selber vornehmen, führen mehrheitlich EDV-gestützte Kontrollen der internen Leistungsprozesse durch. Insgesamt zeigt sich, dass die größeren Unternehmen mit 10.000 bis über 50.000 Wohneinheiten einen klaren Effizienzvorteil gegenüber kleineren Wohnungsunternehmen besitzen. Offensichtlich haben Letztere also noch Optimierungspotenzial. Der höchste Aufwand entsteht in der Vorbereitungsphase der Betriebskostenabrechnung. Dieser könnte durch standardisierte Stammdaten- und Kontenpflege sowie einen EDV-gestützten Belegfluss verringert werden.
Wie die Studie ebenfalls zeigt, planen 81 % der Unternehmen auch für die nähere Zukunft keinerlei Auslagerung. Immerhin ein Zehntel zieht es in Erwägung, die Betriebskostenabrechnung innerhalb der nächsten drei Jahre komplett nach außen zu geben. Dabei bevorzugen die meisten einen spezialisierten Anbieter, ein gutes Drittel würde sogar ein anderes Wohnungsunternehmen beauftragen.
Maßgeblich für die Selektion eines Anbieters sind Eignung, Qualität und Preis. Dem Outsourcing der Betriebskostenabrechnung stehen vor allem die Furcht vor Qualitätsverlust sowie die Abhängigkeit von einem externen Anbieter entgegen. Einige Unternehmen befürchten auch den mittel- und langfristigen Verlust unternehmensinternen Know-hows.
Die komplette Studie Erfassung und Abrechnung von Betriebskosten bei Wohnungsunternehmen – interne Leistungserbringung und Outsourcing im Vergleich steht per PDF-Download kostenfrei im Internet bereit. (Quelle: Deloitte/ml)
