Verbindlichkeiten überprüfen
Von Hans Klumbies
Unter dem amerikanischen Begriff „Accounts Payable“ sind zunächst die Kreditoren eines Unternehmens zu verstehen, im Gegensatz zu den Accounts Receivable, den Debitoren. Im weiteren Sinne meint Accounts Payable die gesamte Kreditorenprozesskette, vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsbuchung. Im speziellen Sinne versteht man darunter schließlich spezialisierte Software, die einen Großteil der Vorgänge automatisiert.
Ein erster Teilbereich von Accounts Payable ist die Dokumentenverarbeitung: Posteingang, -sichtung und sortierung. Rechnungen werden nach Bedarf gescannt und für die elektronische Weiterverarbeitung aufbereitet. Moderne Systeme können auch mit elektronischen Rechnungen umgehen.
Eine weitere Aufgabe ist der Vergleich der Rechnung mit der Lieferung: Es wird geprüft, ob der abgerechnete Leistungs- und Lieferumfang mit dem tatsächlich erbrachten Umfang übereinstimmt. Unregelmäßigkeiten werden erkannt und zur Prüfung vorgelegt. Rechnungen, für die keine Bestellung vorliegt, sowie Rechnungen, die eine Zahlungsfreigabe erfordern, werden an die betreffenden Stellen geleitet.
Schließlich gehört auch die Buchungsverfahren zu den zentralen Aufgaben von Accounts Payable: Es werden die anfallenden bzw. abzuführenden Steuerbeträge, Zölle und sonstige Abgaben ermittelt und die relevanten Daten an die Buchhaltung übermittelt. Ein Reporting sorgt zuletzt dafür, dass der Unternehmer über seine Lieferanten und seine Verbindlichkeiten stets unterrichtet ist.
Neben der reibungslosen und fehlerfreien Abwicklung dieser Vorgänge ist wichtig, dass bei allfälligen Unstimmigkeiten einzelne Transaktionen mit möglichst geringem Aufwand rekonstruiert werden können.
