In einem Blog-Beitrag beschreibt die Firma Brother, welchen Stellenwert die E-Akte und das Scannen von Dokumenten in Behörden haben. Das hängt mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) zusammen, das Bund und Länder dazu verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten.
Seit Ende 2022 müssen Bund und Länder laut Onlinezugangsgesetz (OZG) Verwaltungsleistungen auch in elektronischer Form bereitstellen. „Schon Jahre vorher, mit Jahresbeginn 2020 sollten zumindest alle Bundesbehörden die elektronische Akte (E-Akte) eingeführt haben“, schreibt Brother im entsprechenden Blog-Beitrag. „Denn diese ist eine wichtige Voraussetzung, um über Onlineverwaltungsportale digitale Verwaltungsleistungen anbieten zu können.“ Die E-Akte ermöglicht es zum Beispiel, Scans von Ausweisen oder andere digitale Dokumente in der Bundes-Cloud abzuspeichern. Was in der Theorie gut klingt, weist jedoch noch Defizite in der praktischen Umsetzung auf: Einige Bundes- oder Landesbehörden und Kommunen haben ihre Verwaltung noch nicht digitalisiert.
Vorteile und Funktionen von E-Akten
Im Folgenden zählen die Verfasser des Blog-Beitrags die Funktionen und Vorteile von E-Akten in der Bundes-Cloud auf, wobei der Dienst „E-Akte Bund“ als eine Art „digitaler Aktenschrank“ dient, wie Brother schreibt. „In einer E-Akte legen Behörden alle relevanten digitalen Dokumente zu einem Vorgang nachvollziehbar und strukturiert ab“, so der Hersteller von Druckern, Scannern und weiteren Büroprodukten. E-Akten in der Bundes-Cloud ermöglichen beispielsweise eine Bearbeitung ohne Medienbrüche, garantieren zu jeder Zeit von jedem Ort aus den Zugang auf Schriftgut und verkürzen die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten.
Technische Voraussetzungen für Behörden-Scanner
Im weiteren Verlauf des Blogs beleuchten die Autoren, wo die E-Akte im Jahr 2023 steht und blicken auf ihre Geschichte zurück. Außerdem erklären sie ausführlich ihre Wichtigkeit als Grundvoraussetzung für die Digitalisierung von Dokumenten. Darüber hinaus zeigen sie, welche technischen Anforderungen Dokumenten-Scanner in Behörden erfüllen müssen, damit sie dort sinnvoll zum Einsatz kommen können. Last, but noch least weisen sie noch darauf hin, welche wichtigen Sicherheitsvorkehrungen Behördenmitarbeiter beim Scannen beachten sollten.
