Ohne Risiko durch die Lizenzprüfung
Von Axel Oppermann, Buying|Butler
Fast 25 % der Software in Deutschland ist nicht ausreichend lizenziert. Weltweit sind es sogar mehr als 40 %. Laut Business Software Alliance ergeben sich dadurch jährlich „Schäden“ von 63,5 Mrd. US$. Man kann diesen Zahlen glauben, man muss es aber nicht. So oder so: Die Konsequenz daraus – bzw. gelebte Realität – ist, dass die großen Hersteller das Thema Audit und Lizenzplausibilisierung forcieren. Viele haben zum Beispiel vor, in den kommenden Jahren eine Auditierung pro Vertragslaufzeit durchzuführen. Mittelständische Unternehmen müssen also quasi jederzeit mit der Überprüfung ihrer Softwarelizenzen rechnen.
Audit mit Strafzahlung und Rechtsfolgen
Mit der Unterzeichnung eines Volumenlizenzvertrags verpflichten sich Unternehmen, ihre Lizenznutzung und ihren Lizenzbestand ordnungsgemäß und tagesaktuell belegen zu können. Nicht wenigen IT-Verantwortlichen steht trotzdem der kalte Schweiß auf der Stirn, sobald Hersteller wie Microsoft eine Plausibilisierung oder ein Software-Audit ankündigen. Grund dafür ist besonders die Angst vor unabsehbaren Nachzahlungen – und das zu Recht. In vielen Fällen fehlt schlicht der Überblick über die Softwarepakete und Software-Updates, die im Unternehmen im Einsatz sind. Damit einher geht das Risiko einer Unterlizenzierung.
Dabei können IT-Leiter, CIOs und Geschäftsführer im Mittelstand das Risiko plötzlicher, nicht kalkulierbarer Ausgaben durch fehlerhafte Lizenzen, Strafzahlungen und mögliche rechtliche Schritte gegen die verantwortliche Unternehmensleitung umgehen – und gleichzeitig ihr IT-Budget schonen. Ein probates Mittel zur Optimierung ist ein aktives Lizenzmanagement der tatsächlichen Bedarfe und unter Umständen der Einsatz gebrauchter Software.
Fünf Faustregeln für gebrauchte Software
Unternehmen, die sich beim Einsatz gebrauchter Software an die folgenden Grundsätze halten, kommen sicher durch die Auditierung.
Lizenzunterlagen parat halten
Software ist geistiges Eigentum des Herstellers. Wer sie nutzt, muss laut Urheberrecht beweisen können, das er das auch darf. Dies gilt auch beim Einsatz gebrauchter Software. Damit Unternehmen bei einem unerwarteten Audit bestehen können, ist es daher besonders wichtig, bereits beim Kauf alle wichtigen Dokumente einzufordern, die die Rechtmäßigkeit der Softwarelizenzen bestätigen.
Sowohl der BGH als auch der EuGH haben an den Kauf gebrauchter Software eindeutige Mindestanforderungen aufgestellt. Dazu gehört unter allen Umständen die Offenlegung der lückenlosen Lizenzrechtekette bis zum Erstlizenznehmer:
- die namentliche Nennung aller vorhergehenden Inhaber der Softwarelizenz,
- die Offenlegung der zugrundeliegenden Vertragsnummern des Volumenlizenzvertrages,
- die Deinstallationserklärungen aller Vorbesitzer der Software,
- der Herkunftsnachweis, dass die Softwarelizenzen in der EU oder der Schweiz erstmalig in Verkehr gebracht bzw. in Übereinstimmung mit den Regelungen des Volumenvertrages an ein Unternehmen in der EU übertragen wurden, sowie
- die Bestätigung, dass keine Rechte Dritter an der Software bestehen.
Lizenzbilanz führen
Eine regelmäßige Lizenzbilanz vermindert nicht nur die Gefahr einer Unterlizenzierung, sondern führt oft zu Optimierungen: Wer seine Lizenzbestände im Griff hat, kann beispielsweise nicht mehr genutzte Produkte aus dem Inventar entfernen oder überschüssige Lizenzen an Gebrauchtsoftwarehändler abtreten – und damit nebenbei sein IT-Budget aufstocken.
