Rund 120 E-Mails sendet und empfängt jeder Arbeitnehmer täglich. Und vor Weihnachten steigt die E-Mail-Flut besonders hoch. Schließlich soll pünktlich zum Ferienbeginn alle Arbeit erledigt sein. Doch: „Die beste E-Mail ist die, die man nicht verschickt“, sagt Reinhard Bier, Experte für digitalen Arbeitsschutz beim TÜV Rheinland.
Der übervolle Posteingang sorge für Stress und beschere manchem eine arbeitsreiche Weihnachtszeit. Das ließe sich vermeiden, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter in Sachen E-Mail-Kommunikation Regeln festlegen und diese dann konsequent befolgen würden, meint Bier. Sein Tipp: Anstatt endlos E-Mails in einer Art Ping-Pong-Spiel hin und her zu senden, lassen sich Fragen mitunter einfacher per Telefon oder im persönlichen Gespräch klären. Gehe es wirklich nicht ohne E-Mail, sei es ratsam, den Empfängerkreis zu beschränken. „Es sollten nur die Leute in Kopie gesetzt werden, für die eine Nachricht wirklich relevant ist.“
Ein zweiter Tipp: Eindeutig formulierte Betreffzeilen helfen dem Empfänger, eingehende Nachrichten zuzuordnen und systematisch nach Priorität abzuarbeiten. So könnte etwa ein vorangestelltes A im Betreff „Ich erwarte eine Antwort“, ein K für „Ich erwarte Klärung“ und ein I für „Nur zur Information“ stehen. Kurze Terminhinweise wie „Hat Zeit bis nach Weihnachten“ sorgen dafür, dass die Feiertage zumindest aus beruflicher Sicht stressfrei bleiben. (Quelle: TÜV RHeinland/hw)
