Schlanke Prozesse sparen am meisten
Von Sabine Philipp
Dass Kommunen in Zeiten knapper Kassen „Haushaltskonsolidierung durch Kaputtsparen“ betreiben, hält Georg Gelhausen für grundverkehrt. Er ist Leiter des Projekts Nationale Prozessbibliothek (NPB) im Bundesministerium des Innern (BMI) und rät, stattdessen die Prozesse und deren IT-Unterstützung genauer in den Blick zu nehmen. Um Effizienzsteigerungen zu realisieren, müssten eben diese Arbeitsprozesse optimiert, Informationen und Wissen der Verwaltungen sichtbar und verfügbar gemacht sowie Transparenz geschaffen werden.
„Ein Prozess beschreibt einen Ablauf bzw. eine Aktionsfolge wie z.B. die Erteilung einer Baugenehmigung“, erklärt Gelhausen. „Dabei werden der zur Erstellung einer Dienst- oder Verwaltungsleistung erforderliche Input und der zu erzielende Output sowie die dabei relevanten Aktionsträger, also Menschen, Arbeits-/Sachmittel oder IT berücksichtigt und in einem Prozessmodell dokumentiert.“ Start und Ende von Prozessen sind Ereignisse.
Georg Gelhausen ist Leiter des Projekts Nationale Prozessbibliothek und Referent im Bundesministerium des Innern.
Damit solche Prozesse in Kreisen und Kommunen effizienter ablaufen, gibt es die NPB. Im Grunde ist sie eine Portallösung rund um die Themen Prozessmanagement für Mitarbeiter/innen öffentlicher Einrichtungen in Deutschland. Gegenstand der NPB ist es, eine umfassende Sammlung von Informationen zu Geschäftsabläufen in den öffentlichen Einrichtungen zur Verfügung zu stellen sowie Wissen zu Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung zu verbreiten.
Mitmachen ausdrücklich erwünscht
Das Portal basiert auf der Idee einer Community of Practice; es vermittelt den Mitgliedern Informationen, die Plattform stellt aber auch Web-2.0-Community-Funktionalitäten wie Foren, Wikis, Gastbeitrag:Click-to-Chat Chat und Instant Messenger, Online-Tutorien sowie Kollaborationswerkzeuge bereit. „Verwaltungen können sich in einem geschützten Bereich zu allen Fragen des Prozessmanagements und zu konkreten Verwaltungsprozessen austauschen. Sie lebt von den Beiträgen ihrer Nutzer, d.h. von deren bereitgestellten Prozessmodellen und weiterem hinterlegtem Prozesswissen“, so Gelhausen.
Katrin Reichert ist Mitglied des Projektes Nationale Prozessbibliothek und Mitarbeiterin im Bundesministerium des Innern.
Projektmitglied Katrin Reichert ergänzt: „In das Register können alle Prozesse, also Kern-, Führungs- und Unterstützungsprozesse aus allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung eingestellt werden. Es gibt keine Vorgaben zum Detaillierungsgrad der Prozesse oder der Modellierungsmethode; das Register funktioniert wegen des gewählten Metadatenansatzes unabhängig von Methoden und Softwarewerkzeugen“. Ebenso wenig spiele die Sprache, in der die Prozesse dokumentiert wurden, eine Rolle.
Austausch, Anpassung, Best Practices
Ein weiterer Vorteil liegt Reichert zufolge in der Anbindung vorhandener Prozessregister bzw. -bibliotheken. „Bisher war es nur sehr eingeschränkt möglich, derartige Wissensquellen zu identifizieren und zu nutzen. Über den Austauschstandard xProzess werden die vorhandenen Quellen angebunden und das bereits vorhandene Wissen erschlossen.“ Bund, Länder und Kommunen müssen also keine separaten Prozessbibliotheken aufbauen und betreiben. Verwaltungsabläufe könnten gemeinsam erarbeitet bzw. optimiert werden.
Wenn sich eine Kommune zu einer interkommunalen Zusammenarbeit bzw. zur Nutzung eines Shared Services entschließt, kann sie bei der Anpassung an die entsprechenden Verwaltungsabläufe und bei der Definition der Schnittstellen Best-Practice-Lösungen übernehmen. „Damit können die Verwaltungen Kosten sparen, die z.B. für eine externe Beratung anfallen würden. Ebenso können sie auf das Wissen von Verwaltungsexperten und deren Prozess-Know-how zurückgreifen“, erklärt Gelhausen.
Gegebenenfalls könnten die beteiligten Akteure aus dem kommunalen Umfeld über die Projektwerkstatt miteinander in Austausch treten, um z.B. Prozessbausteine auf lokale Gegebenheiten anzupassen und die Prozessgestaltung gemeinsam abzuwickeln. „Zur Modellierung und Weiterverarbeitung von Prozessen hält die NPB im Umfang reduzierte Werkzeuge kommerzieller Hersteller bereit. Über xProzess sind zudem eine Reihe etablierter BPM-Produkte aus dem deutschsprachigen Raum angebunden“, so der Projektleiter.
Fazit: Anmeldung per E-Mail
Wegen ihres übergreifenden Ansatzes ist die Nationale Prozessbibliothek ein föderales Projekt und gehört zu den Koordinierungsprojekten des IT-Planungsrats. Die NPB wird bis Dezember 2014 durch den Bund finanziert. Für die Zeit ab 2015 wird eine gemeinsame Finanzierung durch Bund und Länder angestrebt.
Zur CeBIT 2014 wurde die NPB offiziell freigeschaltet. Den Zugang erhalten Beschäftigte von Bund, Ländern und Kommunen, wenn sie eine Mail unter dem Stichwort „Anmeldung zur Nationalen Prozessbibliothek“ an info@prozessbibliothek.de senden.
