Die Pforten zur Zusammenarbeit
Von Oliver Jendro
Softwarelösungen für Unternehmensportale verkaufen Branchenriesen wie SAP, Oracle oder Microsoft. Aber es gibt auch freie Alternativen: Open-Source-Unternehmensportale. In Leistung und Umfang können sie durchaus mithalten. Manche sind sogar besser.
Unternehmensportale steuern den Informationsfluss und versorgen Mitarbeiter genau mit den Informationen, die sie brauchen. Das spart bares Geld, denn die Suche ist teuer: Das Marktforschungsinstitut Gartner geht davon aus, dass jeder Mitarbeiter mindestens eine Wochenstunde nach bereits vorhandenen Daten, Dokumenten und Dateien stöbert. Ein mittelständisches Unternehmen mit hundert Angestellten verliert auf diese Weise rund 225.000 Euro im Jahr.
Strukturieren, verteilen, nutzen
Als zukunftsfähige Lösung dieses Problems bieten sich Unternehmensportale an. Sie ermöglichen einen umfassenden, aber kontrollierten, zentralen und strukturierten Zugang zu den Informationen. Die Daten und Dokumente werden systematisiert vorgehalten, durch Indexierung leicht auffindbar gemacht und sind dank einer plattformunabhängigen Oberfläche (beispielsweise einer Web-Oberfläche) sowohl intern als auch extern einfach abrufbar.
Teil 1 gewichtet Lizenzgebühren und Folgekosten von Open-Source-Lösungen. Teil 2 nennt drei entscheidende Qualitätskriterien und nimmt sich die Kandidaten einzeln vor.
Zudem erlauben zentrale Portale auch eine bessere Zusammenarbeit. Dokumentenmanagement-Funktionen machen es z.B. möglich, dass mehrere Mitarbeiter am selben Dokument arbeiten. Ferner strukturieren Portale Arbeitsprozesse, etwa über Formulare, die Schritt für Schritt abgearbeitet werden und Eingaben automatisch auf Richtigkeit überprüfen. Darüber hinaus können solche Portale mit gesichertem Webzugang auch die externe Kooperation mit Spezialisten, Kunden und Lieferanten optimieren.
Open Source als Alternative
Unter dem Kostendruck, der heute auf Unternehmen lastet, sehen sich viele nach einer Lösung um, die leistungsfähig genug ist, aber nicht gleich neue Investitionen erfordert. Die gibt es, auch für den professionellen Einsatz. Denn dass Open Source nur etwas für experimentierfreudige Privatanwender sei, gilt längst nicht mehr. Immer mehr dringt offener Quellcode in die von kommerzieller Software beherrschte Unternehmenswelt vor. DMS, ECM, CRM – kaum ein Bereich, in dem es nicht eine frei verfügbare Open-Source-Alternative gibt.
Open Source bedeutet nicht automatisch „kommerziell kostenlos nutzbar“. Es kommt auf den Lizenzvertrag an, in dem die Details zu Einsatz, Verwendung und Weitergabe beschrieben sind. Open Source kann auch bedeuten, dass zwar der Quelltext offen liegt, die Nutzung der Software aber kostenpflichtig ist.
Seit einiger Zeit gibt es auch Open-Source-Unternehmensportalsoftware, die mit Microsoft & Co. konkurrieren kann. Wer vorhat, ein Enterprise-Portal einzuführen sollte nicht nur die kommerziellen Angebote, sondern auch die frei verfügbaren Lösungen in den Evaluierungsprozess mit aufnehmen.
Am Markt etabliert haben sich vier bis fünf herausragende Open-Source-Produkte. Es gibt zwar deutlich mehr freie Software mit dem Etikett „Unternehmensportal“, doch ist vieles davon tatsächlich nur ein schlichtes Web-Content-Management-System.
Immer wieder heiß diskutiert: Lässt sich ein Content Management System (CMS) auf Open-Source-Basis nicht gut als Unternehmensportal einsetzen? Grundsätzlich ja. Joomla!, Typo3, PHP-Nuke-Derivate & Co. haben ihre Vorteile. Ob es sinnvoll ist – darüber wird gestritten. Aber das bloße Verwalten von Inhalten ist nur eine Teilfunktion eines Unternehmensportals. Wer eine Intranet-Seite etablieren will, die nur Unternehmensneuigkeiten und interaktive Elemente wie ein Mitarbeiterforum bereitstellt, kommt mit einem CMS aus. Sobald aber die Anbindung an unternehmenstypische Applikationen gefordert ist, beispielsweise die Wiedergabe von ERP-Daten, fallen teure Entwicklungskosten an.
Alle relevanten Open-Source-Unternehmensportalanwendungen basieren auf der Java-Plattform Enterprise Edition (Java EE). Damit werden Softwarekomponenten und Dienste definiert, die primär in der Programmiersprache Java erstellt werden. Aufgerufen werden alle Open-Source-Unternehmensportale über den Webbrowser. Die Portale laufen auf einer Java-Umgebung wie beispielsweise Tomcat (ebenfalls Open Source).
Für die Weiterentwicklung der Java Platform zeichnet das Unternehmen Sun verantwortlich; es sieht die Open-Source-Philosophie als essenziellen Bestandteil der eigenen Softwareprodukte. Sun treibt auch die Standardisierung der Unternehmensportalanwendungen voran, um die Entwicklung und die Integration von Applikationen zu vereinfachen.
Wo Kosten nachklappen
Obwohl Open Source frei verfügbar ist, sagt z.B. Martin Aschoff, Vorstand der Agnitas AG: „Kostenlose Open-Source-Software funktioniert nicht.“ Dabei entwickelt das Unternehmen selbst erfolgreich das eigene E-Mail-Marketing-Tool OpenEMM unter Open-Source-Lizenz. Der Grund: Auch bei Open Source fallen Kosten an – für den Support und bei der Implementierung. Da diese in der Praxis einen Großteil der Gesamtausgaben ausmachen, ist es nicht ratsam, nur wegen der „gesparten“ Lizenzkosten auf Open Source zu setzen, die letztlich kaum ins Gewicht fallen.
Daher sollte der Kaufpreis bei der Auswahl keine Rolle spielen. Das Augenmerk muss den Folgekosten gelten. Und die hängen von vielen Faktoren ab: der Komplexität, den Leistungen des Supports und den Lizenzbedingungen. Wer allerdings wenig Support braucht, weil er mit einer einfachen Standardinstallation beginnt, kommt mit Open Source ohne große Anfangsinvestition aus. Zudem lassen sich dank offenem Quellcode eigene Anwendungen und Modifikationen einfach und schnell entwickeln. Bei kommerzieller Software bleibt man dagegen auf Schnittstellen und die Roadmap des Anbieters angewiesen.
Fazit: Auf Anpassung achten
Kostenlose Bugfixes für spezifische Probleme, die bei Implementierung und Betrieb von Open-Source-Software entstehen, können Sie weder von den Entwicklern noch von der Community erwarten. Der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz eines Open-Source-Unternehmensportals ist daher ein professioneller Dienstleister, der bei der Planung, der Implementierung und der spezifischen Anpassung mit Rat und Tat zur Seite steht.
- Woran Sie eine unternehmenstaugliche Portallösung erkennen und wie sich der Markt gliedert, erklärt Teil 2 dieser Serie.
