Vernetztes Arbeiten steigert die Wettbewerbsfähigkeit
Von Diane Schulte im Auftrag von Deutsche Telekom Geschäftskunden
Die Kommunikationsmöglichkeiten sind heute zwar vielfältig, haben jedoch auch ihre Tücken: Festnetz- und Mobiltelefon, Fax, E-Mail, Instant Messaging und Videokonferenz sind in vielen Unternehmen technisch noch nicht aufeinander abgestimmt. Die Folge sind vergebliche Verbindungsversuche und damit schlechte Erreichbarkeit. Auch wenn Mitteilungen auf verschiedenen Mailboxen landen oder Nachrichten im Faxgerät vergessen werden, kann das die Verständigung stören.
Abhilfe schaffen moderne Unified-Communications-Lösungen: Sie bündeln die bislang isolierten Kommunikationsmittel auf einer gemeinsamen, einfach zu bedienenden Arbeitsoberfläche im PC. Faxnachrichten gehen nun als E-Mail-Anhänge ein und sind dadurch sofort zur weiteren Bearbeitung verfügbar. Rückbestätigungen per Fax können die Mitarbeiter direkt am PC erstellen und über Outlook verschicken. Auch Sprachnachrichten auf der Mailbox gehen als E-Mail-Anhänge ein.
Kanäle zusammenführen
Die Verbindung von Telefon- und Datennetz in einer CTI-Lösung (Computer Telephony Integration) erlaubt, dass alle Mitarbeiter sämtliche Telefonfunktionen über Outlook nutzen können. In Sachen Bedienkomfort und Sprachqualität ist die Lösung mit einer ISDN-Anlage vergleichbar – nur günstiger und flexibler: Zur Installation reicht es, einen Hörer oder ein Headset per USB mit dem PC zu verbinden. So können Mitarbeiter innerhalb des eigenen Firmennetzwerks sogar kostenlos telefonieren.
Die Nutzer profitieren außerdem von einem Präsenzmanagementsystem: Mit diesem sehen die Mitarbeiter jederzeit, ob und wie welcher Kollege gerade erreichbar ist – unabhängig davon, ob er sich vor Ort befindet, in einer anderen Niederlassung oder im Außendienst. Das ermöglicht eine zielgerichtete Kontaktaufnahme mittels Telefon, E-Mail oder Instant Messaging aus der gleichen PC-Oberfläche heraus. Das lästige Wählen verschiedener Telefonnummern entfällt.
Zugriff auf IT-Anwendungen
Doch gute Erreichbarkeit ist längst nicht alles, wenn es um wirklich effektive Kommunikation im Unternehmen geht. Darüber hinaus müssen den Mitarbeitern auch die benötigten Informationen vorliegen – etwa die Kundenhistorie oder Produktinformationen. Das erreichen Unternehmen, indem sie die Unified-Communications-Lösung mit zentralen IT-Anwendungen des Unternehmens verknüpfen – beispielsweise mit dem CRM- (Customer Relationship Management) und dem Warenwirtschaftssystem.
So ist für alle Mitarbeiter an allen Standorten aus Notizen schnell ersichtlich, wer mit wem gesprochen hat. Auch Thema und Ergebnis der Gespräche sind für Kollegen einfach nachvollziehbar. Und Datensätze müssen die Beschäftigten nur noch in einem System aktualisieren – Änderungen stehen sofort in allen Anwendungen zur Verfügung.
Fazit: Gute Nachrichten fürs Geschäft
Unified Communications verbessert den Informationsfluss spürbar, verbessert den Austausch mit Kunden, Partnern und Kollegen. Mittelständische Unternehmen profitieren so von verkürzten Entscheidungswegen und beschleunigten, effizienteren Geschäftsprozessen. Damit bildet die Lösung einen zentralen Baustein für das vernetzte Leben und Arbeiten.
