Digitalisierung erfordert fließende Daten
Von Michael Praschma und Eduard Heilmayr
Digitalisierung bei Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten – das ist ein riesiges Thema. Denn nicht nur deren interne Arbeitsabläufe hängen davon ab, sondern auch die kaufmännischen Prozesse nahezu aller Unternehmen. Immense Personal- und Kapazitätsressourcen, die produktiv eingesetzt werden könnten, sind dort auf verschiedenen Ebenen gebunden. Das ist höchst ineffizient. Wohlgemerkt: obwohl Digitalisierung fast überall und nicht erst seit gestern betrieblicher Alltag ist.
Doch es ist vielfach Wildwuchs, der diesen digitalen Alltag prägt. Ein kleiner Handwerksbetrieb versteht unter Digitalisierung vielleicht, dass er eine E-Mail-Adresse und eine kleine Homepage hat. Zugleich arbeiten aber große Handelsketten nicht nur mit Online-Shops und Virtual Reality zum Produktmarketing vor Ort, sondern auch mit in die Cloud verlagerter Datenerfassung, -verarbeitung und -analyse. Nicht anders ist es bei den Kanzleien. DATEV-Vorstand Eckhard Schwarzer schätzt, dass zum Beispiel erst rund ein Drittel der Steuerberater den Weg zu echter Digitalisierung beschritten hat, während der Rest entweder den Bedarf sieht, aber noch abwartet – oder aber Digitalisierung nach wie vor für unnötig hält. Hinzu kommt ein Wust gesetzlicher Vorschriften, die für unzählige Abläufe die „Schriftform“ vorschreiben.
Workflow statt Belege im Waschkorb
Die vorherrschende, teils sehr umständliche Praxis schilderte Eckhard Schwarzer anlässlich eines Interviews auf der CeBIT im März 2017 anhand eines EVA-Modells. Es veranschaulicht die Prozesse bei Einreichung, Verarbeitung und Ausgabe von kaufmännischen Daten.
Der Klassiker sieht dabei etwa so aus: Die Daten, mit denen der Steuerberater arbeiten soll, werden – manchmal buchstäblich im Waschkorb – als Belegsammlung der Kanzlei auf den Tisch gekippt, dort sachgemäß sortiert und in die stationäre Software eingepflegt bzw. als Papierbeleg dem Finanzamt vorgelegt. Anschließend gehen wieder Ausdrucke zurück zum Unternehmen. Bereits in diesem an sich einfachen Vorgang finden sich zwei Medienbrüche. Die können natürlich auch dadurch bedingt sein, dass im Unternehmen steuerlich relevante Daten bereits digital erfasst und eingereicht werden, aber nicht in einem Format, das mit dem System der Kanzlei kompatibel ist.
Teil 1 gibt einen ersten Überblick: Was soll digitale Disruption überhaupt sein? Und für wen wird es dabei eng? Teil 2 sieht sich an, wie Steuer- und Wirtschaftsdaten Wert schöpfen und welche Strategie die DATEV angesichts des Wandels einschlägt. Teil 3 gibt schließlich einen praktischen Ausblick mit Beispielen, die vor Augen führen, dass Digitalisierung am besten mit Verstand geschieht.
Das ideale Gegenbild skizziert Schwarzer an einem Beispiel: Der Verkäufer im Außendienst hat eine Tankquittung, die er mit seinem Smartphone einscannt. Mit einer speziellen App wird diese Datei mit erforderlichen Angaben (Mitarbeiter, Veranlassung, Kostenstelle etc.) angereichert und gespeichert. Das kann auch schon mit bzw. in einer Cloud-basierten oder hybriden Applikation geschehen. Dieser Beleg und die damit verbundenen Zahlungen stehen dann – in Echtzeit und ohne Medienbruch! – der Steuerberatungskanzlei für die entsprechenden Erklärungen zur Verfügung und können, wieder ohne Medienbruch, in der Steuererklärung dem Finanzamt eingereicht werden.
