Sauber bis zum Jahresabschluss
Von Barbara Wenz
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) haben sich nicht nur aus Gesetzeslage und Rechtsprechung, sondern auch aus der kaufmännischen Praxis gebildet. Einige davon sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) niedergelegt, andere ergeben sich aus dem Zweck der Sache selbst: Die betriebliche Buchhaltung soll Finanzbehörden, Gläubiger und Anteilseigner sowie nicht zuletzt auch den Unternehmer selbst zuverlässig über die Vermögenslage informieren. Deshalb muss die ordnungsmäßige Buchführung nach den Prinzipien der Übersichtlichkeit, Vollständigkeit, der Ordnung, Richtigkeit und Nachprüfbarkeit erfolgen.
- Übersichtlichkeit bedeutet, dass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und Vermögenslage verschaffen kann.
- Vollständigkeit meint, dass alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle vollständig erfasst werden müssen.
- Deren Nachprüfbarkeit ergibt sich aus den Belegen (Rechnungen, Quittungen usw.); daher die Regel: „Keine Buchung ohne Beleg“.
- Ordnung heißt, dass die Geschäftsvorfälle den entsprechenden Konten zugeordnet werden müssen und dass keine Buchung im Nachhinein so verändert werden darf, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr erkennbar ist.
- Zur Ordnung gehören aber auch die Richtigkeit und die Zeitnähe der Buchungen: Geschäftsvorfälle sind laufend zeitnah zu erfassen.
Das Handelsgesetzbuch schreibt zudem u.a. noch vor, dass Abkürzungen eindeutig aufzulösen und die Bücher eines Unternehmens in einer „lebenden Sprache“ (§ 239 HGB) zu führen sind; Latein ist also nicht drin, ebenso wenig formalisierte Programmiersprachen. Wesentliche Paragrafen zur ordnungsgemäßen Buchführung sind außerdem §§ 238 (Buchführungspflicht) und 257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen/Aufbewahrungsfristen).
Für elektronisch geführte Bücher gelten seit 2015 die GoBD.
