Mehr Effizienz durch elektronische Rechnungen
Von Matthias Sommermann und Markus Munz, DATEV
Bisher formulieren Gesetze zum E-Government eher Zielvorstellungen; präzise Anforderungen und Umsetzungsverpflichtungen sind rar. Bund und Länder können ohnehin nur jene Behörden zur Umsetzung verpflichten, die ihnen unterstehen, während sich Kommunen oft auf die kommunale Selbstverwaltung berufen können. Zudem herrscht häufig Unwillen, Standards zu übernehmen, die von anderen Behörden entwickelt wurden. Aus dieser Situation ergibt sich ein undurchsichtiges Dickicht verschiedener Formate und Verfahren. Das hat auch das richtungsweisende Reformprojekt der Doppik-Einführung in den Kommunen gezeigt, bei dem keine Einigung auf bundesweite Standards gelang.
Hürden bei der Umsetzung
Bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen müssen auch Normen wie die Abgabenordnung oder die Auswirkungen auf die öffentlich-rechtliche Vollstreckung beachtet werden. So ergeben sich Hindernisse für ein effizientes, ausschließlich elektronisches Vollstreckungsverfahren allein schon daraus, dass die Vollstreckung von Forderungen der öffentlichen Hand in Deutschland – anders als im restlichen Europa – in einen öffentlich-rechtlichen und einen privatrechtlichen Bereich unterteilt ist. Die Vollstreckbarkeit einer Forderung beruht auf der Annahme, dass der öffentlich-rechtliche Bescheid per Post nach zwei bis drei Tagen an eine „ladungsfähige Adresse“ zugestellt ist. Dadurch kann der Bürger, anders als im privatrechtlichen Bereich, den Bescheid nach einer Widerspruchsfrist zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr inhaltlich bestreiten.
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Reihe „Kommunale ITK“ zur CeBIT 2017. Einen Überblick mit freien Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
Ebenso basieren diverse Verwaltungsvorgänge nach wie vor auf der Unterschrift als offizieller Bekundung der Willenserklärung. Um dieses Digitalisierungshemmnis in Behörden und Kommunen abzubauen, bedarf es einer elektronischen Form der Identifikation. 90 % der Vorgänge könnten über unterschriftsfreie, elektronische Verfahren abgewickelt werden. Dann würde es genügen, diese in einem separaten Prozess stichprobenartig zu prüfen und Täuschungen zu ahnden.
Bald Pflicht: elektronische Rechnungsvorgänge
Die öffentlichen Institutionen müssen sich ungeachtet dieser Hürden mit der Digitalisierung beschäftigen, vor allem in den Bereichen, in denen ihnen europäisches Recht das vorschreibt. So stehen deutsche Behörden und Kommunen mit der EU-Richtlinie 2014/55 zu Empfang und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen vor einer Herausforderung. Denn als Teil der angestrebten Digitalisierung von Verwaltungsabläufen betrifft sie spätestens 2019 alle Organisationen, unabhängig von der Anzahl empfangener oder versendeter Rechnungen. Viele werden sich bereits 2018 damit beschäftigen müssen.
Ein EU-weit einheitliches Format für elektronische Rechnungen ist mit der Umsetzung der Richtlinie in nationale Standards zwar nicht zu erwarten. Doch Organisationen müssen ihren Umgang mit Eingangsrechnungen grundlegend überdenken und neu konzipieren. Daher sollten sich öffentliche Verwaltungen und Behörden nicht nur darauf fokussieren, gesetzliche Anforderungen umzusetzen, sondern auch aktiv Prozesse optimieren und neu gestalten.
Gerade bei der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Prozess der Mittel- bzw. Budgetprüfung lassen sich Potenziale erschließen – unter anderem durch beschleunigte Prüfprozesse sowie verbesserte Liquiditätsübersichten. Verknüpft das System dann zudem digital vorhandene Rechnungen direkt bei ihrem Eingang mit der Buchung im Programm für das Rechnungswesen, entfallen Zeitfresser wie Suchen, Sortieren und Abheften.
Matthias Sommermann ist Leiter des Geschäftsfelds Public Sector bei der DATEV eG. In dieser Funktion verantwortet er die Produktentwicklung, den Vertrieb sowie das Consulting für die Zielgruppen Kommunen, kommunale Unternehmen und Institutionen sowie Behörden. Markus Munz ist im Public Sector der DATEV im Vertrieb aktiv, u.a. verantwortlich für das Bundesland Baden-Württemberg und bundesweiter Ansprechpartner zum Thema Digitalisierung von Verwaltungsprozessen.
DATEV eG, Paumgartnerstr. 6–14, 90429 Nürnberg, Tel.: 0911319-0, info@datev.de, www.datev.de
Unterschiedliche Formate bereiten Probleme
Ein Bremsklotz auf dem Weg zur konsequenten Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung ist derzeit noch die Formatvielfalt. Rechnungsdaten können aufgrund der Vielzahl unterschiedlicher elektronischer Rechnungsformate nur schwer konsequent digital übermittelt werden. Großunternehmen nutzen oft proprietäre EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange), die Daten nur im geschlossenen Nutzerkreis austauschen. Um Rechnungen von Kommunen und kommunalen Unternehmen zu digitalisieren, bietet sich aber eher ein offenes Format an.
Das Funktionsprinzip von DATEV SmartTransfer (Bild: DATEV eG)
Vielversprechend für Unternehmen, Behörden und Kommunen präsentiert sich das ZUGFeRD-Verfahren (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung), weil es einen breit abgestimmten, herstellerunabhängigen und branchenübergreifenden Standard zum Austausch elektronischer Rechnungsinformationen bereitstellt. Bei dessen Nutzung entfällt auch die Einigung auf ein Format mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern, da alle wichtigen Beleginformationen (Rechnungsnummer, Datum, Betrag etc.) in Form eines strukturierten Datensatzes mit einem PDF-Dokument verknüpft sind. So lassen sie sich ohne Fehler direkt in die Buchführung übertragen.
Trotz solcher Standardisierungsversuche wird es aber voraussichtlich auch in Zukunft verschiedene Rechnungsformate geben, welche die Finanzbuchführung den Richtlinien entsprechend akzeptieren muss. Abhilfe kann hier die Nutzung eines vorgeschalteten Empfangsportals schaffen. Ein Beispiel für eine solche kosten- und prozessorientierte Gesamtlösung ist DATEV SmartTransfer. Das Portal übernimmt eine Art Dolmetscherfunktion: Es unterstützt sämtliche Kanäle und diverse elektronische Formate des Dokumentenaustauschs, lässt sich an gängige ERP-Systeme anbinden und ermöglicht den Rechnungsversand ohne Konvertierungsaufwand direkt aus dem System. Der Empfänger bekommt das Dokument dann in dem von ihm gewählten Format zugestellt.