DATEV gegen Datenbremsklötze
Die Reise in ein derart effizientes, kostensparendes und zukunftssicherndes digitales Paradies, in dem es sogar Spaß machen könnte, mit dem Steuerberater zusammenzuarbeiten, diese Reise wird an vielen Stationen gehemmt. Und dabei sind die Kanzleien der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sicher nicht die Hauptschuldigen. Sie befinden sich – selbst bei bestem Willen – vielmehr in einer unangenehmen Drehangelposition. Denn auch wenn sie mit der hauseigenen Software auf dem letzten Stand der Technik sind, hilft das wenig, solange nicht alle Mandanten entsprechende Unterlagen liefern und solange Finanzämter noch Papierbelege sehen wollen. Glückliches Österreich! Dort müssen Belege dem Finanzamt überhaupt nur auf ausdrückliche Anforderung eingereicht werden.
Die Vorstellung, sensible Daten digital zu übertragen und eventuell sogar Cloud-basiert zu speichern, treibt Unternehmern manchmal den Angstschweiß auf die Stirn, und das teils aus gutem Grund – Stichwort Server in den USA oder Datenlecks bei mangelhaft gesicherten Anbietern. Bei Kleinunternehmen im Handwerk oder Einzelhandel mögen die Risiken (und das Problembewusstsein) noch gering sein. Die Sorgen von Kanzleien um ihre Vertrauenswürdigkeit sind jedenfalls hochgradig ernst zu nehmen, denn ihre Verschwiegenheit ist wesentlicher Teil des immateriellen Betriebskapitals.
Schließlich konstatiert Schwarzer noch, dass der Umgang mit der Digitalisierung nicht nur zwischen Bundes- und Länderverwaltungen unterschiedlich ist, sondern innerhalb dieser Strukturen auch noch von Bundesland zu Bundesland sowie zwischen den Ministerien uneinheitlich gehandhabt wird. Die DATEV-Ziele liegen vor diesem Hintergrund auf zwei Ebenen: Als genossenschaftliche Interessenvertretung will sie bei allen Stakeholdern auf diesem Gebiet Bewusstsein wecken und Kompetenzen fördern. So soll eine Form der Digitalisierung Gestalt annehmen, die den gesamten kaufmännischen Prozess um Größenordnungen effizienter, schneller und einfacher macht – jedenfalls, soweit er überhaupt automatisierbar bzw. digitalisierbar ist. Und als drittgrößter Anbieter von Business-Software in Deutschland will die DATEV auch weiterhin die erforderlichen Softwarelösungen innovativ weiterentwickeln.
Keiner digitalisiert für sich allein
Auch intelligente Paradigmenwechsel brauchen Zeit, bis erkennbar wird, wie sie sich praktisch umsetzen lassen. 2008 hat ein solcher Paradigmenwechsel bei der DATEV begonnen, ausgehend von einer nüchternen Erkenntnis: Auch ein Softwareanbieter von der Größe dieser Genossenschaft kann nicht so tun, als wäre er allein auf dem Markt. Eckhard Schwarzer bekennt:
- „Es wurde klar, dass es keine singuläre Kernkundenzielgruppe mehr gibt. Im Fokus der DATEV waren bis dahin die Mitglieder, und was für die gut ist, musste auch für deren Mandanten gut sein. Aber dann kamen Softwareangebote für Unternehmen wie zum Beispiel von Lexware auf den Markt, die zu signalisieren schienen: Wozu brauche ich noch einen Steuerberater? Der alte Fokus wäre also langfristig zur Sackgasse geworden. Stattdessen begannen wir etwas zu entwickeln, das sowohl die Zusammenarbeit zum Beispiel von Steuerberater und Mandant im Griff hat, als auch die Kunden, Lieferanten usw. des Mandanten und die Behörden sowie Institutionen, mit denen beide zu tun haben. Es galt intensiv zu hinterfragen: Welche Prozesse, welche Datenströme, welche Belegflüsse gibt es da?“
Für Dokumente, Informationen, Belege etc. musste also ein neues System – wieder: ohne Medienbruch! – geschaffen werden, das für alle Player funktioniert. Mit allen relevanten Daten an nur einer einzigen Stelle, nämlich im DATEV-Rechenzentrum, der „Nürnberger Cloud“.
