Dass Unternehmen ihre digitalen Dokumente gemäß GoBD revisionssicher archivieren müssen, ist nicht neu, doch die Vorgabe hat an Brisanz gewonnen, seit es die Kassennachschau gibt.
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gelten seit 2015 zwingend für alle Unternehmer, Freiberufler und Selbstständigen. Betroffen sind davon sämtliche Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Verträge, Geschäftsbriefe, E-Mails etc. Und zwar nicht nur in der klassischen Buchhaltung, sondern auch bei sogenannten Vor- und Nebensystemen (Anlagen- und Lohnbuchführung, Kassen-, Warenwirtschafts- und Zahlungsverkehrssysteme, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung und vieles mehr). „Revisionssicher“ heißt: Für die Dokumente müssen Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit sowie der Schutz vor Veränderung und Verlust der Dokumente gewährleistet sein. Eine einfache Archivspeicherung auf Festplatte, USB-Stick etc. genügt nicht, ebensowenig ein Ausdruck auf Papier.
Allerdings hat sich laut der Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung“ fast die Hälfte (!) der Unternehmer immer noch nicht mit den GoBD-Anforderungen beschäftigt, geschweige denn ein digitales Archiv eingerichtet. Höflich formuliert: „Das Wissen der Unternehmen zu den rechtlichen Vorschriften rund um die elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung ist ausbaufähig.“ Es besteht in jedem Fall Handlungsbedarf, insbesondere angesichts der Anfang 2018 eingerichteten Kassennachschau. Das bedeutet: Die Finanzbehörden dürfen jederzeit unangemeldet Aufzeichnungen und Buchungen prüfen. Bei Ungereimtheiten oder formellen Mängeln können die Prüfer relativ schnell die Buchhaltung verwerfen und die Steuern schätzen – und das kann teuer kommen, vor allem für kleinere Unternehmen. Der Studie zufolge verstoßen sie besonders häufig gegen Vorschriften der GoBD: „33 % von ihnen archivieren elektronische Eingangsrechnungen nicht im digitalen Original, und 68 % haben keine Verfahrensdokumentationen.“
Angesichts dieser Situation vermeldet Lexware eine Lösung speziell für Selbstständige und kleine Firmen, die eine GoBD-konforme, revisionssichere und zugleich kostengünstige Archivierung leisten soll: Lexware archivierung. Die Software ist das erste On-premises-Produkt von Lexware, das sich sowohl auf Windows als auch mit MacOS nutzen lässt. Ein Archivierungsassistent auf dem Desktop überwacht alle relevanten Dateiordner, die in einem ersten Schritt einmalig ausgewählt werden. Anschließend läuft die Archivierung komplett automatisch.
