Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung: Wie COVID-19 die Digitalisierung der Verwaltung treibt

Auf einmal muss es schnell gehen. Anträge und Verfahren, die sonst einen Behörden­gang nötig gemacht hatten, können jetzt nur mehr kontakt­los ablaufen. Die ersten Online-Lösungen waren in Rekord­zeit verfügbar. Mit dem OZG sollen Verwaltungs­leistungen auch für Unter­nehmen einfacher zugänglich werden.

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© Vitaly Rubtsov – Unsplash
Bild: © Vitaly Rubtsov – Unsplash

Digitale Verwaltung entlastet den Mittelstand

Von Ernst Bürger, BMI

Seit Anfang Mai 2020 können Arbeitgeber online eine Entschädigung für Verdienst­ausfälle ihrer Arbeitnehmer beantragen, die ihre Kinder aufgrund von Schul- oder Kita­schließungen selbst betreuen mussten. Das neue Verfahren wurde Corona-bedingt in Rekordzeit innerhalb von vier Wochen entwickelt und schon in elf Bundesländern implementiert. Das beweist, wie schnell die deutsche Verwaltung reagieren kann.

Weckruf zur Digitalisierung

COVID-19 zwingt uns, die Chance der Digitalisierung zu ergreifen. Nicht nur in der Verwaltung ändern sich tradierte Einstellungen gerade grundlegend: Digitalisierung ist in der Krise kein Nice-to-have, sondern ein Must-have, um Prozesse am Laufen zu halten.

Das, was für Betriebe und Unternehmen gilt, nämlich, dass sie die Chancen der Digitalisierung frühzeitig erkennen und nutzen müssen, um am Markt bestehen zu können, gilt im Grunde auch für die Verwaltung. Sie konkurriert mit anderen Standorten um eine möglichst effiziente, benutzerfreundliche und verlässliche Verwaltung.

Thema: Digitalisierung
Eine Einführung macht mit Chancen und Risiken vertraut; dazu gibt es gleich die ersten Beispiele: Otto in Hamburg, Lufthansa Technik und Viessmann in Berlin. Danach geht der Blick Richtung Nordrhein-Westfalen zu Henkel und Grohe, aber auch zu Hidden Champions wie der Harting-Gruppe. In Bayern sind Jungheinrich, die Wenzel Group, Lamilux und natürlich KUKA gute Beispiele, in Baden-Württemberg Firmen wie Festo und Trumpf. Der Blick über den Tellerrand nach Österreich zeigt, dass dort Namen wie Erema, Radel & Hahn und LiSEC, aber auch Red Bull digital erfolgreich unterwegs sind. Auf die Chancen der Digitalisierung geht dann Matthias Meyer genauer ein, der Beispiele aus den Bereichen Big Data, Augmented und Virtual Reality sowie Open Innovation nennt. Eher in Richtung Disruption geht das Digitalisierungsinterview, das wir mit Andreas Franken geführt haben; mit ihm haben wir außerdem über die Folgen für den Arbeitsmarkt gesprochen. Weitere Gastbeiträge behandeln das Thema aus der Perspektive von Marketing und Vertrieb, Kundendienst, Logistik, Baubranche und Gastronomie sowie Kommunikationstechnologie. Nicht zuletzt steht auch die Digitalisierung der Energiewende an.

Eine solche Transformation ist ein komplexer Prozess, bei dem auch viele Ängste und Widerstände beachtet werden müssen. Immerhin verändern sich gewohnte Arbeitsroutinen und eingespielte Abläufe. Viele mittelständische Unternehmen haben ähnliche Change-Prozesse durchgemacht oder sind gerade dabei. Corona wirkt wie ein Katalysator: Alle Beteiligten erkennen jetzt, wie wichtig Digitalisierung ist!

