Über den Daumen verwaltet kommt zu teuer
Von Axel Oppermann, Buying|Butler
Das Bereitstellen von IT-Kapazitäten – hierzu zählt auch die Software – gehört zu den erfolgskritischen Faktoren eines Unternehmens. Störungen bei IT-Systemen wirken sich nicht nur auf das eigene Unternehmen negativ aus, sondern beeinträchtigen in hohem Maße auch die Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern. Fällt die IT einmal aus, kommt es nicht selten zu rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen. Kurz gesagt: Ohne Software funktioniert im Unternehmen und im gesamten Wirtschaftssystem nichts mehr.
Darum wird ein enormer Aufwand in den Bereichen Stabilität und Funktionalität betrieben; man versucht, das wirtschaftliche Maximum mit einem Höchstmaß an Verfügbarkeit und Laufsicherheit zu erzielen. Ganz anders sieht es jedoch beim Management und in der Verwaltung der einzelnen Softwareprodukte bzw. Lizenzen aus. Auf diesem erfolgskritischen Feld ist häufig Misswirtschaft anzutreffen.
Überflüssige Lizenzen einsparen
Die Organisation, das Management und die Weiterentwicklung der Softwarestruktur und der Lizenzbestände stehen bedauerlicherweise für die meisten Unternehmen nicht im Mittelpunkt ihrer IT-Strategie. Das ist ein schwerwiegender Fehler, denn die Fehleinschätzung der Lizenzthematik kann hohe finanzielle Einbußen zur Folge haben.
Ein Grund für die nachrangige Behandlung des Themas liegt z.B. darin, dass die Frage nach den „tatsächlichen“ momentanen und zukünftigen Lizenzbedarfen für viele Unternehmensverantwortliche schwer zu beantworten ist. Andere verzichten auf ein aktives Lizenzmanagement, da sie insgeheim von einer Unterlizenzierung ausgehen. Dabei ist häufig eher das Gegenteil der Fall: In 25 bis 35 % der Unternehmen liegt eine nicht bedarfsgerechte Lizenzierung bzw. eine Überlizenzierung vor. Diese fehlerhafte Allokation vermeidet man durch ein strategisches Lizenzmanagement, das alle Aktivitäten umfasst, die dazu dienen, den Softwarebestand eines Unternehmens über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen.
Teil 1 klärt die Bedingungen und erläutert die vier wichtigsten Schritte. Teil 2 geht genauer auf die Problematik der Softwarelizenzen ein und sagt, wo SAM am meisten spart. Ein Extrabeitrag sieht sich an, wie externe Dienstleister bei der Lizenzoptimierung behilflich sind.
Umfassend und strategisch herangehen
Häufig sind weder die Vorteile von Lizenzmanagementlösungen und -konzepten noch die unterschiedlichen Bedarfe innerhalb des Lifecycles einer Softwarelösung bekannt. Dabei liegt gerade in der strategischen Herangehensweise an das Thema Lizenzmanagement ein enormes Potenzial zur Optimierung der Kostenstrukturen.
Erreicht wird dies in der Regel mit einem Stufenmodell. Neben der Erfassung der installierten Software und der vorhandenen Lizenzen ist in diesem Modell insbesondere die Compliance-Prüfung ein wichtiges Element. Hier wird überprüft, ob der technische mit dem kaufmännischen Bestand identisch ist. Hinzu kommen u.a. Bedarfsplanung und Beschaffungskonzepte. Ein Vertragsmanagement, das die Besitzverhältnisse und/oder vertragsrechtliche Determinanten erfasst, vervollständigt das Organisationsinstrument.
Abteilungsübergreifende Lizenzkonzepte
Doch bevor verborgene Reserven freigesetzt werden können, ist ein Softwarelizenzierungskonzept mit festen Prozessen erforderlich. Bei der Konzeptentwicklung arbeiten die Verantwortungsträger aus der IT- bzw. den technischen Bereichen mit den kaufmännischen Verantwortlichen sowie der Geschäftsleitung zusammen (bzw. in größeren Unternehmen mit dem Bereich Business Development). Denn nur durch eine unternehmensweite Kooperation können die tatsächlichen Bedarfe erkannt werden.
Bei diesen sogenannten integrativen Prozessen werden die Anwenderunternehmen von zahlreichen Dienstleistern unterstützt, was bei der Vielzahl der Software- und Lizenzvarianten auch nötig ist. Auch die Anbieter der Software bieten entsprechende Lösungen und Angebote, um die Anwender unbürokratisch zu unterstützen.
Vielfältige Lizenz- und Wartungsmodelle
Dass der Kunde König ist, scheint bei den Softwareherstellern keine hohle Phrase zu sein. Mittlerweile gibt es für jedes nur denkbare Bedürfnis entsprechende Lizenzmodelle zur Auswahl. Sie sollen eine kostenoptimale bzw. bedarfsgerechte Nutzung ermöglichen. So gibt es exemplarisch neben Systembuilder-Lizenzen (SB-Lizenzen) durch Hardwarehersteller vorinstallierte OEM-Lizenzen, Lizenzen zum Mieten, zum Kaufen oder auf Raten. Diese Modelle können zudem noch auf das entsprechende Lizenzvolumen der Anwenderunternehmen angepasst werden, ob Großunternehmen, mittelständische Unternehmen oder Unternehmen mit nur fünf oder zehn PC-Arbeitsplätzen. Server werden pro Kern oder pro Prozessor lizenziert; Zugriffsrechte bekommt man pro Gerät oder je Anwender.
