Gerade im Ausgabenmanagement kämpfen Unternehmen oft noch mit Papierkram und umständlichen Tabellen. Apps und andere digitale Tools können Finanzteams so entlasten, dass agilere Entscheidungen möglich werden und die Mitarbeiterbindung steigt.
Bei Reisekostenabrechnungen sind die Prozesskosten der Buchhaltung im Durchschnitt höher als die eingereichten Beträge, sagt Jens Leucke vom Fintech-Unternehmen Pleo. Im neuen heise meets Podcast erklärt er, wie sich durch effizientere digitalisierte Prozesse die „Generation Pendelordner“ durch technologische Lösungen ablösen lässt.
Mit einer App auf dem Handy ist beispielsweise ein Spesenbeleg in nur acht Sekunden verbucht. Die Zahlung mit der virtuellen Firmenkreditkarte zeigt gleichzeitig an, ob das Projektbudget des verantwortlichen Mitarbeiters noch im grünen Bereich ist. Die technische Einführung eines solchen Systems sollte z.B. auch bei einem traditionell aufgestellten mittelständischen Unternehmen in 4-6 Wochen abgeschlossen sein.
„Ausgabenkompetenz“ entwickelt sich bei den Beschäftigten nicht nur durch die vertrauensvoll übertragene Verantwortung für selbständig verwaltete Budgets, sondern auch im Zuge der Entlastung von ungeliebten Routineaufgaben, Stichwort „Zettelwirtschaft“. Eine höhere Mitarbeiterbindung durch Arbeitszufriedenheit sowie schnellere Entscheidungsprozesse gehen damit einher.
Vom CFO bis zum Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens profitieren alle, die angesichts rasanter Marktveränderungen und sich schnell ändernder Rahmenbedingungen häufiger als gewohnt rasche Finanzentscheidungen treffen müssen – und zwar auf Basis aktueller Daten, die in Echtzeit eben nur mit einem durchdigitalisierten Ausgabenmanagement zur Verfügung stehen.
