Kennzahlen müssen jederzeit schnell kalkulierbar sein
Von Oliver Jendro
Kosten senken, Gewinne steigern, Märkte analysieren – dazu braucht es die Analyse von konkreten Daten, die unmittelbar aus dem Unternehmen stammen. Mit Business Intelligence liefert die Informationstechnologie dem Management kaufmännisch ausgerichtete Hilfen und ermöglicht realistische Prognosen.
Business Intelligence klingt für viele wie ein Marketing-Modewort, wie SOA, SaaS oder Green IT. Dabei gibt es BI schon in fast jedem Unternehmen. Nur sagen die meisten Mittelständler nicht Business Intelligence dazu, sondern Berichtswesen, Geschäftsanalytik, Management-Informationssystem oder Kennzahlenanalyse. Business Intelligence ist aber kein alter Wein in neuen Schläuchen. Der Begriff beschreibt eine Strategie, wie eine erfolgreiche Unternehmensanalyse mit IT-Unterstützung realisiert werden kann. BI bedeutet die Sammlung unternehmensrelevanter Daten und sorgt dafür, dass sie schnellstmöglich aufbereitet und verbreitet werden – und dass die Kennzahlen ein Höchstmaß an Qualität aufweisen.
Komplexe BI-Systeme, wie sie beispielsweise im Banking-Bereich eingesetzt werden, beschäftigen ganze Abteilungen und Rechenzentren. Die einfachste Form der BI-Unternehmensanalyse wird hingegen mithilfe einer Tabellenkalkulation gemacht – meist als Excel-Tabelle.
Mit Excel beginnt es
Eine Umfrage des BARC-Instituts unter mittelständischen Unternehmen ergab: Über 80 % der Mittelständler nutzen Excel für die Erstellung von Analysen und Reports. Somit ist die Software das populärste BI-Werkzeug überhaupt.
Aber Excel hat seine Grenzen. Besonders bei der automatischen Datenerfassung aus unterschiedlichen Quellen muss es passen. Hier ist in der Praxis Handarbeit gefragt. Erfahrungsgemäß hat der manuelle Datenübertrag eine hohe Fehlerquote. Zudem entstehen durch den Wildwuchs der Excel-Tabellen im Unternehmen uneinheitliche Analysen.
Solche „unsauberen“ Analysepraktiken sind dann die Grundlage vieler Fehlentscheidungen. Daher ist die Etablierung eines Business-Intelligence-Systems kein Luxus. Es ist eine Frage der Wettbewerbsfähigkeit.
Teil 1 ist harmlos. Business Intelligence kennt jeder Unternehmer, vielleicht nur unter anderem Namen. Teil 2 sagt, welche Fortschritte IT bei der Kennzahlenanalyse macht. Teil 3 wird handfest: Welche BI-Anbieter es gibt, was sinnvoll ist und womit Sie rechnen müssen.
Instrumente für die Steuerung
Das Wort von der Business Intelligence setzte der Gartner-Analyst Howard Dresner 1989 in die Welt. Die Problemstellung ist aber weit älter. Seit den Anfängen der Informationstechnologie versuchen Forscher und Unternehmen, die immer größer werdende Datenmenge in nutzbare Informationen zu wandeln. Business Intelligence wurde erst durch statistische Grundlagen, Datenbanktechnologien und die gesteigerte Speicher- und Rechenleistung der IT-Systeme möglich.
Kein KMU-Kredit wird heute ohne Business Intelligence vergeben. Jede Bank nutzt für das Rating des Kunden ein Business-Intelligence-System, das die Kreditwürdigkeit ermittelt. Der Unternehmer kann im Gegenzug ebenfalls durch BI seine Finanzierungschancen steigern: durch klare, konsistente Reports und Kennzahlen, die ein solches System liefer.
Aufgrund der Datenmenge und der immer schnelleren Produkt- und Marktzyklen ist eine Unternehmensanalyse ohne IT kaum mehr denkbar. Wer sein Geschäft ohne Business Intelligence führt, lenkt mit verbundenen Augen, wie ein Kapitän, der sein Schiff ohne Radar, Kompass und Karte steuert. Vielleicht kommt man sogar ans Ziel. Aber die Konkurrenz, die moderne Hilfsmittel nutzt, ist garantiert schneller da.
Supermärkte wissen z.B. dank BI schon Anfang September ganz genau, welche Produkte Sie für die Weihnachtszeit in welcher Stückzahl vorbestellen müssen und wann es sich rechnet, Flächen für Nikoläuse frei zu räumen. So sorgt Business Intelligence für einen höheren Gewinn, allein durch die Analyse der Daten, die bereits im Unternehmen vorhandenen sind.
Informationen nutzbar machen
Business Intelligence betrachtet man am besten als einen Datenverarbeitungsprozess, der konkrete Ergebnisse auswirft. Das lässt sich mit der Produktion eines komplexen Produkts vergleichen: Am Ende eines langen Produktionsverlaufs erhält der Anwender Kennzahlen, meist aufbereitet Grafiken, Tabellen und Balken. Am Anfang steht jedoch der Rohstoff – die Daten des Unternehmens. Diese müssen gesammelt, gespeichert und zur Weiterverarbeitung aufbereitet werden.
Der ETL-Prozess ist die kritische Phase. Sie entscheidet maßgeblich über die Qualtität der Daten – und der Analysen.
In der Realität kommen die Unternehmensdaten nicht aus einer Quelle – sondern aus verschiedenen Anwendungen, von verteilten Standorten und in unterschiedlicher Beschaffenheit. Sie kommen aus Excel-Tabellen, gescannten Lieferscheinen, aus Archiven oder Datenbanken jeglicher Form. Alle relevanten Daten müssen daher zuerst zusammengeführt, bereinigt und standardisiert werden. Das heißt, dass die wichtigsten Informationen z.B. eines Lieferscheins extrahiert werden müssen, genauso wie aus der Excel-Tabelle, die beispielsweise die Vertriebsumsätze der Mitarbeiter enthält. Oder die ERP-Daten aus einer SAP-Umgebung.
Dieser zentrale Vorgang erfolgt meist automatisch mittels einer spezialisierten ETL-Anwendung. Die konsolidierten Informationen landen dann in einem Data Warehouse, dem Grundstock jeder Business-Intelligence-Anwendung.
Fazit: Firmendaten in den Griff kriegen
BI-Systeme helfen – meist voll automatisiert – aus verteilten und unterschiedlichen Unternehmens-, Markt- und Wettbewerbsdaten einen Report mit Zahlen und Grafiken zu erstellen. BI kann wie ein Cockpit fürs Unternehmen sein: Es zeigt an, ob der Motor rund läuft, wann geschaltet werden muss und ob alle Indikatoren noch im grünen Bereich sind. Nur so können Unternehmenslenker auch wirklich den Betrieb in die richtige Richtung steuern.
- Welche Möglichkeiten BI bietet, mit den ETL-konsolidierten Daten umzugehen, erklärt Teil 2 dieser Serie. Teil 3 skizziert dann den Anbietermarkt und sagt, was bei der Wahl der Software zu bedenken ist.
