Die E-Rechnungspflicht konzentriert sich ab 2025 nicht mehr auf die für Menschen sichtbaren Rechnungsangaben, sondern auf die maschinenlesbaren Informationen im XML-Format, erklärt die Firma Brother in einem Blog-Beitrag. Digitale Rechnungen fördern automatisierte Prozesse im Rechnungswesen.
„Für fast alle Unternehmen in Deutschland zählen ab 2025 E-Rechnungen zum Pflichtprogramm“, schreibt Brother in dem neuen Blog-Beitrag. „Die Rechnungen müssen nach dem europäischen Rechnungsstandard EN 16931 digitalisiert vorliegen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen“, heißt es weiter im Text. „Die Umstellung bedeutet zunächst viel Aufwand, dafür profitieren Rechnungssteller wie Rechnungsempfänger von zahlreichen Vorteilen.“ Für Firmen gilt eine Übergangsfrist bis zu 31. Dezember 2025, bis dahin bleiben konventionelle Rechnungen in Papier- oder PDF-Form erlaubt.
So geht’s: Rechnungen digitalisieren
Zunächst einmal erklärt Brother aber, wie Rechnungen digitalisiert werden. Dafür müssen alle „rechnungsrelevanten Daten maschinenlesbar sein“, so das Unternehmen. „Deshalb gelten zum Beispiel PDFs als Bilddateien und nicht als digitale Rechnungen. Bei ihnen müssen ihre rechnungsrelevanten Inhalte über eine Texterkennung erst maschinenlesbar gemacht werden. Damit sie sich in das digitalisierte Rechnungswesen integrieren lassen, empfiehlt es sich, sie einzuscannen und mithilfe einer Texterkennungssoftware zu digitalisieren.“ Dafür führt Brother diverse Dokumentenscanner im Programm.
Diese Vorteile bieten digitalisierte Rechnungen
Im Anschluss erklärt der Blog-Beitrag, wie digitalisierte Rechnungen aussehen können – es gibt zahlreiche Formen und Formate. Es müssen allerdings die Kerninformationen in maschinenlesbarer Form enthalten sein, etwa Rechnungsnummer und -datum oder Steuerinformationen. Zu den gängigen Varianten gehören laut Brother beispielsweise „PDF-Dateien mit rechnungsrelevanten Daten im XML-Format“ oder „Rechnungen ausschließlich im für Menschen nicht lesbaren XML-Format“. Über die Vorteile schreibt Brother: „Digitalisierte Rechnungen beschleunigen das Rechnungswesen erheblich. Denn die digitalisierten Rechnungsdaten fließen auf Empfängerseite direkt in das Buchhaltungssystem, die Steuersoftware oder in ein ERP-System ein, wo ihre Weiterverarbeitung automatisch erfolgt.“ Durch die geringere Fehleranfälligkeit steige zudem die Datenqualität.
Welche weiteren Vorteile das Ganze noch bietet und worauf Firmen bei der Umstellung achten sollten, erfahren Sie im weiteren Verlauf des Blogs.
