Fast wie ein Wiki
Von Hans Klumbies
Ein Content Management System (CMS) ist eine Software, die die Arbeit mehrerer am Informationsgehalt (content) in einem Verbund von digitalen Dokumenten regelt. Es stellt das organisatorische und gestalterische Gerüst dar, das neue Inhalte aufnimmt, bestehende verwaltet und verfallene aussortiert. Am häufigsten begegnet man CMS in der Form eines Web Content Management Systems für Internet-Seiten.
Das wichtigste Merkmal von CMS ist die Trennung von Inhalt und Programmierung. Diejenigen Mitarbeiter, die z.B. die aktuellen Angebote von Großmärkten ins Netz stellen, müssen sich also rein um ihren Text kümmern; Schrift, Position, Gestaltung, Platzierung, selbst die Verweisstruktur, die den Text aufruft, regelt die CMS-Software. Entsprechendes gilt auch für Inhalte, die komplett automatisch generiert werden, etwa Verfügbarkeitslisten für Waren. Das System kontrolliert die Links, garantiert die Einhaltung des Sicherheitskonzepts und sorgt mit Vorlagen für ein einheitliches Corporate Design.
Ein gutes Content Management System zeichnet sich dadurch aus, dass es
- die Kontrolle der Links automatisiert und sowohl interne als auch externe Verweise erzeugt und aktualisiert;
- eine Benutzeroberfläche und Programmierung hat, die plattformunabhängig ist;
- aktuelle Medienformate importieren und exportieren kann;
- mit unterschiedlichen Datenmengen und Datenbanken zurechtkommt (Kriterium der Skalierbarkeit);
- den Workflow flexibel und sicher regelt, also den Mitarbeitern genau definierte Zugriffsrechte zuweist und deren Ausübung kontrolliert;
- über ein Attributsystem verfügt, mit dem die Mitarbeiter den Inhalten im Workflow zusätzliche Informationen oder Kommentare hinzufügen können.
Die Grundvoraussetzung für die richtige Auswahl eines CMS bildet eine kritische Analyse des eigenen Unternehmens mit seinem Profil, den Schwerpunkten und Strategien. So lässt sich die Frage beantworten, was mit dem CMS überhaupt erreicht, verändert und verbessert werden soll.
CMS-Checkliste
- Mit welcher Art von Dokumenten und Medien wird ständig gearbeitet und wie oft müssen sie auf den neuesten Stand gebracht werden?
- Wer soll die Inhalte liefern? Will man auf interne Mitarbeiter setzen oder externe Anbieter einbinden?
- Für welche Zielgruppe sollen die Inhalte aufbereitet werden? Stehen die Daten nur den Mitarbeitern zur Verfügung oder auch den Kunden?
- Welchem konkreten Zweck dient die Bereitstellung der Inhalte? Was genau will das Unternehmen mit seinem CMS erreichen?
- Welche Rolle soll die firmeninterne und -externe Kommunikation mit Geschäftspartnern, Mitarbeitern und Kunden spielen? Möglicherweise müssen Chat- und Diskussionsforen oder Feedback-Formulare eingerichtet werden.
- Ist der Verkauf übers Internet beabsichtigt? Falls ja, so muss in das CMS auch eine E-Commerce-Lösung integriert werden.