Im Gegenzug sind Gebrauchtsoftwarehändler gute Ratgeber, wenn es darum geht, kostengünstig Lizenzbestände zu optimieren. Wer bei voller Kontrolle über den Einkaufsprozess einen Kostenvergleich und Zugang zu relevanten alternativen Lieferanten und Dienstleistern erhalten möchte, wendet sich an Dienste wie Buying|Butler, einen Service zur betreuten Beschaffung von IT und digitalen Gütern.
Axel Oppermann ist IT-Berater und Gründer des Analystenhauses Avispador. Dort ist aus dem Bedarf heraus der Dienst Buying|Butler entstanden, ein Service zur betreuten Beschaffung von IT und digitalen Gütern, der Unternehmen bei voller Kontrolle über den Einkaufsprozess einen schnellen Kostenvergleich und Zugang zu relevanten alternativen Lieferanten und Dienstleistern liefert. Der Service ist in der Regel kostenlos, unverbindlich und mit unmittelbar klar erkennbaren Vorteilen verbunden. Buying|Butler ist ein kurzfristig einsetzbares, operatives Hilfsmittel, um zeitbezogene Einkaufsziele zu realisieren.
Axel Oppermann, Buying|Butler, Avispador GmbH, Miramstraße 74, Im Hagen Park – Gebäude 8, 34123 Kassel, Tel.: 0800-3216842, buyingbutler@avispador.de, www.buyingbutler.de
Lizenzschnäppchen meiden
Dass Software auch aus zweiter Hand nicht zu einem Bruchteil des Originalpreises legal zu haben ist, dürfte jedem IT-Administrator klar sein – eBay-Schnäppchen, die nur aus einem Produkt-Key bestehen, oder Education-Software aus Übersee fallen bei der Auditierung sofort durch. Auch einige vermeintlich seriöse Gebrauchtsoftwarehändler liefern ihren Kunden lediglich ein „Scheinrecht“ in der Rechtekette. Falls ein Händler Datenschutzgründe vorschiebt, damit er die Herkunft von Softwarelizenzen nicht gleich beim Kauf preisgeben muss, ist gesunde Skepsis der beste Ratgeber.
Nicht blenden lassen
TÜV-Siegel und irgendwelche Testate sind ohne offengelegten Lizenztransfernachweis im Falle einer Auditierung nicht zwingend aussagekräftig und damit fehl am Platz. Sie suggerieren lediglich Sicherheit, die letztlich nicht erbracht wird. So ist exemplarisch laut BGH-Urteil vom 17. Juli 2013 (Az. I ZR 129/08) der Einsatz von Notartestaten nicht ausreichend. Prüfer lassen sich davon regelmäßig nicht beeindrucken.
Mit dem Prüfer kooperieren
Wenn ein Unternehmen die für die Auditierung angeforderten Informationen nicht besitzt und dadurch den Eindruck vermittelt, es wolle sie zurückhalten, macht es damit den Prüfer misstrauisch. Wer dagegen alle Dokumente zur Hand hat und zudem signalisiert, dass er mit dem Prüfer gemeinsam und offen auf Augenhöhe zusammenarbeiten wird, kann den weiteren Verlauf einer Überprüfung positiv beeinflussen. Dazu gehört auch der Ausgleich von entdeckten Unterlizenzierungen – beispielsweise mit gebrauchter Software.
Fazit: Gebrauchtsoftware prüfsicher einkaufen
Auditsicher arbeiten Anbieter wie die Preo Software AG. Diese berät bei der Nachlizenzierung und bietet außerdem das Safe3-System, ein einzigartiges, von Herstellern akzeptiertes Sicherheitssystem. Es umfasst die lückenlose Rechtekette aller erworbenen Produkte (und zwar zum Zeitpunkt des Ankaufs), zweitens sämtliche rechtlich geforderten Voraussetzungen für einen einwandfreien Transfer (geprüft durch die interne Rechtsabteilung) und drittens die Versicherung gegen jegliche Transferfehler bis zu einer Summe von 10 Mio. Euro pro Übertragung.
Wer nicht mehr benötigte Software-Lizenzen lieber online verkaufen oder gebrauchte Lizenzen preiswert und rechtssicher kaufen möchte, ist bei der Online-Börse li-x.com in guten Händen. Ein vorgeschalteter Clearing-Prozess und die Dokumentation der Rechtekette sorgen auch hier für Transparenz und Rechtssicherheit. In jedem Fall lohnt sich ein Preis- und Angebotsvergleich über den Buying|Butler-Service des Beratungs- und Analystenhaus Avispador.