Die Vielfalt der Modelle erschwert aber für den Anwender eine effiziente Planung bzw. die optimale Beschaffung von Lizenzen. Außerdem werden zusätzlich zu den Lizenzen häufig noch Verträge für Wartung oder Services abgeschlossen. Diese zusätzlichen Verträge wiederum verkomplizieren die Verwaltung und stehen effizienten Abläufen im Weg. Auch binden solche Verträge mehr Ressourcen; z.B. müssen die unterschiedlichen Vereinbarungen der diversen Lieferanten bzw. Softwarehersteller gesammelt, organisiert und verwaltet werden. Laufzeiten und Kündigungsfristen sind hierbei genauso zu berücksichtigen wie Serviceinhalte und Service Level Agreements (SLAs).
So verdichtet sich der Lizenzdschungel immer weiter. Denn Anwenderunternehmen müssen nicht nur die vielfältigen Lizenz- und Wartungsmodelle berücksichtigen, sondern sie müssen auch die zahlreichen Versionen einzelner Softwareprodukte vergleichen. Hinzu kommt die zunehmende Bedeutung von Cloud-Lösungen und –Services, die zusätzlich abgebildet werden müssen.
Optimierte Allokation und neue Chancen
Der Investitionsgüterbereich zeichnet sich in der Regel durch eine sehr hohe Produktkomplexität aus, wie sie auch für den Einsatz des Investitionsguts Software und die damit verbundenen Lizenzbestimmungen typisch ist. Anwenderunternehmen setzen eine Vielzahl von Softwareprodukten unterschiedlicher Hersteller ein und im gehobenen Mittelstand kommt es leicht zu einer dreistelligen Zahl unterschiedlicher Programme. In der Folge wachsen der Grad an Komplexität und die möglichen Fehlerquellen, namentlich das Risiko einer ungenügenden Versorgung mit rechtlich einwandfreien Lizenzen. Die häufigste Fehlerquelle lässt sich auf fehlendes Lizenzwissen zurückführen, das direkt zu einer falschen Allokation führt.
Mittelständische Unternehmen können ebenso wie Großunternehmen durch ein optimiertes Lizenzmanagement die Kosten reduzieren. Die Art der Softwarebeschaffung, d.h. die nutzungsrechtlichen Grundlagen, sind daher von entscheidender Bedeutung für alle Unternehmen und eröffnen ein großes Sparpotenzial.
Unternehmensverantwortliche müssen sich der wachsenden Bedeutung von Softwarelizenzmanagement bewusst werden, besonders vor dem Hintergrund neuer Beschaffungsmodelle. Hier sind – natürlich – Cloud-Lösungen zu nennen. Aber auch „neue“ Monetarisierungsmodelle der Anbieter sind zu berücksichtigen. Viele Entscheider unterschätzen den Trend zu Freemium-Modellen. Hier gilt es, frühzeitig mögliche Auswirkungen zu bewerten.
SAM ist für Unternehmen unabdingbar
In Anlehnung an die Definition der Information Technology Infrastructure Library (ITIL) kann Software Asset Management als ein Bündel von Geschäftsprozessen bezeichnet werden, die im Lebenszyklus einer Unternehmenssoftware (Beschaffung, Bereitstellung, Verwaltung, Ausmusterung) nötig sind, um den Bestand eines Unternehmens zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen.
SAM ist in Anwenderunternehmen die Voraussetzung für agile IT, eine moderne Infrastruktur und Zukunftsfähigkeit. Und oft genug kann eine konforme Lizenzierung nur durch entsprechende Prozesse und Vorgehensweisen erreicht werden.
Dennoch verzichten viele Unternehmen auf Softwareinventare, Bedarfsanalysen oder ein ganzheitliches Software Asset Management. MSFTbriefing-Untersuchungen haben gezeigt, dass sich Entscheider zwar im Rahmen des Auswahlprozesses intensiv mit Kosten und Nutzen einer Software auseinandersetzen, ein aktives Management der Lizenzen jedoch oft nicht forcieren.
Axel Oppermann ist IT-Berater und Gründer des Analystenhauses Avispador. Dort ist aus dem Bedarf heraus der Dienst Buying|Butler entstanden, ein Service zur betreuten Beschaffung von IT und digitalen Gütern, der Unternehmen bei voller Kontrolle über den Einkaufsprozess einen schnellen Kostenvergleich und Zugang zu relevanten alternativen Lieferanten und Dienstleistern liefert. Der Service ist in der Regel kostenlos, unverbindlich und mit unmittelbar klar erkennbaren Vorteilen verbunden. Buying|Butler ist ein kurzfristig einsetzbares, operatives Hilfsmittel, um zeitbezogene Einkaufsziele zu realisieren.
Axel Oppermann, Buying|Butler, Avispador GmbH, Miramstraße 74, Im Hagen Park – Gebäude 8, 34123 Kassel, Tel.: 0800-3216842, buyingbutler@avispador.de, www.buyingbutler.de
Preise vergleichen und bei der Beschaffung sparen
Bei allen Anforderungen an SAM und das Lizenzmanagement stehen natürlich auch die Kosten im Fokus – und dies sowohl bei der klassischen Nachlizenzierung und der Lizenzbeschaffung als auch nach einem durch einen Softwarehersteller initiierten SAM-Projekt.
Sollte die Lizenzierung nicht ausreichend sein, gilt es zu handeln. Dabei sollten Unternehmen jedoch nicht gleich das erstbeste Angebot annehmen, das vermutlich der Standardlieferant macht. Vielmehr gilt es, Marktpreise zu vergleichen und besonders Händler anzufragen, die durch eine besondere Lage besonders elastische Angebote machen. Bei einem solchen Preisvergleich sollten mindestens drei bis fünf Anbieter bzw. Händler angefragt werden. Alternativ kann man auf spezialisierte Services wie Buying Butler zurückgreifen. Angebote einzuholen, ist damit schnell und unkompliziert machbar und ermöglicht einen guten Vergleich.