Online-Dienste und Online­zugangs­gesetz

Wir stellen uns die nahe Zukunft der öffentlichen Verwaltung so vor: Um Leistungen zu beantragen, müssen Sie keine Papierformulare mehr ausfüllen, sondern geben die Daten in intelligente Formulare ein – und zwar jederzeit, von jedem beliebigen Ort aus. Digitale Antrags­assistenten bieten Hilfe bei Fragen oder Unklarheiten und prüfen die Eingaben sofort auf Plausibilität. Je nach Art der Leistung sind bestimmte Daten bereits hinterlegt oder werden automatisch übernommen. Die Übermittlung erfolgt ohne Unterschrift mittels Zertifikat oder elektronischer Signatur, je nach dem erforderlichen Sicherheitsniveau. Auch die Bearbeitung erfolgt teilautomatisch und damit in der Regel schneller. Selbst im Fall eines Lock­downs wie während der Corona-Krise kann das Personal der Verwaltung Anträge entgegen­nehmen und via VPN aus dem Homeoffice bearbeiten.

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Derzeit prüft das BMI, welche anderen Verwaltungsleistungen wegen der Corona-Krise verstärkt nachgefragt werden und noch nicht online angeboten werden. So wurde der Online-Entschädigungsantrag von Arbeitgebern mit Mitarbeitern in Quarantäne in einem Express-Digitalisierungslabor entwickelt. Andere Digitalisierungslabore beschäftigen sich z.B. mit dem Wohngeld. Bundesminister Seehofer war im November 2019 beim Labor der Factory in Alt-Treptow zu Besuch. (Bild: Henning Schacht – BMI)

Alles in allem ist die digitale Antragstellung schneller, weniger fehleranfällig, komfortabler und ressourcen­schonend auf allen Seiten. Das Einspar­potenzial ist enorm! Das ist umso wichtiger, als COVID-19 und die damit einhergehenden Einschränkungen die Wirtschaft belasten und viele Unternehmen vor riesige Herausforderungen stellen.

Soforthilfen und Entschädigungs­zahlungen sind als unmittelbare Maßnahmen wichtig. Aber wir können nachhaltigen Nutzen aus der Krise ziehen, wenn wir es schaffen, die notwendigen Anpassungen für die digitale Verwaltung jetzt schnell umzusetzen. Mit dem Online­zugangs­gesetz (OZG) sind wir für die aktuelle Lage gut aufgestellt. Über die vergangenen Jahre hat sich eine neue Qualität der Zusammenarbeit zwischen Bund und Ländern etabliert. Wir nutzen unsere direkten Kontakte zu Verantwortlichen, um Leistungen beschleunigt bereitzustellen und die OZG-Umsetzung auf allen Ebenen zu priorisieren.

Digitale Verwaltungsleistungen für Unternehmen

Mittelständische Unternehmen und die öffentliche Verwaltung habe viele Berührungs- und Reibungspunkte. Eine vereinfachte Kommunikation hilft beiden Seiten. Für die vielen weiteren Verbesserungen, die das BMI anstrebt, benötigen die Planungsgruppen die Mitarbeit und das Feedback der Unternehmen.

Derzeit existieren bereits einige Unternehmens­konten. Die deutschen Wirtschafts­verbände haben jedoch nach einer einzigen Lösung verlangt. Der IT-Planungsrat hat daher im Februar dieses Jahres entschieden, ein einheitliches Nutzerkonto für Organisationen, insbesondere für Unternehmen, auf Basis der ELSTER-Technologie zu entwickeln und bereitzustellen. Einmal registriert, werden sich Unternehmen künftig gegenüber allen digitalen Verwaltungs­leistungen authentisieren können.

Damit soll Unternehmen das Tor zur digitalen Verwaltung geöffnet werden. Und ich versichere Ihnen, wir werden es schnell mit relevanten Leistungen füllen: Bau­genehmigungen erteilen, Mehrwert­steuer erstatten, neue Beschäftigte anmelden etc. Ich sehe das als unseren Beitrag zum Bürokratie­abbau und zur Entlastung des Mittelstands.

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MinDirig Ernst Bürger leitet die Unterabteilung „Verwaltungsdigitalisierung und Verwaltungsorganisation; Steuerung/Koordination OZG; GS IT-Planungsrat“ im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI).

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