Viele Chefs erwarten von guten Mitarbeitern, dass sie mehrere Dinge gleichzeitig erledigen können – und schaden damit dem Unternehmen mehr, als sie ihm nützen. Grund: Multitasking stört bei der Arbeit und mindert sowohl die Qualität der Arbeitsergebnisse als auch die Arbeitsleistung. Ähnliches gilt für Arbeitsunterbrechungen. Da beides nicht immer zu vermeiden ist, hat die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) jetzt einen kostenlosen Ratgeber zu diesem Thema veröffentlicht.
Der BAuA-Leitfaden Bitte nicht stören! gibt auf 40 Seiten praktische Ratschläge, wie Unternehmen und Beschäftigte die Arbeit stress- und störungsfreier gestalten können.
Natürlich ist die beste Störung jene, die gar nicht erst stattfindet. Lediglich Beschäftigte, die einer einfachen und monotonen Aufgabe nachgehen, empfinden Störungen im Arbeitsablauf als positiv. Wer jedoch bereits drei Minuten von hochkonzentrierter Arbeit abgelenkt wird, braucht anschließend allein zwei Minuten, um wieder auf dem Stand vor der Unterbrechung weiterarbeiten zu können. Das verlängert nicht nur die Bearbeitungszeit einer Aufgabe unnötig. Auch die Arbeitsergebnisse sind schlechter.
Wer aber das Gefühl hat, seine Aufgaben wegen ständiger Unterbrechungen nicht mehr richtig erledigen zu können, empfindet Stress, der nachweislich als Risikofaktor für psychische Störungen und Erkrankungen gilt. Damit entsteht dem Unternehmen ein weiterer Schaden.
Die Forscher raten deshalb, dass der Arbeitende entscheidet, welche Aufgabe Vorrang hat. Muss die aktuelle Arbeit unbedingt vor der Fertigstellung unterbrochen werden – wie beispielsweise in Krankenhäusern –, dann helfen Notizzettel dabei, sich anschließend wieder problemlos in der alten Aufgabe zurechtzufinden.
Außerdem sollten die Beschäftigten ihre Aufgabe nach Möglichkeit dort unterbrechen, wo es später leichter fällt weiterzuarbeiten. Das verringert die Wahrscheinlichkeit von anschließenden Fehlhandlungen. Um Überlastung vorzubeugen, ist es auch empfehlenswert, Kollegen um Hilfe zu bitten.
Die schlechteste Alternative ist die gleichzeitige Erledigung der Arbeiten. Hier hat die Forschung gezeigt, dass mit Multitasking weder Zeit noch Aufwand gespart wird. Das parallele Abarbeiten mehrerer Aufgaben mindert die Leistungsfähigkeit sogar um 20 bis 40 %, wie Forscher der Universität Michigan herausgefunden haben. Wer Multitasking dennoch nicht vermeiden kann, dem empfiehlt die Broschüre eine ruhige Arbeitsweise und eine Orientierung an persönlichen Erfahrungen bei der Arbeit.
Die Autoren der Broschüre gehen darüber hinaus auf zahlreiche weitere Störquellen ein, z.B. auf Störung durch Kollegen und Vorgesetzte, die nur „mal eben“ etwas fragen oder besprechen wollen sowie unklare Vereinbarungen, die zusätzliche Rücksprachen während der Arbeit erforderlich machen.
Die Broschüre Bitte nicht stören! – Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking steht per PDF-Download kostenfrei im Internet bereit. (Quelle BAuA/ml)
