Ein Whitepaper des IT-Systemhauses Bechtle nimmt hybride Meeting-Lösungen unter die Lupe, die für Unternehmen eine immer wichtigere Rolle spielen. Bechtle erklärt darin, was moderne Meetings erfordern und wie Firmen die damit verbundenen Herausforderungen meistern können.
„Von den Anforderungen moderner Meetings ist die Konferenzspinne aber mittlerweile kilometerweit entfernt“, schreibt Bechtle in der Einleitung des Whitepapers, das Entscheider und Interessierte kostenlos als PDF herunterladen können. Raum-, abteilungs- und grenzübergreifendes Arbeiten, wie es heutzutage zum guten Ton gehört, ist mit ihr kaum möglich. Homeoffice und New Work haben zahlreiche Vorteile, die Beschäftigten können damit beispielsweise Berufs- und Privatleben besser unter einen Hut bringen. „Die Arbeit ist nicht mehr allein ans Büro oder die Produktionsstätte gebunden – ein Pluspunkt für Menschen, die eher außerhalb der Kernarbeitszeiten zu ihrer Hochform auflaufen“, so Bechtle. Indem Arbeitgeber flexible Arbeitsformen anbieten, können sie sich als moderne Unternehmen präsentieren und sich damit attraktiv für stark umworbene Fachkräfte machen.
Darauf kommt es an
„Die neue Offenheit setzt jedoch auch komplett neue Formen der Kommunikation und der Zusammenarbeit voraus“, schreibt das IT-Systemhaus. Doch oft hinkt die technische Ausstattung noch hinterher, was sich besonders bei Hybrid-Meetings bemerkbar macht. Viele Konferenzräume müssen heute ganz andere Voraussetzungen erfüllen als noch vor einigen Jahren. Firmen benötigen neue Technik (etwa Online-Whiteboards und Kamerasysteme), müssen bei der Zusammenstellung aber darauf achten, dass die einzelnen Komponenten untereinander kompatibel sind. „Damit die Technik – und damit auch die Mitarbeitenden – ihre Potenziale entfalten können, spielt es für Firmen eine wichtige Rolle, ein organisatorisches und strategisches Konzept zu haben“, erklärt Bechtle. „Es muss die Bedürfnisse der Belegschaft, die räumlichen Gegebenheiten und die individuellen Anforderungen an die Hard- und Software gleichermaßen berücksichtigen.“ Grundsätzlich müssen alle Teilnehmer eingebunden werden, egal ob sie im Homeoffice, im Bürogebäude oder in fernen Ländern sitzen. Zudem muss es allen möglich sein, auf gemeinsame Dokumente zuzugreifen und zu bearbeiten. Darüber hinaus sollte Interaktivität möglich sein, also nicht nur das Sprechen nach einer festgelegten Reihenfolge, sondern Dialoge nach Belieben in guter Sprach- und Bildqualität. Last, but not least sollten moderne Konferenzsysteme viel Bewegungsfreiheit ermöglichen und nicht nur starr an Monitore gebunden sein.
Ist-Analyse und die Schlussfolgerungen
Im folgenden Kapitel erklärt das IT-Systemhaus, wie Unternehmen Schritt für Schritt ans Ziel kommen, wenn sie topmoderne Meetings abhalten möchten. Zunächst sollte eine Analyse des Status quo erfolgen: Welche Arten von Besprechungen halten wir genau ab? Was ist dabei für die Teilnehmer wichtig? Welche Schwierigkeiten traten bisher auf? „Aus den Antworten kristallisiert sich in der Regel deutlich heraus, welche Lösungen infrage kommen – und welche eher nicht“, heißt es im Whitepaper. Im Anschluss verdeutlicht Bechtle anhand von zwei konkreten Beispielen (Möblierung und Whiteboards), wie Lösungen aussehen könnten. Außerdem erklärt das IT-Systemhaus, wie Hybrid-Meetings gelingen, welche Vorteile moderne Raumkonzepte haben, wo Probleme auftauchen können und wie Bechtle Unternehmen dabei helfen kann.
