Kaum irgendwo sind Mitarbeiter so empfindlich, wie bei der Office-Software, mit der sie arbeiten. Sie bestimmt schließlich die persönlichen Routinen in jedem Büro. Aber nicht nur darum tun sich Unternehmen nicht leicht damit, die geeignete Lösung finden: Google Docs, Microsoft Office 365 und andere Cloud-Dienste bringen Alternativen auf den Tisch, die nur schwer vergleichbar sind.
Das heißt allerdings nicht, dass es unmöglich ist. Eine methodische Anforderungsanalyse kann – möglichst früh – klären, was derzeit im Einsatz ist (und tatsächlich genutzt wird) und wie das Unternehmen Kommunikation und Collaboration künftig gestalten will, und vor allem die Fragen beantworten, wie sich die Anwender insgesamt segmentieren lassen und welche Anforderungen die einzelnen Gruppen haben. Außerdem sind Punkte wie die Verfügbarkeit auf unterschiedlichen Endgeräten sowie Vorgaben der Compliance zu berücksichtigen, ferner freilich die Kosten – bei Cloud Services in der TCO-Betrachtung am besten über drei bis sechs Jahre – sowie die Lizenzen und Nutzungsrechte. Am Ende verfügen Unternehmen damit über eine solide Entscheidungsgrundlage. Wie Unternehmen dabei vernünftig vorgehen, damit sie keine Rabatte und Preisnachlässe liegen lassen, erklärt Axel Oppermann von Buying|Butler in seinem Schwerpunktbeitrag im MittelstandsWiki. (red)
