Rechnungen müssen 10 Jahre lesbar bleiben
Von Sabine Wagner
Anfang des Jahres stoßen Unternehmen regelmäßig auf den Kalendereintrag „Ablauf der Aufbewahrungsfrist auf Wiedervorlage“. Es ist dann an der Zeit, abgelaufene Dokumente auszumisten: Alle Jahresabschlüsse, Inventare und Buchungsbelege, die am vergangenen 31. Dezember zehn Jahre lang aufbewahrt wurden, können jetzt grundsätzlich professionell vernichtet werden. Das gilt ebenso für alle empfangenen und abgesandten Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind und die zum Stichtag sechs Jahre aufbewahrt worden sind.
Jüngere Dokumente unterliegen weiterhin der Aufbewahrungspflicht, und zwar auch dann, wenn die Verantwortlichen im Unternehmen elektronische Dokumente archivieren.
Aufbewahrungsregeln für elektronische Unterlagen
Generell sind während der jeweiligen Aufbewahrungszeit die folgenden Aufbewahrungsregeln zu beachten:
Alle Jahresabschlüsse sind grundsätzlich in Papierform aufzubewahren.
Bei Buchungsbelegen genügt die digitale Form; hier ist allerdings wichtig, dass die Belege während der Aufbewahrungszeit jederzeit lesbar gemacht und auf Verlangen in ausgedruckter Form vorgelegt werden können.
Elektronisch erstellte Unterlagen wie z.B. Ausgangsrechnungen sind elektronisch in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren. Elektronisch empfangene Daten wie z.B. Eingangsrechnungen müssen auch elektronisch aufbewahrt werden: in Bilddateiformaten wie z.B. TIFF oder PDF.
Unterlagen in maschinell auswertbarer Form (z.B. CSV-Dateien) müssen in dieser Form bleiben. Achtung: Ein Ausdruck von E-Mails genügt nicht! Elektronisch übermittelte Kontoauszüge von Banken sind ebenfalls elektronisch aufzubewahren. Auch hier ist Vorsicht geboten, denn die Übernahme in eine Banking- oder Buchhaltungssoftware oder der Ausdruck der Auszüge auf Papier reicht nicht.
Fazit: Das Finanzamt zählt mit
Fehler bei der Archivierung sollte man nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn die Folgen können für Unternehmen aus dem Mittelstand unternehmenskritisch werden. Bei Verletzung der Aufbewahrungsregeln gilt nämlich die Buchführung nicht ordnungsgemäß erbracht und das Finanzamt kann den Gewinn zum Nachteil des Unternehmens schätzen.
