Am 1. Juli 2022 ändert sich etwas beim Urkundenarchiv von Notariaten: Die Juristen und Juristinnen sind dann gesetzlich dazu verpflichtet, neu ausgestellte Urkunden einzuscannen und zu archivieren, so die Bundesnotarkammer.
„Damit die Dokumente nach dem ,Stand der Technik‘ digitalisiert werden, hat die Bundesnotarkammer einen Anforderungskatalog für Scanner und Multifunktionsgeräte erstellt“, heißt es im Blog-Beitrag „Elektronisches Urkundenarchiv: Was Notariate beim Scannen beachten sollten“ von der Firma Brother. Die Bundesnotarkammer hat gemäß § 55 Absatz 2 BeurkG ein elektronisches Urkundenarchiv eingerichtet, damit Notariate dort Urkunden bis zu hundert Jahre lang aufbewahren können – selbstverständlich mit individueller Verschlüsselung. Ein Vorteil dabei: Die Digitalisierung der Dokumente spart Platz in den Gerichten und Notariaten. „Laut Gesetzgeber muss die Übereinstimmung zwischen elektronischer Fassung und Papierfassung in bildlicher und inhaltlicher Hinsicht sichergestellt sein“, merkt Brother an.
Welche Scanner und Multifunktionsdrucker infrage kommen
Damit dies beim Scannen gelingt, zählt die Bundesnotarkammer einige Eigenschaften für Scanner und Multifunktionsgeräte auf – unterteilt in die Kategorien „Notwendig“, „Dringend empfohlen“, „Empfohlen“ und „Zweckmäßig“. Im Blog-Text listet Brother in Bezug auf die Bundesnotarkammer auf, was Scanner und Multifunktionsdrucker in puncto Technik und Sicherheit unbedingt können müssen. So muss das Gerät beispielsweise mit DIN-A3-Dokumenten klarkommen, das Scannen von Farben beherrschen und eine Auflösung von 300 dpi beim Scannen erreichen. Welche weiteren Ausstattungsfeatures die Bundesnotarkammer zusätzlich empfiehlt und welche professionellen Dokumentenscanner und Business-Multifunktionsdrucker von der Firma Brother diese Bedingungen erfüllen, das erfahren Sie im weiteren Verlauf des Textes. Klicken Sie dazu bitte den Button „Diesen Blog jetzt lesen“ an.
