Gemietete Standards geben Mittel frei
Von Sabine Philipp/Hans Klumbies
IT-Investitionen reißen oft ein riesiges Loch in das Budget. Zudem veralten Programme schnell und kosten manchmal mehr Rechnerkapazität, als Sie vielleicht haben. Es könnte für manche Unternehmen also sinnvoll sein, Software zu mieten.
Die Idee ist nicht schlecht. Bereits Ende der 1990er-Jahre kursierte sie unter dem Stichwort Application Service Providing (ASP). Allerdings wollte sich Mietsoftware lange Zeit nicht so recht durchsetzen. Ein Hindernis war die Sorge um die Datensicherheit, ein noch größeres die mangelnde Mandantenfähigkeit. Die meisten dieser Probleme sind mittlerweile behoben. Um auf Nummer sicher zu gehen, startet das Mietmodell im Vorfeld von Cloud Computing unter neuem Namen: Software as a Service (SaaS).
Application Service Provider bieten ihren Kunden die Nutzung von Anwendungen über das Internet an. Die Software wird auf den zentralen Rechnern des Anbieters zur Verfügung gestellt und dort gewartet, so dass stets die aktuellste Version verfügbar ist. Das bedeutet, dass solche Programme gar nicht mehr auf der lokalen Festplatte oder im lokalen Netzwerk installiert werden müssen; die meisten laufen unabhängig vom Betriebssystem, und oft genügt ein Standardbrowser, der Java versteht.
Leistung und Lizenzen
Wenn Sie die Software selbst erwerben, sind Sie auch dafür verantwortlich, dass es läuft. Das heißt, dass Sie die notwendige Rechnerkapazität bereitstellen müssen. Unter Umständen brauchen Sie einen zusätzlichen Administrator, der dafür sorgt, dass alles läuft, Aktualisierungen einpflegt und allfällige Migrationen plant und durchführt. Das kostet natürlich extra. Und wenn das Ganze ausfällt, können Sie nicht arbeiten. Der Umstand, dass der Kunde Administration und Pflege der Software nicht selbst übernehmen muss, zählt daher neben der meist besseren Skalierbarkeit zu den Hauptvorteilen von ASP.
Gute Software kostet schon einmal mehrere tausend Euro. Falls Sie dafür auch noch einen Kredit aufnehmen müssen, werden zusätzlich Zinsen fällig. Und weil Programme schnell veralten und regelmäßige Updates erfordern, kommen diese Ausgaben eventuell alle paar Jahre auf Sie zu. Wer die Software stattdessen nur mietet, muss nicht sofort einen Batzen Geld ausgeben, sondern bleibt liquide. ASP bindet weit weniger Mittel im Unternehmen. Natürlich ist der Service nicht umsonst zu haben. Der Bereitsteller erzielt seine Einnahmen durch zeit- oder sessionabhängige Gebühren, die er für die Nutzung berechnet – der Anwender wiederum zahlt für die Software nur so lange, wie er sie auch nutzt. Neben den Lizenzen kommen dabei diverse Servicepauschalen auf Sie zu. Dennoch sind die Ausgaben insgesamt wesentlich kalkulierbarer.
Die Internet-Kosten spielen in Zeiten von Flatrate-Kampfpreisen sicher eine untergeordnete Rolle. Dafür ist die Art des Zugangs umso wichtiger. Wenn Sie in Ihrer Region keinen Breitbandanschluss bekommen, hat die Sache wenig Sinn.
Sicherheit durch Kompetenz
Machen wir uns nichts vor: Sie geben dem Anbieter viele Daten preis. Es stellt sich also die Frage, ob die überhaupt bei ihm sicher sind. Mit dem ASP-Sicherheitsleitfaden des Bundesverbands Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) bekommen Sie eine Checkliste in die Hand, mit der Sie und der Anbieter systematisch die Sicherheitsaspekte analysieren können.
Von der Rechtsseite her betrachtet ist es aber häufig nicht das Schlechteste, wenn Sie eine Firma mit der Sicherheit beauftragen. Vor allem dann, wenn Sie selbst nicht allzu firm in der Materie sind. Denn wenn vertrauliche Kundendaten in falsche Hände geraten oder Viren den Rechner kapern und Kundenrechner infizieren, kann das teuer werden. Spezialisierte Firmen dagegen können sich Tag und Nacht um die Sicherheit kümmern, von der Zugangskontrolle bis zum Backup – und zwar auch in der Ferienzeit, wenn Ihr Administrator in Urlaub ist. Ein ordentlicher Anbieter macht das in der Regel besser als Sie es im Unternehmen je könnten.
Allerdings ist das Outsourcing kein Persilschein. Sie sollten zumindest auf die grundlegendsten Sicherheitsmaßnahmen Wert legen und z.B. keine kostenlosen Bildschirmschoner auf den Firmenrechner laden, keine unverlangten E-Mail-Anhänge öffnen etc.
Fazit: Standards als Module
Ob und in welcher Form sich Mietsoftware für Ihr Unternehmen und die spezielle Enterprise Architecture lohnt, findet online der ASPomat bei BITKOM heraus, wo man die ASP-Idee im Prinzip positiv einschätzt. Typische Beispiele, bei denen sich ASP rentiert, sind Firmen, die Angestellte im Homeoffice beschäftigen. Hier sind die Vorteile relativ klar: Das Programm und die Daten liegen auf einem zentralen Rechner, auf den man weltweit zugreifen kann.
Aber auch bei schwankenden Mitarbeiterzahlen ist ASP oft eine gute Lösung, denn Sie können schnell und flexibel reagieren. Flexibel sind Sie auch softwaretechnisch, falls sich mal ein Parameter ändert. Zudem können Sie schneller von Innovationen profitieren und sind immer auf dem neuesten Stand. Das dürfte sich u.a. für diejenigen lohnen, die von ständigen Gesetzesänderungen betroffen sind wie z.B. Steuerberater.
Finanziell rechnen sich Mietlösungen aber nur bei Standardanwendungen, die von vielen Firmen benötigt werden, wie z.B. bei der Lohnabrechnung. Wenn Sie Maßarbeit wollen, müssen Sie mehr zahlen. Wie überall.
