Die Langzeitarchivierung digitaler Objekte – z. B. technische Zeichnungen und Pläne – stellt für die Fachwelt nach wie vor eine große Herausforderung dar, denn einerseits verkürzen sich die Entwicklungszyklen neuer Hardwaregenerationen und Datenformate rasant. Andererseits schreibt der Gesetzgeber immer längere Aufbewahrungsfristen vor. Gleichzeitig wird das Angebot an Soft- und Hardware für die Langzeitarchivierung zunehmend unübersichtlicher. Nun will eine neue Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) aus dieser Zwickmühle heraus helfen.
Die Ansprüche an die Archivierung sind zum Teil gewaltig: Je nach Zweck und rechtlichem Status des Objekts kann die Aufbewahrungsfrist zwischen 6 und 30 Jahren liegen, vereinzelt muss de facto auch für immer aufbewahrt werden. Wird dann das falsche System ausgewählt, können ernorme Folgekosten auftreten.
Fatalerweise ist die Welt der elektronischen Archive in den letzten Jahren aber immer unübersichtlicher geworden. Sowohl Hard- als auch Softwareanbieter bieten Produkte an, die zwar in ihrem Namen das Wort »Archiv« führen, aber ganz unterschiedliche Funktionalitäten bieten: Das Produkt aus dem Bereich der Dokumenten-Management-Systeme (DMS) wird genauso als Archiv verkauft wie die Software zur Performance-Optimierung von großen Datenbanken.
Parallel dazu steigen die Erwartungen an eine Integration aller Datenquellen in ein zentrales Unternehmensarchiv, welches einheitlich durchsucht und gepflegt werden kann. Keine Frage also, dass eine Übersicht aus neutraler Hand längst überfällig war. Dem will die Studie des Fraunhofer IAO Rechnung tragen. Das Institut vergleicht in seiner wissenschaftlichen Marktstudie unterschiedliche Ansätze der Langzeitarchivierung und ordnet diese in Werkzeugklassen ein.
Eine digitale Version der Studie Digitale Langzeitarchivierung kann gegen Hinterlassung der Anschrift beim Fraunhofer IAO kostenfrei angefordert werden. (Quelle: Fraunhofer IAO/ml)
