Der Ausdruck wartet schon am Hotspot
Hatten Sie schon einmal das Bedürfnis, während der Geschäftsreise eine Datei auf Ihrem Smartphone auszudrucken? Oder kämpft Ihr Unternehmen mit dem dauernden Wechsel der Druckermodelle und der entsprechenden Installation neuer Druckertreiber? Dann könnte Cloud Printing für Sie durchaus interessant sein.
Wenn Sie dagegen kaum Außentermine haben und Ihrem Drucker nahezu ewige Treue geschworen haben, bringt Ihnen das neue Konzept wenig. Dann ist der Aufwand, sich einen Drucker mit Cloud-Printing-Funktion oder ein Benutzerkonto z.B. für Google Cloud Print zu beschaffen, nicht erforderlich.
Von wegen papierloses Büro!
Die Druckerhersteller und die Anbieter von Online-Druckdiensten jedoch sind überzeugt, dass die meisten von Cloud Printing profitieren werden. Das liegt auch daran, dass viele Anwender dazu neigen, einen Teil ihrer E-Mails, Mail-Anhänge und recherchierten Webseiten auszudrucken. Auch wenn alle vom digitalen, papierlosen Büro reden – das Druckvolumen nimmt zu, wie zuletzt z.B. die Printerumfrage 11 gezeigt hat.
Gesucht: Die Nähe zum Drucker
Für den Ausdruck nutzen die meisten Anwender bevorzugt einen Drucker in ihrer Nähe. Weite Wege zum Gerät werden lieber vermieden. Wenn man aber unterwegs ist und etwas drucken möchte, hat man erst einmal ein Problem: Welchen Drucker darf man nutzen? Keine Frage, das Hotel, in dem man übernachtet, stellt in aller Regel gerne eine Druckmöglichkeit zur Verfügung. Dann aber steht man vor dem nächsten Problem: Wie bekommt man den Druckauftrag zum Printer und welchen Druckertreiber braucht man dafür?
Mobildruck geht durch die Cloud
Als Nutzer eines Cloud-Printing-Dienstes wie Cortado oder Google Cloud Print kann man sich die verfügbaren Drucker in der Umgebung anzeigen lassen, ähnlich wie bei der Suche nach einem WLAN-Hotspot. Dabei nutzt z.B. Cortado Cloud Printing tatsächlich die WLAN-Schnittstelle oder aber die Bluetooth-Schnittstelle des verfügbaren Printers.
In der Regel muss der Anwender den passenden Druckertreiber nicht selbst beschaffen, denn Cortado hält in seiner Cloud-Lösung nach eigenen Angaben bereits mehr als 6000 Druckertreiber vor. Voraussetzung ist die Installation einer Cortado-App auf dem mobilen Endgerät und die Registrierung für den Cortado Workplace.
Mit Google Cloud Print übers Internet
Mit Google Cloud Print läuft der Druckbefehl nicht über benachbarte Funknetzwerke, sondern direkt über das Internet und damit vom jedem Ort mit Internet-Zugang. Dazu muss man sich zum einen für Google Cloud Print registrieren, zum anderen muss der Zieldrucker für diesen Google-Dienst freigegeben sein. Zusätzlich braucht man auf dem mobilen Endgerät eine zu Google Cloud Print kompatible App, die den Druckauftrag abschicken kann. Der Zieldrucker muss jedoch kein so genannter Cloud-fähiger Drucker sein, es reicht auch ein Standarddrucker, der über das Internet erreichbar ist.
Unterwegs sind die für Google Cloud Print freigegebenen Unternehmensdrucker aber nicht unbedingt eine Hilfe. Dann braucht man einen Drucker in der Nähe, um z.B. den Kundenvertrag, den die Rechtsabteilung per E-Mail geschickt hat, vor dem Termin noch schnell auszudrucken. In den USA gibt es deshalb bereits Kooperationspartner wie FedEx, die in ihren Niederlassungen Drucker für Google Cloud Print-Nutzer bereit stellen.
Wer also Geräte im Unternehmen für Google Cloud Print freigibt, kann auf diesen über das Internet Ausdrucke starten. Sind die Drucker zu diesem Zeitpunkt nicht mit dem Internet verbunden, warten die Druckaufträge in der Google Cloud.
E-Mails geben Druckaufträge
Eine weitere Möglichkeit für Cloud Printing bietet HP ePrint. Die entsprechenden Drucker verfügen über eine eigene E-Mail-Adresse und können darüber mit Aufträgen versorgt werden. Wer nun fürchtet, dass der webfähige Drucker mit eigener E-Mail-Adresse massenhaft Spam-Mails ausdruckt, kann beruhigt sein: HP hat an einen entsprechenden Filter gedacht. Anwender von ePrint können zudem die Mail-Absender definieren, die per E-Mail drucken dürfen.
Fazit: Knackpunkt bleibt die Datensicherheit
Bei allem Komfort, den Cloud Printing in Zukunft bieten kann – wenn man viel unterwegs ist oder eine dynamische, heterogene Druckerlandschaft im Unternehmen mittels Druckertreiber aus der Cloud vereinfachen möchte, so darf man doch die notwendige Datensicherheit bei Cloud Computing und damit auch bei Cloud Printing nicht vergessen. Schließlich macht es wenig Sinn, eine vertrauliche E-Mail zu verschlüsseln und sie dann für den Ausdruck Dritten zugänglich zu machen, weil man beim Drucken für die notwendige Sicherheit vernachlässigt:
- Druckaufträge für vertrauliche E-Mails müssen genauso verschlüsselt sein wie die E-Mails selbst.
- Der Anbieter für das Cloud Printing muss den notwendigen Datenschutz gewährleisten, auch und gerade bei der Übertragung im Internet.
- Der Druckbefehl sollte nicht versehentlich an einen Drucker gehen, für den er nicht bestimmt ist.
- Es sollte sichergestellt sein, dass kein Unbefugter den entfernt entstehenden Ausdruck in Empfang nehmen kann.
- Zudem sollte weder der Cloud-Printing-Anbieter noch der Zieldrucker ohne Zustimmung eine Kopie der Druckdaten vorhalten.
Oliver Schonschek bewertet als News Analyst auf MittelstandsWiki.de aktuelle Vorfälle und Entwicklungen. Der Fokus liegt auf den wirtschaftlichen Aspekten von Datenschutz und IT-Sicherheit aus dem Blickwinkel des Mittelstands. Er ist Herausgeber und Fachautor zahlreicher Fachpublikationen, insbesondere in seinem Spezialgebiet Datenschutz und Datensicherheit.
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