Beschaffung verbessern: Warum der IT-Einkauf oft besser laufen könnte

In den meisten Unternehmen ist die IT-Beschaffung eher eine lästige Pflicht. Entsprechend sonderbar ist sie dann organisiert. Dabei hätten Entscheider hier eine Menge Spiel­raum. Axel Oppermann sagt, wo es hakt, und gibt zehn strategische Tipps, wie man sich darauf konzentriert, das Richtige zu kaufen.

Dieser Beitrag ist mehr als 8 Jahre alt.
© lenetsnikolai, Fotolia
Bild: © lenetsnikolai, Fotolia

Der IT-Einkauf wird zu oft unterschätzt

Von Axel Oppermann, Buying|Butler

Das Thema IT-Beschaffung bzw. der Einkauf von digitalen Gütern und Dienstleistungen wird in vielen Unternehmen nach wie vor eher stiefmütterlich behandelt. Gleichzeitig sind viele Unternehmen mit ihren derzeitigen Prozessen nicht zufrieden. Und zwar zu Recht. Die Strategie, an erster Stelle den günstigsten Angebotspreis zu finden, verspricht einen nur kurzfristigen Erfolg. Unternehmen müssen stärker bemüht sein, „das Richtige“ zu kaufen, um langfristig erfolgreich zu bleiben.

Zu klein gedacht, zu wenig Zusammenarbeit

Zu häufig ist es noch eine zentrale Stelle im Unternehmen, die Hardware, Software und IT-Leistungen beschafft. Neben einem eigenständigen Beschaffungscontrolling haben nur wenige Unternehmen dezidierte Beschaffungswege und standardisierte Prozesse in ihren IT-Abteilungen. Und auch nur wenige verstehen den Einkauf als strategisch wichtigen Leistungsbereich und richten ihre Prozesse entsprechend darauf aus.

Auch Buying-Center-Strukturen, die eine engere Zusammenarbeit zwischen Fachleuten und Entscheidungsträgern aus unterschiedlichen Abteilungen ermöglichen, stehen längst nicht in allen Unternehmen auf der Tagesordnung. Zwar werden spezialisierte Einkäufer immer stärker in wichtige Aufgaben wie die Informationssuche, die Preisverhandlung oder das Abwägen von Alternativen eingebunden; Aufgaben, bei denen es ums „Eingemachte“ geht, werden ihnen jedoch oft vorenthalten. Allzu gerne hält man bei der Auswahl von Lieferanten oder der Ausarbeitung von Vertragsspezifikationen an bewährten – strikt nach Fachkompetenzen getrennten – Entscheidungsmustern fest.

Das Richtige beschaffen – 10 Ratschläge aus Erfahrung

Im IT-Beschaffungswesen gibt es meist noch eine ganze Menge Spielraum, was den Unternehmen aber meist gar nicht bewusst ist. Die folgende Empfehlungen begleiten Sie auf dem Weg zur Optimierung:

  1. Zielvorgaben für Einkäufer, die sich nur an möglichst niedrigen Angebotskonditionen orientieren, sind kontraproduktiv. Zielvorgaben müssen sich verstärkt an den Budgets und am finanziellen Gesamtvolumen auf Projektebene beziehen. Preisvergleiche können Dienstleister erbringen; der Einkauf behält das große Ganze im Blick.
  2. Gemeinsame Zielvorgaben, ein regelmäßiger Austausch und eine klare Arbeitsteilung zwischen Einkauf und Fachabteilung bilden die Eckpfeiler eines modernen IT-Beschaffungswesens.
  3. Unternehmen bauen mit einem auf langfristige Ziele ausgerichteten Management sowie einer sukzessiven Entwicklung des Lieferantenportfolios nachhaltige Prozesse auf. Wichtig dafür sind:
    1. ein regelmäßiger Abgleich der eigenen Bedarfe mit dem Marktangebot,
    2. kaufmännische Schulungen zu den Themen Lizenz-, Vertrags- und Service-Level-Management,
    3. ein aktives Erfolgsmonitoring und
    4. die Berücksichtigung der strategischen Bedeutung des Lieferanten bei der Vergabe von Aufträgen.
  4. Angebotsbenchmarks schaffen eine Verhandlungsbasis und helfen, den besten Lieferanten für eine Lösung zu finden.
  5. Es sind unterschiedliche Kompetenzen gefragt, um das Ziel zu erreichen. Unternehmen müssen dazu den Kreis der Entscheider erweitern.
  6. In modernen Organisationen geht es heute verstärkt darum, unterschiedliche Interessen zu verhandeln und Konflikte zu lösen. Die sozialen und kommunikativen Fähigkeiten eines IT-Einkäufers werden dazu immer wichtiger.
  7. Beim IT-Einkäufer laufen alle Fäden zusammen. Deshalb benötigt er besondere Kompetenzen und persönliche Fähigkeiten. Attraktiv gestaltete Stellenangebote helfen, den richtigen Mann oder die richtige Frau für diese Aufgabe zu gewinnen.
  8. IT-Einkauf ist Teamwork. Dies gelingt nur, wenn Unternehmen die Grenzen elitärer Käuferkreise in den IT-Abteilungen öffnen.
  9. Externe Unterstützung kann dabei helfen, komplexere Projekte abzuwickeln oder interne Strukturen für ein spezialisiertes IT-Beschaffungswesen aufzubauen.
  10. Eine fundierte Beschaffungsstrategie für IT-Leistungen ist das A und O – ebenso die richtige Vorbereitung auf organisationaler Ebene.
Axel Oppermann 2013.jpg

Axel Oppermann ist IT-Berater und Gründer des Analystenhauses Avispador. Dort ist aus dem Bedarf heraus der Dienst Buying|Butler entstanden, ein Service zur betreuten Beschaffung von IT und digitalen Gütern, der Unternehmen bei voller Kontrolle über den Einkaufsprozess einen schnellen Kostenvergleich und Zugang zu relevanten alternativen Lieferanten und Dienstleistern liefert. Der Service ist in der Regel kostenlos, unverbindlich und mit unmittelbar klar erkennbaren Vorteilen verbunden. Buying|Butler ist ein kurzfristig einsetzbares, operatives Hilfsmittel, um zeitbezogene Einkaufsziele zu realisieren.

Axel Oppermann, Buying|Butler, Avispador GmbH, Miramstraße 74, Im Hagen Park – Gebäude 8, 34123 Kassel, Tel.: 0800-3216842, buyingbutler@avispador.de, www.buyingbutler.de

Fazit: Herausfinden, was möglich ist!

Verantwortliche aus IT-Abteilung und Einkauf müssen mehr als bemüht sein, „das Richtige“ zu kaufen, um langfristig erfolgreich zu bleiben und so Nutzen aus der Investition zu ziehen. Letztlich hängt der Erfolg einer neuen IT-Lösung auch maßgeblich davon ab, wie gut sie im Unternehmen angenommen wird.

Dennoch gilt es, die Preise für Services, etwa bei einem Migrationsprojekt, kritisch zu vergleichen. So haben viele Integratoren ihr Geschäftsmodell weiterentwickelt: Sie setzen auf Automatisierung, Standardisierung und den Einsatz von Intellectual Property. Dadurch werden sehr oft Skaleneffekte erzielt, die nicht an die Kunden in angemessener Weise weitergegeben werden. Preise vergleichen!, sollte es auch bei der Beschaffung von Software heißen, insbesondere bei einem klassischen Nachkauf. Hier können Sie durch professionelle Vergleiche enorme Effekte erzielen, wenn die Marktanforderungen bzw. Marktgegebenheiten bekannt sind.

Nützliche Links