Zukunftsfähige IT erfordert systematisches Vorgehen
Von Axel Oppermann, Buying|Butler
IT und die Ansprüche der Anwender haben sich kräftig gewandelt. Im Blickpunkt stehen neben Qualität und Kosteneffizienz die Forderungen nach mehr Dynamik, Service- und Anwenderorientierung. Hierzu zählt auch eine bedarfsgerechte und agile Versorgung der Mitarbeiter mit Software. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn die Bereitstellung über den gesamten Lebenszyklus einer Software bedacht wird.
Zu diesem Zyklus gehören neben der Planung insbesondere auch die Bereiche Beschaffung, Verwaltung und Ausmusterung. Mit der Ausrichtung auf Produktlebenszyklusmodelle und Software-Asset-Management-Konzepte können Anwenderunternehmen ihre Softwareaufwendungen erheblich reduzieren und somit auch Wettbewerbsvorteile erzielen. Voraussetzung hierfür sind die Schaffung von internen Prozessen und die Bestimmung von Verantwortungsträgern im Unternehmen. In Verbindung mit der Auswahl externer Dienstleister führt dieser Ansatz zu einer rechtssicheren und wirtschaftlichen Nutzung von Software.
Zu einem ganzheitlichen Ansatz zählen neben dem SAM-Aktivitäten auch die Disziplinen Applikationskonsolidierung und Optimierung der Infrastruktur. Durch diesen integrierten Ansatz gelingt es IT-Verantwortlichen, eine langfristige IT-Strategie zu planen und im Tagesgeschäft für eine optimierte Umsetzung zu sorgen.
Im Rahmen eines nachhaltigen und ganzheitlichen Software Asset Managements empfiehlt sich sowohl eine Ist-Analyse (Infrastrukturanalyse) als auch eine Bedarfsplanung. Insbesondere die zukünftigen Softwarebedarfe werden oft nicht umfassend ermittelt. Dabei ist gerade dieser Schritt von strategischer Bedeutung – nur Unternehmen, die wissen, welche Software die einzelnen Geschäftsbereiche in den kommenden Jahren benötigen, können auf Basis ihrer Softwareinventare eine Beschaffungsstrategie aufsetzen.
In vier Schritten zum Asset Software Management
Folgende Schritte und Aktivitäten sollten umgesetzt werden:
Bestimmung von Mitarbeitern und Verantwortlichkeiten
SAM-Projekte stehen und fallen mit den Qualifikationen, strategischen Kompetenzen und Befugnissen der beauftragten Mitarbeiter.
Zu den Qualifikationen zählen insbesondere Kenntnisse über die Lizenzmodelle der Top-Softwarelieferanten des Unternehmens. Strategische Kompetenzen bezeichnen die Fähigkeit, das individuelle Talent und Know-how für die Durchführung der strategisch geforderten Tätigkeiten einzusetzen. Hierzu zählen Durchsetzungsvermögen, Empathie und fokussierte Organisation.
Es zeigt sich jedoch, dass diese Fähigkeiten nur mit den ausreichenden Befugnissen zur Geltung kommen. Gemeint ist ein Direktionsrecht gegenüber Mitarbeitern anderer Abteilungen oder internationaler Niederlassungen. So ist es unabdingbar, dass der SAM-Manager die benötigten Informationen zeitnah aus den Geschäftsbereichen erhält. Je nach Größe und Organisationsform des Unternehmens bietet sich die Einrichtung einer Stabsstelle – exemplarisch im Bereich „Revision“ – an. Durch diese neutrale Positionierung des Lizenzmanagers kann ein unabhängiges Management und Controlling der Prozesse erfolgen. Die operative Umsetzung erfolgt im Team.
Teil 1 klärt die Bedingungen und erläutert die vier wichtigsten Schritte. Teil 2 geht genauer auf die Problematik der Softwarelizenzen ein und sagt, wo SAM am meisten spart. Ein Extrabeitrag sieht sich an, wie externe Dienstleister bei der Lizenzoptimierung behilflich sind.
Finanzielles Sponsoring des Managements
Das Management ist dafür verantwortlich, dass die Softwarelizenzierung im Unternehmen einwandfrei ist. Das Thema Compliance ist daher der persönliche und ausschlaggebende Treiber für die Unterstützung durch IT-Leiter und Geschäftsführer. Einsparungen durch Vertragskonsolidierung und Beschaffung nach Bedarf sind die unternehmerischen Ziele.
Ohne eine klare Stellungnahme und Positionierung des Managements zum Thema Software Asset Management wird eine erfolgreiche Umsetzung stark erschwert. Nur wenn die beauftragten Mitarbeiter die Rückendeckung des Managements erhalten, schaffen sie es, sich innerhalb der Organisation durchzusetzen. Aus diesem Grund ist eine unterstützende und begleitende „Selbstbindung“ (Self Commitment) an das Thema Software Asset Management angebracht. Diese Selbstbindung zeigt allen Beteiligten, dass die Absicht, entsprechende Handlung durchzuführen, wirklich besteht. Hierzu zählt auch die Positionierung der SAM-Manager innerhalb des Unternehmens.
Bereitstellung von ausreichenden Budgets
Software Asset Management ist in der Initialphase mit finanziellen Aufwendungen bzw. monetären Abflüssen verbunden. Der Nutzen entsteht erst über die verbesserten Prozesse und konsolidierten Strukturen. Aus diesem Grund müssen ausreichend Budgets bereitgestellt werden. Diese umfassen Aufwendungen für die Mitarbeiter, etwaige externe Beratungsleitungen und die Implementierung von Technik (SAM-Tools).
Axel Oppermann ist IT-Berater und Gründer des Analystenhauses Avispador. Dort ist aus dem Bedarf heraus der Dienst Buying|Butler entstanden, ein Service zur betreuten Beschaffung von IT und digitalen Gütern, der Unternehmen bei voller Kontrolle über den Einkaufsprozess einen schnellen Kostenvergleich und Zugang zu relevanten alternativen Lieferanten und Dienstleistern liefert. Der Service ist in der Regel kostenlos, unverbindlich und mit unmittelbar klar erkennbaren Vorteilen verbunden. Buying|Butler ist ein kurzfristig einsetzbares, operatives Hilfsmittel, um zeitbezogene Einkaufsziele zu realisieren.
Axel Oppermann, Buying|Butler, Avispador GmbH, Miramstraße 74, Im Hagen Park – Gebäude 8, 34123 Kassel, Tel.: 0800-3216842, buyingbutler@avispador.de, www.buyingbutler.de
Operative, taktische und strategische Planung
Sind diese Punkte geklärt, gilt es, sowohl operative und taktische als auch strategische Szenarien zu planen.
Zu den operativen Tätigkeiten gehört vor allem das zeitnahe und umfassende Sammeln von Daten über die installierte und beschaffte Software. Zu den taktischen Planungen zählt neben der Auswahl eines Dienstleisters insbesondere die Bewertung der Vertrags- und Beschaffungsoptionen. Die strategische Planung bezieht sich auf die zukünftige Struktur des Unternehmens und die damit verbunden Softwareanforderungen und -bedarfe.
- Teil 2 dieser Serie untersucht genauer, wo ein Software Asset Management erforderlich ist und Kosten spart. Dabei geht es u.a. um ein gezieltes Lizenzmanagement.
