Fast die Hälfte aller Meetings gilt als unproduktiv. Das ist über alle Branchen hinweg so und das einzig wirksame Gegenmittel muss bereits in der Planung greifen: die richtigen Leute, ein strukturierter Ablauf, klare Ziele und explizite Beschlüsse. Damit das klappt, gibt es jetzt eine neue Vorbereitugsmethode in Gestalt des Meeting-Tools Symm.
Symm strukturiert und organisiert Meetings von der Einladung bis zur Aufgabenverteilung und weist Verantwortlichkeiten klar und eindeutig zu. Das Konferenzmanagement ist ein selbsterklärender, webbasierter Workflow, der Vorbereitung, Koordination und Ablauf überschaubar steuern soll. Das Konzept basiert u.a. auf den Erkenntnissen der systemischen Organisationsentwicklung. Entsprechend formulierte Fragestellungen prüfen die Relevanz der Tagesordnungspunkte und unterstützen die professionelle Vorbereitung der Teilnehmer.
Ein wichtiger Punkt im Ablauf ist das Teilnehmer- und Zeitmanagement. Meist ist es nicht erforderlich, dass alle Teilnehmer bei jedem Tagesordnungspunkt anwesend sind. Bei Symm kann der Konferenzleiter per Mausklick festlegen, wer wann mit dabei sein muss.
Der automatische E-Mail-Versand von Einladung und Agenda, die Archivierung aller Dokumente, die automatische Erstellung der Tagesordnung mit den Ergebnissen der vorangegangenen Meetings und eine Methodensammlung für die wichtigsten Situationen sind bei Symm bereits mit dabei. Das Werkzeug gibt es derzeit kostenfrei zum Ausprobieren; die Monatspreise liegen zwischen 7,50 und 12,50 Euro pro Teilnehmer, je nach Mengenstaffel.
