Die eigene Homepage als Datenzentrale
Von Diane Schulte im Auftrag von Deutsche Telekom Geschäftskunden
Der Webspace beim Provider kann deutlich mehr, als nur die Homepage-Daten aufnehmen. Einige Mausklicks genügen, und der ausgelagerte Speicherplatz dient als Basis für stets erreichbare Kommunikationswerkzeuge oder als Datenzentrale, über die Mitarbeiter und Partner problemlos und sicher Dateien verwalten.
Wie Visitenkarten und Briefpapier gehört auch die eigene Homepage längst zur unverzichtbaren Geschäftsausstattung bei fast jedem Unternehmen. Den entsprechenden Webspace dafür bieten die bekannten Provider. Je nach Angebot lassen sich damit ohne großen Aufwand Websites schnell und individuell erstellen, und für höhere Ansprüche gibt es beispielsweise Content-Management-Systeme. Je nach Bedarf kann ein Unternehmen zudem einen Online-Shop integrieren, mit dem sich noch Geld verdienen lässt. Einige Anbieter liefern bedienungsfreundliche Designassistenten gleich mit, so entfällt sogar die Suche nach einer Agentur. Denn meist reichen dann einige Klicks und die eigene Website inklusive Logo steht im Web.
Neben diesen Standards bietet der Webspace jedoch noch weitaus mehr Möglichkeiten. Die Telekom hat ihn zum virtuellen Aktenschrank erweitert, um den Austausch über Standorte hinweg oder mit Geschäftspartnern zu erleichtern.
Wie Ordner auf dem Server
Dabei ist dieser Austausch häufig ein kritischer Prozess. Oft geht es hierbei um große Präsentationen, die standortübergreifend erstellt werden. Üblich ist der Versand per Mail, doch mehrere Megabyte führen schnell zu einer Speicherplatzüberschreitung und damit zum Rücklauf.
Viele der betroffenen Mitarbeiter nutzen daher unsichere Datenträger oder frei zugängliche Laufwerke. Dabei lassen sich sensible Unternehmensdaten jedoch leicht ausspähen.
Eine sichere und auch für große Dateien geeignete Möglichkeit schafft nun die Telekom mit ihrem Dienst WebShare. Er nutzt den gesicherten Webspace der eigenen Homepage als zentrale Datenablage. Wo sonst nur die Dateien für die Webseite liegen, können Mitarbeiter auch Dateien und ganze Ordner „parken“. Damit erhalten Unternehmen Zugriff auf externen Speicherplatz, der sich jedoch nutzen lässt wie ein Ordner auf dem internen Server. So gelten die gleichen Bedienregeln wie etwa Drag & Drop oder Speichern oder Löschen über Mausklicks oder Tastendruck.
Nutzung individuell festlegen
Damit WebShare insbesondere die standort- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit erleichtert, lassen sich für jede Datei und jeden Ordner individuelle Zugangsregelungen einrichten. Damit gibt ein Mitarbeiter etwa frei, wer die Datei herunterladen darf. Ganze Nutzerkreise lassen sich per Mausklick zuweisen. Berechtigte Personen erhalten dann automatisch einen Link zu den jeweiligen Dateien per E-Mail.
Weil alle Kollegen auf dieselbe Datei zugreifen, entfallen zudem die üblichen Abstimmungen. Denn normalerweise führt die gemeinsame Arbeit häufig zu diversen Dateiversionen, die einen mühseligen Abgleich erfordern. Bei internetbasierten Strukturen wie WebShare gibt es dagegen in der Regel nur eine Version auf dem zentralen Server. Falls trotzdem weitere Versionen auf Servern vorhanden sind, lassen sich die Dateien problemlos synchronisieren, so dass kein Dateiwirrwarr entsteht.
Sicherheit an erster Stelle
Bei Dateiablagen im Internet muss vor allem die Sicherheit gewährleistet sein – schließlich sind die Server weltweit zugänglich. Damit sensible Firmendaten nicht in unbefugte Hände gelangen, nutzt WebShare den persönlichen Webspace des Unternehmens. Zugang erhält nur derjenige, der von den Mitarbeitern ausdrücklich freigegeben wurde. Falls nötig, lassen sich Verbindungen sogar mit der vom Online-Banking bekannten SSL-Technik (Secure Sockets Layer) verschlüsseln.
Zur Sicherheit im Netz zählt außerdem die Verfügbarkeit. Hier gewährleistet die Telekom höchste Zugriffsstandards. Für die Nutzer genügen Rechner mit Internet-Anschluss und Browser, es sind keine weiteren Installationen mehr nötig. So können beispielsweise auch Nutzer von Laptops oder Smartphones unterwegs jederzeit auf den Speicherplatz zugreifen. Dieses Prinzip erleichtert die Arbeit gerade dann, wenn Mitarbeiter viel unterwegs sind oder ein Unternehmen über unterschiedliche Standorte verfügt.