Kundenbindung ist für Schwarzer heute digitale Anbindung. Sie funktioniert vorrangig über benutzerfreundliche, einfache und komfortable digitale Kanäle: Getrennte Lösungen für Steuerberater und Unternehmen sind also in Zukunft fatal. Mit institutionellen Partnerschaften und spezieller Software, die wie ein Konnektor zwischen unterschiedlichen digitalen Bestandssystemen funktioniert, will die DATEV nun strategisch ganzheitlich einen entscheidenden Impuls für die digitale Kommunikation im kaufmännischen Bereich setzen.
Partnerschaften für flächendeckende Lösungen
Kein Anbieter kann alle Player im Segment der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte dazu bekommen, als Standard nur seine Software zu verwenden. Der nächste Schritt der Digitalisierung kann also nur darin bestehen, die Unmengen von Daten aus den bestehenden Systemen bei kleinen und mittleren Unternehmen über speziell entwickelte Konnektoren in Buchungsautomaten zu transferieren. Damit das funktioniert, soll mit DATEV ein Netzwerk an Partnerschaften entstehen, zum Beispiel mit
- anderen großen Software-Anbietern, die nur über die Steuerberater (und das heißt in zwei Dritteln der Fälle auch DATEV) in den Bereich KMU vordringen können;
- Politik und Gesetzgebung, damit die entstehenden Prozesse und ihre Form zulässig werden;
- bestimmten Anbietern von Branchenlösungen, die maßgeblich über buchhalterische Daten verfügen (zum Beispiel der Immobilienverwaltung) und mit denen eine optimale Einbindung in Systeme beraten wird;
- Verbundgruppen wie Genossenschaften oder Franchise-Organisationen, bei denen eine bruchlose Einbindung besonders hohe Hebelwirkung hat.
Prozesse, wie sie hier angestoßen werden, könnten das Potenzial entwickeln, mit Digitalisierung ein Beispiel für Disruption abzugeben, die zur Abwechslung einmal kein Schlachtfeld auf den Märkten hinterlässt, sondern einen Beitrag zu konstruktiver wirtschaftlicher Entwicklung leistet.
- Welche Chancen und Risiken sich aus disruptiven Technologien ergeben, zeigt abschließend Teil 3 dieser Serie.
Eduard Heilmayr war acht Jahre lang Chefredakteur bei „Markt & Technik“, anschließend dort im Verlagsmanagement tätig. 1992 gründete er die AWi Aktuelles Wissen Verlagsgesellschaft mbH in München, die IT-Fachmagazine wie „LANline“, „Windows NT“, „Unix Open“, „Inside OS/2“ und „Electronic Embedded Systeme“ publizierte. Nach dem Verkauf des Verlags gründete er 2004 Delphin Consult. Neben meist mehrjährigen Projektarbeiten für renommierte Medienunternehmen wie Heise oder techconsult publiziert Heilmayr für rund 4000 Leser regelmäßig den redaktionellen Newsletter „Kommunale ITK“, der im MittelstandsWiki eine eigene Rubrik hat.
Michael Praschma ist Texter, Lektor und Redakteur. Er beherrscht so unterschiedliche Gattungen wie Werbetext, Direct Marketing, Claims, Webtext, Ghostwriting, Manuals oder PR. Außerdem treibt er sich – schreibend und anderweitig engagiert – in Journalistik, Non-profit-Organisationen und Kulturwesen herum. Seine Kunden kommen aus verschiedensten Branchen. Am MittelstandsWiki schätzt er die Möglichkeit, mit eigenen Recherchen auf den Punkt zu bringen, was Verantwortliche in Unternehmen interessiert. → https://praschma.com/
