Aktenzeichen für digitale Unterlagen
Ein Records Management bzw. Electronic Records Management (ERM) ist letzlich nichts anderes als die alte Registratur – nur eben nicht mit Papier, sondern mit digitalen Unterlagen. Es geht dabei ausdrücklich nicht um die Archivierung, sondern um die (vorarchivalische) Schriftgutverwaltung bzw. Aktenführung, ihre Abläufe und Regelungen.
Neben dem Inhalt kommt es dabei auch auf den Kontext der Entstehung und die damit verbundenen Zusammenhänge an. Man kann das am besten mit einer Gerichtsakte vergleichen. Ein einzelnes Blatt daraus sagt wenig aus; erst im Kontext mit den anderen Unterlagen wird es bedeutsam. Ein Unternehmens-ERM regelt daher u.a. die formateinheitliche Ablage, die Ordungsstruktur (und ihre Darstellung für den Benutzer) sowie die dazugehörigen Metadaten, überwacht Aufbewahrungsfristen und Ordnungsmäßigkeit der Ablage, kontrolliert Löschungen und sorgt dafür, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben.
Im Hinblick auf Rechenschaftspflichten (GoBD etc.) und gesetzliche Vorhaltevorgaben ist ERM in aller Regel bereits eine systematische und hoch professionelle Lösung. Unter Umständen ist es eingebettet in ein umfassendes Enterprise Content Management.
