Archivierungspflichten und Compliance-Vorschriften sorgen dafür, dass Unternehmen nichts mehr wegwerfen. Dass sich speziell der Mittelstand aber schwer damit tut, die Masse an Dokumenten und Mediadaten zu organisieren, zeigt die aktuelle BITKOM-Studie „ECM im Mittelstand“. Das Kürzel ECM ist dabei nur eines der Probleme.
Zunächst ist nämlich festzustellen, dass kleine und mittlere Unternehmen mit den englischen Begriffen, die das Marketing für seine Lösungen gebraucht, nichts anfangen können. Namentlich „Enterprise Content Management“ (ECM) sagt 80 % (!) der Befragten wenig bis nichts.
Dennoch setzt immerhin gut ein Drittel der Unternehmen ECM-Standardsoftware ein (34,7 %). Dass das so ist, erklärt sich aus dem realistischen Befund, dass viele, auch kleinere Unternehmen die Archivierungsfunktionen von ERP-Software oder Finanzverwaltung nutzen, die z.B. bei entsprechenden Cloud-Lösungen mit dabei sind. Generell sind größere Mittelständler bei ECM aber besser aufgestellt als Kleinunternehmen.
Das bedeutet aber auch, dass mittelständische Unternehmen (anders als Großunternehmen) keine einheitliche Content-Strategie fahren, sondern entsprechende Lösungen meist nur in ausgewählten Bereichen etablieren, allen voran in Buchhaltung und Controlling (ca. 46 %), gefolgt von Einkauf und Vertrieb mit jeweils ca. 33 %. Entsprechend ist die Verteilung der ECM-Funktionen: In erster Linie nutzt der Mittelstand die Lösungen für die klassischen Kernaufgaben Dokumentenmanagement und Archivierung in der Verwaltung; hinzu kommen Dokumentenerfassung und die Rechnungsverarbeitung. Dagegen ist selbst bei Unternehmen, die eine zentrale ECM-Lösung aufgesetzt haben, diese kaum für das E-Mail-Management zuständig – obwohl E-Mail weiterhin das wichtigste Kommunikationsmittel im geschäftlichen Kontext ist. Das PDF-Format, speziell PDF/A, hat sich dagegen offenbar als Quasistandard der Archivierung durchgesetzt.
An Vorteilen nennen die befragten Unternehmen vor allem Effizienzvorteile durch schnellen Zugriff auf Informationen sowie eine verbesserte Rechtssicherheit (Compliance). Die Studienautoren schätzen, „dass rund 15 % aller mittelständischen Unternehmen in naher Zukunft in ECM-Software investieren“, wobei die oberen Größenklassen wieder deutlich stärkeres Interesse signalisieren.
Die Studie „ECM im Mittelstand. Status quo und Perspektiven für den Einsatz von Enterprise Content Management in Deutschland“ ist ein Projekt des BITKOM mit Unterstützung der Trovarit AG und des Forschungsinstituts für Rationalisierung (FIR) an der RWTH Aachen. Die Erhebung fand im zweiten Halbjahr 2014 statt. Die vollständige Studie gibt es beim BITKOM kostenfrei als PDF zum Herunterladen. (Quelle: BITKOM/Trovarit AG/red)
