Kollaborationslösungen gibt es bald wie Sand am Meer, ob als Teil einer Unified-Communications-Suite, speziell fürs Projektgeschäft oder als Social-Plattform. Die passende zu finden, ist für Unternehmen meist entsprechend aufwendig, vor allem, weil sich erst mit hinreichend Echtdaten herausstellt, ob das Angebot für den Bedarf auch taugt. Zugleich gilt es Hauruck-Software und das Abdriften in private Apps wie WhatsApp oder Skype zu unterbinden, allein schon aus Sicherheitsgründen. Centracon hat deshalb eine Methode für die Tool-Evaluierung entwickelt, die zum Ziel hat, mit einem geringen Aufwand die für das jeweilige Unternehmen optimale Lösung zu finden.
Hierfür werden gemeinsam mit Vertretern der Fachbereiche Workshops durchgeführt, um die spezifischen Wünsche und Einsatzbedingungen zu Social Collaboration zu ermitteln. Dabei wird, falls bereits ein Tool im Einsatz ist, auch die Kundensituation analysiert und warum die vorhandene Lösung nicht zu den gewünschten Ergebnissen geführt hat. Dies kann bei SharePoint-Nutzern möglicherweise zu der Frage führen, ob eine kombinierte Nutzung mit Microsoft Teams zu einer spürbaren Optimierung führen könnte. Aber auch andere Betrachtungen wie beispielsweise, ob die Use Cases der Anwender möglicherweise im Leistungsspektrum von Skype for Business liegen oder unter welchen Voraussetzungen der Einsatz von Yammer Sinn machen würde, tragen zur Ermittlung des Anforderungsprofils bei. Am Ende steht dann eine Auswahl, die neben strategischen Aspekten auch die unternehmensindividuellen Anwendungsprofile, gewünschte Kommunikationswege, Lizenzmodelle etc. berücksichtigt. Zudem sollte auch möglichst ein Tool zum Einsatz kommen, das sich einfach einführen und betreiben lässt. Nicht zuletzt wollen aber auch die Fragen zu den Kosten und der Servicequalität beantwortet werden.
